Sachbearbeiter Verwaltung (m/w/d) für Barsinghausen – 18,50 € / Stunde – Vollzeit

Jobbeschreibung

Als Sachbearbeiter Verwaltung in Barsinghausen übernimmst du eigenverantwortlich die Bearbeitung verschiedener Verwaltungsvorgänge und bist Ansprechpartner für administrative Fragestellungen. CALUMA vermittelt dich an ein Unternehmen, das einen strukturierten und zuverlässigen Sachbearbeiter zur Verstärkung der Verwaltungsabteilung sucht. Du arbeitest nach festgelegten Richtlinien und Verfahren und trägst zur effizienten Abwicklung administrativer Prozesse bei. Diese Position bietet dir ein strukturiertes Arbeitsumfeld mit klaren Zuständigkeiten.

Branche: Verwaltung & Büro

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Verwaltungssachbearbeiter (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Hauptaufgaben umfassen die eigenständige Bearbeitung von Verwaltungsvorgängen nach vorgegebenen Verfahren und Richtlinien. Du prüfst eingehende Unterlagen auf Vollständigkeit und Richtigkeit und forderst fehlende Dokumente nach. Die Erfassung und Pflege von Daten in Verwaltungssystemen und Datenbanken liegt in deiner Verantwortung. Du erstellst Bescheide, Bescheinigungen und Schreiben nach vorgegebenen Mustern. Die Bearbeitung von Anfragen per Telefon, E-Mail und Post sowie die Erteilung von Auskünften gehören zu deinen täglichen Aufgaben. Du überwachst Fristen und Termine und stellst die rechtzeitige Bearbeitung sicher. Die Ablage und Archivierung von bearbeiteten Vorgängen nach rechtlichen und internen Vorgaben ist Teil deiner Tätigkeit.

Als Nebenaufgaben unterstützt du bei der Vorbereitung von Statistiken und Auswertungen für interne Zwecke. Du wirkst bei der Optimierung von Verwaltungsabläufen und der Aktualisierung von Verfahrensanweisungen mit. Die Koordination mit anderen Abteilungen und externen Stellen wie Behörden oder Ämtern gehört zu deinem Aufgabenbereich. Du hilfst bei der Einarbeitung neuer Kollegen in Verwaltungsprozesse. Die Teilnahme an Fachmeetings und die Einbringung von Feedback zu Prozessen werden geschätzt. Du unterstützt bei der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen und bei der Migration von Akten. Die Mitwirkung bei internen oder externen Prüfungen und Audits sowie die Bearbeitung von Sonderfällen nach Rücksprache mit Vorgesetzten runden dein Aufgabenprofil ab.

Anforderungen:

Eine abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen oder Verwaltungsbereich ist erforderlich. Berufserfahrung in der Verwaltung oder in einer ähnlichen Sachbearbeiter-Position ist wünschenswert. Du verfügst über gute Kenntnisse in MS Office und idealerweise Erfahrung mit Verwaltungssoftware oder Fachanwendungen. Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind zwingend erforderlich. Du besitzt ein gutes Verständnis für Verwaltungsabläufe und rechtliche Vorgaben. Deine Arbeitsweise ist gewissenhaft, strukturiert und eigenverantwortlich. Du bist kommunikationsstark und kannst komplexe Sachverhalte verständlich erklären. Zuverlässigkeit, Sorgfalt und ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein zeichnen dich aus.

Du zeichnest dich durch eine hohe Detailgenauigkeit und Gründlichkeit bei der Bearbeitung von Vorgängen aus. Deine analytischen Fähigkeiten ermöglichen es dir, Sachverhalte zu erfassen und regelkonform zu bearbeiten. Du arbeitest selbstständig innerhalb vorgegebener Strukturen und holst dir bei Unklarheiten Unterstützung. Deine Organisationsfähigkeit hilft dir, auch bei hohem Vorgangsaufkommen den Überblick zu behalten. Du bist kundenorientiert und gehst serviceorientiert auf Anfragen ein. Deine Lernbereitschaft ermöglicht es dir, dich kontinuierlich in neue Rechtsbereiche einzuarbeiten. Du bist teamfähig und arbeitest konstruktiv mit Kollegen zusammen. Deine Zuverlässigkeit und deine präzise Arbeitsweise machen dich zu einem geschätzten Teammitglied.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag, in der Regel von 08:00 bis 16:30 Uhr oder 08:30 bis 17:00 Uhr mit 30 Minuten Pause. Gleitzeit ist nach Absprache möglich. Gelegentliche Überstunden können in arbeitsintensiven Phasen anfallen und werden durch Freizeitausgleich kompensiert.

Zusammenfassung:

Unser Kunde bietet dir eine unbefristete Anstellung in einem stabilen Verwaltungsumfeld. Du erhältst eine strukturierte Einarbeitung in alle relevanten Verwaltungsprozesse und Systeme. Regelmäßige Schulungen zu rechtlichen Änderungen und Verfahren werden angeboten. Du arbeitest in einem geordneten Umfeld mit klaren Strukturen und Zuständigkeiten. Ein kollegiales Team mit gegenseitiger Unterstützung prägt die Arbeitsatmosphäre. Geregelte Arbeitszeiten ohne Schichtdienst ermöglichen eine gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben. Je nach Unternehmen werden zusätzliche Benefits wie Vermögenswirksame Leistungen, Urlaubsgeld oder betriebliche Altersvorsorge geboten. Die Möglichkeit zur Spezialisierung in bestimmten Fachbereichen ist bei entsprechendem Interesse gegeben.