Sachbearbeiter Projektadministration (m/w/d) für Weil am Rhein – 19,00 € / Stunde – Vollzeit

Jobbeschreibung

CALUMA sucht für einen Kunden in Weil am Rhein einen organisierten Sachbearbeiter für die Projektadministration. Du erwartet eine abwechslungsreiche Position in der Unterstützung von Projektteams. Du bist zuständig für administrative Aufgaben im Projektmanagement und sorgst für reibungslose Projektabläufe. Die Stelle bietet dir Einblicke in verschiedene Projekte und Branchen. Du arbeitest mit Projektmanagement-Software und digitalen Collaboration-Tools. Das Unternehmen führt vielfältige Projekte durch und legt Wert auf professionelle Projektabwicklung. Du bist Schnittstelle zwischen Projektleitern, Teammitgliedern und Stakeholdern.

Branche: Projektmanagement

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Sachbearbeiter Projektadministration (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Hauptaufgaben umfassen die administrative Unterstützung von Projektleitern bei der Planung und Durchführung von Projekten. Du erstellst und pflegst Projektdokumentationen, Projektpläne und Statusberichte. Die Organisation von Projektmeetings, die Erstellung von Einladungen und Protokollen liegt in deiner Verantwortung. Du koordinierst Termine und Ressourcen und stellst die Verfügbarkeit von Räumen und Arbeitsmitteln sicher. Die Erfassung von Projektzeiten und -kosten im System gehört zu deinen Aufgaben. Du überwachst Projektfristen und Meilensteine und erinnerst an anstehende Aufgaben. Die Pflege von Projektablagen und die systematische Dokumentenverwaltung sind ebenfalls Teil deiner Tätigkeit.

Zu deinen Nebenaufgaben zählt die Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen und Berichten für das Management. Du hilfst bei der Vor- und Nachbereitung von Workshops und Projekttreffen. Die Bestellung von Materialien und die Organisation von Reisen für Projektteams können ebenfalls anfallen. Du wirkst bei der Erstellung von Projekthandbüchern und Vorlagen mit. Gelegentlich unterstützt du bei der Budgetverwaltung und der Rechnungsprüfung. Die Kommunikation mit externen Dienstleistern und die Koordination von Lieferterminen gehören zu deinem Aufgabenbereich. Die Archivierung abgeschlossener Projekte und die Aufbereitung von Lessons Learned runden deine Tätigkeiten ab.

Anforderungen:

Du verfügst idealerweise über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine Ausbildung im Bereich Büromanagement. Erste Erfahrungen in der Projektunterstützung oder im Projektmanagement sind von Vorteil. Du besitzt sehr gute Organisationsfähigkeiten und behältst auch bei mehreren parallelen Projekten den Überblick. Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel, Word und PowerPoint, wird vorausgesetzt. Kenntnisse in Projektmanagement-Software wie MS Project, Jira oder vergleichbaren Tools sind wünschenswert. Du arbeitest strukturiert und termingerecht. Kommunikationsstärke und Teamorientierung zeichnen dich aus. Grundkenntnisse in Projektmanagement-Methoden sind von Vorteil.

Du zeichnest dich durch eine proaktive und selbstständige Arbeitsweise aus. Dein Organisationstalent hilft dir, komplexe Projektabläufe zu koordinieren. Du bist kommunikativ und pflegst einen professionellen Umgang mit Projektbeteiligten auf allen Ebenen. Teamfähigkeit ist für dich selbstverständlich, da du mit vielen verschiedenen Personen zusammenarbeitest. Du bist flexibel und kannst dich schnell auf wechselnde Projektanforderungen einstellen. Deine Zuverlässigkeit und Genauigkeit machen dich zu einem geschätzten Projektteammitglied. Du behältst auch in stressigen Projektphasen einen kühlen Kopf. Diskretion im Umgang mit projektbezogenen Informationen ist für dich selbstverständlich.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag, 08:00 – 17:00 Uhr, flexible Arbeitszeiten nach Projektanforderungen, 40 Stunden pro Woche, Gleitzeit

Zusammenfassung:

Unser Kunde bietet dir eine unbefristete Anstellung in einem projektorientierten Umfeld mit vielfältigen Aufgaben. Du erhältst eine gründliche Einarbeitung in die Projektprozesse und die genutzten PM-Tools. Es erwartet dich ein dynamisches Team mit spannenden Projekten und kurzen Entscheidungswegen. Weiterbildungen im Bereich Projektmanagement werden unterstützt und gefördert. Du profitierst von modernen Arbeitsmitteln und digitalen Collaboration-Plattformen. Attraktive Zusatzleistungen wie Urlaubs- und Weihnachtsgeld sind vorgesehen. Möglichkeit zu gelegentlichem Homeoffice. Kostenlose Getränke, Parkplätze und gute Verkehrsanbindung sind vorhanden.