Sachbearbeiter Sekretariat (m/w/d) für Höxter – 17,50 € / Stunde – Vollzeit

Jobbeschreibung

In Höxter wartet eine vielseitige Position im Sekretariat auf dich. Du unterstützt die Geschäftsführung oder Abteilungsleitung bei allen administrativen Aufgaben. CALUMA vermittelt dich an ein Unternehmen mit professioneller Büroorganisation. Du arbeitest eigenverantwortlich und bist zentrale Koordinationsstelle. Diese Position ist ideal für organisationsstarke Personen mit Office-Affinität.

Branche: Sekretariat & Assistenz

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Sachbearbeiter Sekretariat (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Aufgaben umfassen die Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen. Du bearbeitest eingehende und ausgehende Korrespondenz, führst Telefonate und leitest Anfragen weiter. Die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, die Erstellung von Protokollen und die Nachverfolgung von Aufgaben liegen in deiner Verantwortung. Du erstellst Präsentationen, Berichte und Auswertungen für das Management. Die Verwaltung von Wiedervorlagen, Fristen und die Sicherstellung der Einhaltung gehören dazu. Du koordinierst interne und externe Kommunikation und filterst Informationen. Die Pflege von Adress- und Kontaktdatenbanken ist essentiell.

Nebenaufgaben beinhalten die Organisation von Veranstaltungen, Tagungen und Firmenevents. Du bearbeitest Reisekostenabrechnungen, Bewirtungsbelege und führst Kostenkontrolle. Die Verwaltung von Verträgen, die Überwachung von Kündigungsfristen und die Ablage gehören dazu. Du unterstützt bei Präsentationserstellung, Recherchen und der Aufbereitung von Informationen. Die Bestellung von Büromaterial, die Verwaltung von Büroausstattung und die Koordination mit Facility Management sind weitere Aufgaben. Du empfängst wichtige Besucher, koordinierst Bewirtung und repräsentierst das Unternehmen. Die Unterstützung bei Sonderprojekten rundet deine Aufgaben ab.

Anforderungen:

Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Schwerpunkt Bürokommunikation oder Sekretariat ist wünschenswert. Erfahrung als Sekretärin, Assistentin oder in vergleichbarer Position ist von Vorteil. Du besitzt sehr gute MS Office Kenntnisse, insbesondere Word, Excel, PowerPoint und Outlook. Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind erforderlich, Englischkenntnisse sind von Vorteil. Du arbeitest diskret, zuverlässig und mit höchster Vertraulichkeit. Organisationstalent, Multitasking-Fähigkeit und Prioritätensetzung zeichnen dich aus. Professionelles Auftreten, gepflegte Erscheinung und gute Umgangsformen sind wichtig.

Du verfügst über ausgeprägte Organisationsfähigkeiten und Koordinationsstärke. Deine Kommunikationsfähigkeiten ermöglichen dir professionellen Umgang auf allen Ebenen. Du arbeitest selbstständig, proaktiv und antizipierst Bedürfnisse. Diskretion und Loyalität sind für dich selbstverständlich. Du zeigst Serviceorientierung und Dienstleistungsmentalität. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit helfen dir bei wechselnden Anforderungen. Du bist belastbar und behältst auch in stressigen Situationen die Übersicht. Teamfähigkeit, Kollegialität und diplomatisches Geschick zeichnen dich aus.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag, 08:00 – 17:00 Uhr, flexible Arbeitszeiten nach Absprache, 40 Stunden/Woche, gelegentlich außerhalb bei Veranstaltungen

Zusammenfassung:

Das Kundenunternehmen bietet dir eine verantwortungsvolle Position mit Gestaltungsspielraum. Du erhältst eine strukturierte Einarbeitung und kontinuierliche Weiterbildung. Eine attraktive Vergütung mit Sozialleistungen erwartet dich. Das Unternehmen stellt moderne Büroausstattung und professionelle Office-Software bereit. Du arbeitest eng mit der Führungsebene zusammen und erhältst Einblick in strategische Themen. 30 Tage Urlaub, betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen sind inklusive. Flexible Arbeitszeiten, gelegentliches Homeoffice und gute Verkehrsanbindung runden das Angebot ab.