Sekretariatshilfe (m/w/d) für Baden-Baden – 17,00 € / Stunde – Studentenjob

Jobbeschreibung

Als Sekretariatshilfe in Baden-Baden unterstützt du das Sekretariat bei administrativen und organisatorischen Tätigkeiten. Du bist eine wichtige Unterstützung für das Büro-Team und hilfst dabei, den Arbeitsalltag reibungslos zu gestalten. Die Position ist ideal für Studenten, die praktische Erfahrungen im Sekretariatsbereich sammeln möchten. Du lernst verschiedene Aspekte der Büroorganisation kennen und entwickelst deine administrativen Fähigkeiten weiter. Das Arbeitsumfeld ist professionell und bietet dir die Möglichkeit, von erfahrenen Sekretariatskräften zu lernen. Die Arbeitszeiten sind flexibel und lassen sich gut mit deinem Studium vereinbaren. Du wirst als Teil des Teams geschätzt und erhältst verantwortungsvolle Aufgaben.

Branche: Verwaltung & Sekretariat

Jobarten: Studentenjob

Personalart: Sekretariatshilfe (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Aufgaben umfassen die Unterstützung bei der allgemeinen Sekretariatsarbeit und Büroorganisation. Du hilfst bei der Erstellung und Formatierung von Dokumenten, Briefen und Präsentationen. Die Bearbeitung der Korrespondenz und die Vorbereitung von Unterlagen für Besprechungen gehören dazu. Du unterstützt bei der Terminkoordination und der Pflege von Kalendern. Die Vor- und Nachbereitung von Meetings, einschließlich der Erstellung von Protokollen, kann zu deinen Aufgaben gehören. Du hilfst bei der Ablage und Archivierung von Dokumenten. Die Bearbeitung von Telefonaten und E-Mails sowie deren Weiterleitung an die zuständigen Personen ist Teil deiner Tätigkeit. Du unterstützt bei der Verwaltung von Wiedervorlagen und der Überwachung von Fristen. Die Pflege von Datenbanken und Verteilern gehört ebenfalls zu deinem Aufgabenbereich.

Zu deinen Nebenaufgaben zählt die Unterstützung bei der Reiseplanung und Reisekostenabrechnung. Du hilfst bei der Bestellung und Verwaltung von Büromaterial. Die Organisation der Bewirtung bei Besprechungen und die Vorbereitung von Besprechungsräumen kann anfallen. Du unterstützt bei der Koordination von Terminen mit externen Partnern. Die Erstellung von Versandlisten und die Vorbereitung von Mailings gehören dazu. Du hilfst bei einfachen Recherchen und der Zusammenstellung von Informationen. Die Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen ist möglich. Gelegentlich übernimmst du Botengänge oder organisatorische Aufgaben außerhalb des Büros. Die Mitwirkung bei der Digitalisierung von Dokumenten rundet deine Tätigkeiten ab.

Anforderungen:

Du bist als Student an einer Hochschule oder Universität eingeschrieben. Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind erforderlich. Du verfügst über gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Word, Excel und PowerPoint. Eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise zeichnet dich aus. Du bist organisiert und kannst mehrere Aufgaben parallel bearbeiten. Freundlichkeit und ein professionelles Auftreten sind dir wichtig. Du bist kommunikativ und arbeitest gerne im Team. Zuverlässigkeit und Pünktlichkeit sind für dich selbstverständlich. Du zeigst Eigeninitiative und denkst mit. Erste praktische Erfahrungen im Bürobereich sind von Vorteil, aber keine Voraussetzung. Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen wird erwartet.

Du besitzt ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und behältst auch bei vielfältigen Aufgaben den Überblick. Deine Kommunikationsfähigkeit ermöglicht es dir, professionell mit Kollegen und externen Kontakten zu interagieren. Du arbeitest präzise und achtest auf Details. Deine Serviceorientierung hilft dir, die Bedürfnisse anderer zu erkennen und zu erfüllen. Du bist flexibel und kannst dich auf wechselnde Anforderungen einstellen. Teamfähigkeit ist eine deiner Stärken, und du trägst zu einem positiven Arbeitsklima bei. Du lernst schnell und kannst dich rasch in neue Aufgaben einarbeiten. Deine Zuverlässigkeit stellt sicher, dass übertragene Aufgaben termingerecht erledigt werden. Du gehst professionell mit Zeitdruck um und bleibst auch in hektischen Situationen ruhig. Vertraulichkeit und Diskretion sind für dich selbstverständlich.

Arbeitszeiten:

Die Arbeitszeit beträgt 10-15 Stunden pro Woche und lässt sich flexibel an deinen Stundenplan anpassen. Möglich sind Einsätze von Montag bis Freitag zwischen 9:00 und 17:00 Uhr. Die Stunden können auf 2-3 Arbeitstage verteilt werden. Auch längere Einsätze während der Semesterferien sind nach Absprache möglich. Die genaue Arbeitszeitplanung erfolgt in Abstimmung mit deinen Vorlesungszeiten und den betrieblichen Erfordernissen.

Zusammenfassung:

Dir wird eine faire Vergütung von 17,00 € pro Stunde geboten. Du sammelst wertvolle Praxiserfahrung im Sekretariats- und Verwaltungsbereich, die für deinen beruflichen Werdegang nützlich ist. Die flexible Arbeitszeitgestaltung ermöglicht eine optimale Vereinbarkeit mit deinem Studium. Du erhältst eine gründliche Einarbeitung und wirst kontinuierlich unterstützt. Die Arbeit in einem professionellen Umfeld bietet dir die Möglichkeit, deine Soft Skills zu entwickeln. Du arbeitest mit modernen Bürosystemen und erweiterst deine IT-Kenntnisse. Das Unternehmen bietet eine angenehme Arbeitsatmosphäre mit netten Kollegen. Prüfungsphasen werden bei der Arbeitszeitplanung berücksichtigt. CALUMA begleitet dich als verlässlicher Partner während der gesamten Vermittlung.