Sachbearbeiter Projektadministration (m/w/d) für Unterhaching – 20,00 €/Stunde – Vollzeit

Jobbeschreibung

Als Sachbearbeiter Projektadministration in Unterhaching erwartet dich eine koordinierende Tätigkeit in der administrativen Unterstützung von Projekten. Du bist die organisatorische Stütze für Projektteams und sorgst für reibungslose Abläufe. Unser Kunde bietet dir einen modernen Arbeitsplatz in einem projektgetriebenen Unternehmen. In Unterhaching arbeitest du in einem dynamischen Umfeld mit wechselnden Projektanforderungen. Du übernimmst Verantwortung für die Dokumentation, Terminkoordination und administrative Projektbegleitung. Die Position bietet dir die Möglichkeit, in verschiedene Projekte Einblick zu erhalten und mit unterschiedlichen Teams zu arbeiten. Ein innovatives Unternehmen mit vielfältigen Projekten erwartet dich.

Branche: Projektmanagement & Administration

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Sachbearbeiter Projektadministration (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Hauptaufgaben als Sachbearbeiter Projektadministration in Unterhaching umfassen die administrative Unterstützung von Projektleitern und Projektteams. Du erstellst und pflegst Projektdokumentationen, Statusberichte und Präsentationen. Die Koordination von Projektterminen, Meetings und Workshops gehört zu deinem Tagesgeschäft. Du organisierst Besprechungsräume, versendest Einladungen und erstellst Protokolle. Die Pflege von Projektplänen und Meilensteinen in Projektmanagement-Tools liegt in deiner Verantwortung. Du überwachst Projektfristen und erinnern Teammitglieder an anstehende Aufgaben. Die Verwaltung von Projektunterlagen und die Ablage in Projektordnern oder Datenbanken ist deine Aufgabe. Du unterstützt bei der Erstellung von Projektanträgen und -berichten.

Zusätzlich koordinierst du in Unterhaching die Beschaffung von Projektmaterialien und die Abrechnung von Projektkosten. Du erstellst Reisekostenabrechnungen für Projektmitarbeiter und überwachst Projektbudgets. Die Kommunikation mit externen Dienstleistern und Projektpartnern gehört zu deinen Nebenaufgaben. Du unterstützt bei der Organisation von Projekt-Kick-offs und Abschluss-Events. Die Erstellung von Projekt-Dashboards und Kennzahlen für das Management ist gelegentlich erforderlich. Du koordinierst die Informationsverteilung innerhalb der Projektteams. Die Mitwirkung an der Standardisierung von Projektprozessen gehört zu deinem Aufgabenbereich. Bei Bedarf schulst du neue Projektmitarbeiter in administrativen Projektabläufen.

Anforderungen:

Für die Position als Sachbearbeiter Projektadministration in Unterhaching bringst du eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation mit. Erfahrung in der Projektassistenz, Projektadministration oder im Office Management ist von Vorteil. Du verfügst über Grundkenntnisse im Projektmanagement und verstehst Projektstrukturen. Organisationstalent und Multitasking-Fähigkeit zeichnen dich aus. Du arbeitest strukturiert und behältst auch bei mehreren parallelen Projekten den Überblick. Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit sind für die Zusammenarbeit mit verschiedenen Projektbeteiligten wichtig. Du bist flexibel und passt dich schnell an wechselnde Projektanforderungen an. Serviceorientierung und Unterstützungsbereitschaft für Projektteams sind selbstverständlich. Sehr gute Deutschkenntnisse sind erforderlich, Englischkenntnisse sind von Vorteil.

Du verfügst über sehr gute MS Office-Kenntnisse, insbesondere Excel, PowerPoint und Word. Erfahrung mit Projektmanagement-Tools wie MS Project, Jira, Trello oder Asana ist wünschenswert. Deine Organisationsfähigkeit ermöglicht es dir, viele Termine und Aufgaben zu koordinieren. Du arbeitest präzise bei der Erstellung von Dokumentationen und Protokollen. Deine Kommunikationsstärke zeigt sich in der Abstimmung mit Projektteams. Du bist teamfähig und unterstützt proaktiv bei Projektbedarf. Belastbarkeit in projektintensiven Phasen zeichnet dich aus. Du besitzt ein gutes Zeitmanagement und kannst Prioritäten setzen. Eigeninitiative bei der Identifikation von administrativen Verbesserungen ist dir wichtig. Diskretion bei vertraulichen Projektinformationen ist selbstverständlich.

Arbeitszeiten:

Die Arbeitszeiten sind Montag bis Freitag von 08:00 bis 17:00 Uhr. Flexible Arbeitszeitgestaltung im Rahmen von Gleitzeit ist möglich. Bei wichtigen Projektmeilensteinen kann gelegentlich Mehrarbeit anfallen. Die Kernarbeitszeit liegt zwischen 09:00 und 15:00 Uhr.

Zusammenfassung:

Unser Kunde in Unterhaching bietet dir einen abwechslungsreichen Arbeitsplatz mit Einblick in verschiedene Projekte. Du erhältst eine umfassende Einarbeitung in Projektprozesse und -tools. Weiterbildungen im Bereich Projektmanagement werden gefördert. Die Vergütung erfolgt pünktlich durch unseren Kunden. Moderne Projektmanagement-Software und Kollaborationstools unterstützen deine Arbeit. Ein dynamisches Team mit innovativen Projekten erwartet dich. Flache Hierarchien ermöglichen direkte Zusammenarbeit mit Projektleitern. Homeoffice-Möglichkeiten nach Einarbeitung. Betriebliche Sozialleistungen können angeboten werden. Gute Verkehrsanbindung in Unterhaching, nahe München.