Sekretariatsassistent (m/w/d) für Friedrichsdorf – 18,20 € / Stunde – Teilzeit

Jobbeschreibung

Als Sekretariatsassistent in Friedrichsdorf unterstützt du das Sekretariat bei administrativen und organisatorischen Aufgaben. Du arbeitest eng mit der Geschäftsleitung oder Abteilungsleitung zusammen und entlastest diese im Tagesgeschäft. CALUMA vermittelt dich an ein professionelles Unternehmen, das einen kompetenten Sekretariats-Support sucht. In dieser Teilzeitposition erhältst du Einblick in Managementprozesse und kannst deine organisatorischen und kommunikativen Fähigkeiten einsetzen.

Branche: Sekretariat & Assistenz

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Sekretariatshilfe (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Hauptaufgaben umfassen die Unterstützung bei der Korrespondenz, einschließlich Erstellung und Versand von Briefen und E-Mails. Du bereitest Unterlagen für Meetings vor, erstellst Teilnehmerlisten und koordinierst Termine. Die Bearbeitung und Weiterleitung von Telefonaten gehört zu deinen Tätigkeiten. Du pflegst Kontaktdaten und Adresslisten. Die Unterstützung bei der Reiseplanung und -organisation fällt in deinen Aufgabenbereich: Du recherchierst Verbindungen, buchst Hotels und erstellst Reisepläne. Du hilfst bei der Verwaltung von Ablagen und sorgst für Ordnung im Sekretariat. Auch die Organisation von Bewirtung für Meetings gehört zu deinen Aufgaben.

Zu deinen Nebenaufgaben gehört die Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen und Reports. Du hilfst bei der Bearbeitung von Rechnungen und Bestellungen. Die Koordination mit anderen Abteilungen und externen Partnern kann zu deinen Aufgaben gehören. Du unterstützt bei der Organisation von Veranstaltungen und Firmenevents. Auch die Pflege von Wiedervorlage-Systemen und die Überwachung von Fristen können zu deinen Nebenaufgaben gehören. Bei Bedarf vertrittst du den Empfang.

Anforderungen:

Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift und eine professionelle Ausdrucksweise. Kenntnisse in Englisch sind von Vorteil. Du hast ausgezeichnete Kenntnisse in MS Office, insbesondere Word, Excel, PowerPoint und Outlook. Erfahrung im Sekretariatsbereich oder in vergleichbaren administrativen Positionen ist wünschenswert. Du arbeitest strukturiert, selbstständig und vorausschauend. Ein gepflegtes und professionelles Erscheinungsbild wird vorausgesetzt. Diskretion und Loyalität sind sehr wichtig.

Du besitzt hervorragendes Organisationstalent und kannst Prioritäten setzen. Kommunikationsstärke und ein sicheres Auftreten zeichnen dich aus. Du bist serviceorientiert und gehst auf die Bedürfnisse der Führungskraft und des Teams ein. Belastbarkeit hilft dir, auch in stressigen Phasen einen kühlen Kopf zu bewahren. Du arbeitest zuverlässig und verfügst über eine hohe Auffassungsgabe. Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen ist für dich selbstverständlich. Du arbeitest proaktiv und denkst mit.

Arbeitszeiten:

Deine Arbeitszeiten in Teilzeit umfassen 20-30 Stunden pro Woche. Die Einsätze erfolgen montags bis freitags, in der Regel zwischen 08:00 und 18:00 Uhr. Du kannst die Arbeitszeit auf 3-5 Tage pro Woche verteilen. Die genaue Arbeitszeitgestaltung wird individuell mit dem Unternehmen abgestimmt. Eine gewisse Flexibilität bei besonderen Terminen wird geschätzt. Wochenendarbeit ist nur in Ausnahmefällen erforderlich.

Zusammenfassung:

Das Unternehmen bietet dir eine gründliche Einarbeitung in alle Sekretariatsabläufe. Du arbeitest in einem professionellen Umfeld mit modernem Büro. Friedrichsdorf liegt verkehrsgünstig im Rhein-Main-Gebiet. Du sammelst wertvolle Erfahrung im Management-Support. Die Vergütung beträgt attraktive 18,20 Euro pro Stunde. Die Arbeitszeiten sind planbar und lassen sich gut mit anderen Verpflichtungen vereinbaren. Bei guter Zusammenarbeit bestehen langfristige Perspektiven. CALUMA begleitet dich während des gesamten Vermittlungsprozesses.