Sekretariatsassistent (m/w/d) für Leinfelden-Echterdingen – 18,50 € / Stunde – Teilzeit

Jobbeschreibung

Als Sekretariatsassistent in Leinfelden-Echterdingen unterstützt du die Geschäftsleitung oder Abteilungsleitung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben. Du bist eine wichtige Schnittstelle zwischen verschiedenen Unternehmensbereichen und Außenkontakten. Die Position erfordert Organisationstalent, Kommunikationsstärke und ein professionelles Auftreten. Du arbeitest in einem modernen Büroumfeld mit anspruchsvollen und vielseitigen Aufgaben. Die Teilzeitstelle bietet dir die Möglichkeit, deine Fähigkeiten einzubringen und weiterzuentwickeln. Das Unternehmen legt Wert auf eine strukturierte Arbeitsweise und schätzt Engagement.

Branche: Verwaltung & Sekretariat

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Sekretariatskraft (m/w/d)

Aufgaben:

Du übernimmst die Terminplanung und -koordination für Vorgesetzte und stellst sicher, dass alle Termine rechtzeitig vorbereitet sind. Die Organisation und Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, einschließlich der Erstellung von Unterlagen und Protokollen, gehört zu deinen Aufgaben. Du bearbeitest die Korrespondenz eigenständig oder nach Vorgabe und formulierst Geschäftsbriefe und E-Mails. Die Annahme und Filterung von Telefonaten sowie die Weiterleitung an die zuständigen Personen wird von dir professionell durchgeführt. Du empfängst und betreust Besucher und Geschäftspartner. Die Verwaltung von Unterlagen, Verträgen und wichtigen Dokumenten fällt in deinen Verantwortungsbereich. Du unterstützt bei der Reiseplanung und -organisation, einschließlich Buchungen und Reisekostenabrechnungen.

Zu deinen Nebenaufgaben gehört die Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen, Berichten und statistischen Auswertungen. Du hilfst bei der Koordination von Projekten und überwachst Termine und Fristen. Die Pflege von Datenbanken und die Aktualisierung von Kontaktinformationen wird von dir übernommen. Du unterstützt bei der Organisation von Veranstaltungen, Tagungen oder Firmenevents. Die Bestellung und Verwaltung von Büromaterial und die Koordination mit Dienstleistern gehört zu deinen Aufgaben. Du hilfst bei der Vorbereitung und Nachbereitung von Geschäftsreisen. Die Ablage und Archivierung wichtiger Dokumente nach System rundet dein Tätigkeitsfeld ab.

Anforderungen:

Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation im Sekretariats- oder Assistenzbereich. Berufserfahrung in einer ähnlichen Position ist von Vorteil. Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind zwingend erforderlich, Englischkenntnisse sind wünschenswert. Du beherrschst MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) sicher. Eine strukturierte, selbstständige und vorausschauende Arbeitsweise zeichnet dich aus. Du verfügst über ein professionelles und sicheres Auftreten. Diskretion und Vertraulichkeit im Umgang mit sensiblen Informationen sind für dich selbstverständlich. Du bist kommunikationsstark und kannst dich auf unterschiedliche Gesprächspartner einstellen.

Du besitzt ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und behältst auch bei vielen parallelen Aufgaben den Überblick. Deine Kommunikationsstärke zeigt sich im professionellen Umgang mit Vorgesetzten, Kollegen und externen Partnern. Du arbeitest serviceorientiert und denkst im Sinne der Auftraggeber mit. Deine Belastbarkeit ermöglicht es dir, auch in stressigen Situationen ruhig und lösungsorientiert zu handeln. Du zeigst Eigeninitiative und erledigst Aufgaben proaktiv. Teamfähigkeit und Kooperationsbereitschaft sind für dich wichtig. Deine Flexibilität hilft dir, dich auf wechselnde Anforderungen einzustellen. Du arbeitest präzise und achtest auf Details. Dein professionelles Auftreten repräsentiert das Unternehmen positiv.

Arbeitszeiten:

Die Teilzeitposition umfasst 20-30 Stunden pro Woche. Die Arbeitszeiten sind Montag bis Freitag, in der Regel zwischen 8:00 und 17:00 Uhr. Die genaue Arbeitszeitverteilung wird individuell abgestimmt. Verschiedene Modelle sind möglich, z.B. Vormittage, Nachmittage oder ganze Tage. Eine gewisse Flexibilität bei den Arbeitszeiten kann erforderlich sein, um wichtige Termine wahrzunehmen. Kernarbeitszeiten, in denen Anwesenheit erforderlich ist, werden gemeinsam festgelegt. Überstunden können gelegentlich anfallen, werden aber in der Regel ausgeglichen. Wochenendarbeit ist normalerweise nicht vorgesehen.

Zusammenfassung:

Du erhältst eine attraktive Vergütung von 18,50 Euro pro Stunde. Eine umfassende Einarbeitung in die spezifischen Aufgaben und Systeme des Unternehmens ist gewährleistet. Du arbeitest in einem professionellen und modernen Büroumfeld. Das Team ist kollegial und unterstützend. Die Arbeitszeiten sind planbar und bieten eine gute Work-Life-Balance. Du erhältst Einblicke in verschiedene Unternehmensbereiche und kannst dich weiterentwickeln. Bei entsprechender Leistung besteht die Möglichkeit einer langfristigen Zusammenarbeit. Weiterbildungsmöglichkeiten können je nach Bedarf angeboten werden. CALUMA begleitet dich als Personalvermittlungsagentur während des gesamten Prozesses.