Sachbearbeiter Verwaltung (m/w/d) für Coesfeld – 17,50 € / Stunde – Teilzeit

Jobbeschreibung

In Coesfeld erwartet dich eine sinnstiftende Tätigkeit als Sachbearbeiter in der Verwaltung einer sozialen Einrichtung. Du unterstützt die administrative Organisation und trägst dazu bei, dass sich das pädagogische Personal auf seine Kernaufgaben konzentrieren kann. Du arbeitest in Teilzeit mit 30 Stunden pro Woche in einem wertschätzenden Arbeitsumfeld. Die Einrichtung legt großen Wert auf ein positives Betriebsklima und Teamarbeit. Du erhältst eine intensive Einarbeitung und wirst von Anfang an als wichtiger Teil des Teams geschätzt. Die Position bietet dir die Möglichkeit, im sozialen Bereich zu arbeiten, ohne direkt in der Betreuung tätig zu sein. Deine Arbeit hat direkten Einfluss auf den reibungslosen Ablauf der Einrichtung.

Branche: Bildung & Soziales

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Verwaltungshilfen (m/w/d)

Aufgaben:

Zu deinen Hauptaufgaben gehört die Verwaltung von Personalunterlagen der Mitarbeitenden, einschließlich Verträge, Arbeitszeitnachweise und Urlaubsanträge. Du erfasst Anwesenheits- und Fehlzeiten und pflegst diese im Zeiterfassungssystem. Die Bearbeitung von Anfragen bezüglich Bescheinigungen und Nachweisen fällt in deinen Aufgabenbereich. Du unterstützt bei der Koordination von Personaleinsatzplänen und dokumentierst Änderungen. Die Verwaltung von Teilnehmerdaten und die Pflege der entsprechenden Datenbanken gehören zu deinen regelmäßigen Tätigkeiten. Du erstellst Statistiken und Berichte für Behörden und Kostenträger. Die Korrespondenz mit Ämtern, Krankenkassen und anderen Institutionen führst du schriftlich und telefonisch. Du unterstützt bei der Vorbereitung von Abrechnungen und der Zusammenstellung von Belegdokumenten.

Neben deinen Hauptaufgaben kümmerst du dich um die allgemeine Büroorganisation und die Bestellung von Büromaterial. Du unterstützt bei der Terminkoordination für Teambesprechungen und Elterngespräche. Die Pflege der Website und interner Informationsplattformen kann zu deinen Aufgaben gehören. Du hilfst bei der Organisation von Veranstaltungen und Fortbildungen, indem du Anmeldungen verwaltest und Teilnehmerlisten führst. Die Bearbeitung der Post und die Weiterleitung an die zuständigen Stellen gehört zu deinen täglichen Nebenaufgaben. Du unterstützt bei der Erstellung von Vorlagen für Elternbriefe und interne Mitteilungen. Die Pflege von Verteiler- und Kontaktlisten fällt ebenfalls in deinen Bereich. Zudem hilfst du bei der Vorbereitung von Unterlagen für Qualitätsmanagement und Audits.

Anforderungen:

Du verfügst über einen Realschulabschluss oder eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung. Erfahrung im Verwaltungsbereich, idealerweise im sozialen oder öffentlichen Sektor, ist von Vorteil. Du bringst gute bis sehr gute Kenntnisse in MS Office mit, insbesondere Word, Excel und Outlook. Grundkenntnisse im Bereich Personalverwaltung oder die Bereitschaft, dich einzuarbeiten, sind wichtig. Du besitzt sehr gute Deutschkenntnisse und eine sichere Rechtschreibung. Eine strukturierte, gewissenhafte und diskrete Arbeitsweise zeichnet dich aus. Du bist vertraut mit Datenschutzbestimmungen oder bereit, dich damit auseinanderzusetzen. Interesse an sozialen Themen und Verständnis für die Arbeit in Betreuungseinrichtungen sind wünschenswert. Du bist mindestens 18 Jahre alt und arbeitest zuverlässig und verantwortungsbewusst.

Du verfügst über ein hohes Maß an Organisationsfähigkeit und behältst auch bei vielfältigen Aufgaben den Überblick. Deine Kommunikationsfähigkeit ermöglicht dir einen wertschätzenden Umgang mit Mitarbeitenden, Eltern und externen Partnern. Du arbeitest gerne im Team und unterstützt deine Kollegen proaktiv. Diskretion und Vertraulichkeit im Umgang mit persönlichen Daten sind für dich selbstverständlich. Du zeichnest dich durch Serviceorientierung aus und begegnest Anfragen mit Geduld und Lösungsorientierung. Deine Arbeitsweise ist sorgfältig und du achtest auf Genauigkeit, besonders bei der Bearbeitung von Dokumenten. Du bist flexibel und kannst dich auf wechselnde Anforderungen einstellen. Empathie und soziale Kompetenz helfen dir im Umgang mit den Beteiligten einer sozialen Einrichtung.

Arbeitszeiten:

Du arbeitest in Teilzeit mit 30 Stunden pro Woche, verteilt auf 4 bis 5 Tage. Die Arbeitszeiten liegen in der Regel zwischen 08:00 und 16:00 Uhr und werden in Abstimmung mit der Einrichtungsleitung festgelegt. Eine Anwesenheit während der Kernzeiten von 09:00 bis 14:00 Uhr ist erwünscht. Die genaue Verteilung der Stunden kann flexibel gestaltet werden, z.B. 6 Stunden an 5 Tagen oder längere Tage mit einem freien Tag. Eine Mittagspause ist eingeplant. Überstunden fallen selten an und können durch Freizeitausgleich ausgeglichen werden. Wochenend- und Feiertagsarbeit ist nicht erforderlich.

Zusammenfassung:

Unser Vermittlungskunde in Coesfeld bietet dir einen sinnvollen Arbeitsplatz in einer sozialen Einrichtung mit positiver Arbeitsatmosphäre. Du wirst in einem wertschätzenden Team aufgenommen und erhältst eine gründliche Einarbeitung. Der Arbeitsplatz ist modern ausgestattet und die Räumlichkeiten sind freundlich gestaltet. Es werden regelmäßige Teambesprechungen durchgeführt, in denen du deine Ideen einbringen kannst. Die Teilzeitbeschäftigung ermöglicht dir eine gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben. Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten werden unterstützt. Die Einrichtung liegt verkehrsgünstig in Coesfeld mit guter Anbindung. Je nach Arbeitgeber können zusätzliche Leistungen wie Zuschüsse oder Sonderurlaub angeboten werden. CALUMA als Personalvermittlungsagentur unterstützt dich beim gesamten Bewerbungsprozess und steht dir beratend zur Seite.