Sachbearbeitung Verwaltung (m/w/d) für Marburg – 18,00 € / Stunde – Vollzeit

Jobbeschreibung

Du unterstützt die Verwaltungsabteilung in Marburg bei vielfältigen sachbearbeitenden Tätigkeiten. Als Verwaltungshilfe in der Sachbearbeitung bist du für die Bearbeitung verschiedener Vorgänge zuständig und trägst zur Effizienz der Verwaltungsprozesse bei. CALUMA vermittelt dich an Unternehmen unterschiedlicher Branchen, die kompetente Unterstützung in der Sachbearbeitung benötigen. Du arbeitest eigenverantwortlich und bist dennoch in ein unterstützendes Team eingebunden. Diese Position bietet dir abwechslungsreiche Aufgaben im Verwaltungsbereich.

Branche: Verwaltung & Büro

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Verwaltungshilfen (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Hauptaufgabe ist die Bearbeitung von Verwaltungsvorgängen von der Erfassung bis zum Abschluss. Du prüfst eingehende Unterlagen auf Vollständigkeit und Richtigkeit und erfasst die relevanten Daten in den entsprechenden Systemen. Die Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartnern gehört zu deinem Tagesgeschäft. Du erstellst Bescheinigungen, Bestätigungen und einfache Schreiben nach Vorgabe. Die Pflege und Aktualisierung von Stammdaten in verschiedenen Datenbanken ist ebenfalls deine Aufgabe. Du überwachst Fristen und Termine und sorgst für die rechtzeitige Bearbeitung der Vorgänge. Die Ablage und Archivierung der bearbeiteten Dokumente schließt den Prozess ab.

Zusätzlich unterstützt du bei der Erstellung von Statistiken und Auswertungen. Du hilfst bei der Vorbereitung von Berichten und stellst die benötigten Informationen zusammen. Die Bearbeitung von Anfragen per Telefon und E-Mail gehört ebenfalls zu deinem Aufgabenbereich. Du unterstützt bei der Digitalisierung von Dokumenten und der Optimierung von Ablagesystemen. Auch die Zuarbeit für andere Abteilungen bei verwaltungstechnischen Fragestellungen fällt in deinen Bereich. Bei Bedarf übernimmst du Vertretungsaufgaben für Kollegen. Die Teilnahme an Teambesprechungen und die Mitwirkung bei der Prozessoptimierung runden dein Aufgabengebiet ab.

Anforderungen:

Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder einen vergleichbaren Abschluss. Alternativ hast du bereits mehrjährige Erfahrung in der Sachbearbeitung gesammelt. Du gehst sicher mit MS Office um und hast idealerweise schon mit Datenbanken oder Verwaltungssoftware gearbeitet. Eine strukturierte, gewissenhafte Arbeitsweise ist für diese Position essenziell. Du verfügst über gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift. Zahlenverständnis und eine analytische Denkweise sind von Vorteil. Du bist zuverlässig, belastbar und arbeitest auch unter Zeitdruck konzentriert.

Deine Organisationsfähigkeit hilft dir, auch bei vielen parallelen Vorgängen den Überblick zu behalten. Du arbeitest präzise und achtest auf Details, um Fehler zu vermeiden. Deine Kommunikationsfähigkeit ermöglicht dir einen professionellen Austausch mit verschiedenen Ansprechpartnern. Du bist serviceorientiert und lösungsorientiert bei der Bearbeitung von Anliegen. Selbstständiges Arbeiten ist für dich ebenso selbstverständlich wie die Zusammenarbeit im Team. Du kannst Prioritäten setzen und deine Aufgaben entsprechend strukturieren. Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit sensiblen Daten sind für dich eine Selbstverständlichkeit.

Arbeitszeiten:

Vollzeit mit 38,5 – 40 Wochenstunden, Montag bis Freitag. Kernarbeitszeiten in der Regel zwischen 09:00 und 15:00 Uhr, ansonsten flexible Gleitzeitregelung möglich. Arbeitszeiten je nach Kundenanforderung zwischen 07:00 und 18:00 Uhr.

Zusammenfassung:

Unser Kunde bietet dir eine gründliche Einarbeitung in die spezifischen Abläufe, Systeme und Vorschriften. Du arbeitest mit modernen Verwaltungssystemen und digitalen Tools. Das Arbeitsumfeld ist professionell und bietet dir die Möglichkeit, deine Verwaltungskenntnisse zu erweitern. Du wirst Teil eines erfahrenen Teams, das dich unterstützt. Die Position bietet abwechslungsreiche Aufgaben und Einblicke in verschiedene Verwaltungsbereiche. Bei guter Leistung bestehen oft Perspektiven für eine längerfristige Zusammenarbeit oder Übernahme. Regelmäßige Arbeitszeiten ermöglichen eine gute Planbarkeit.