Sachbearbeiter Empfang (m/w/d) für Hildesheim – 17,50 € / Stunde – Vollzeit

Jobbeschreibung

In Hildesheim wartet eine repräsentative Position am Empfang auf dich. Du bist das Aushängeschild des Unternehmens und erste Anlaufstelle für Besucher. CALUMA vermittelt dich an ein professionelles Unternehmen mit modernem Empfangsbereich. Du arbeitest mit Telefonanlagen, Zugangssystemen und Office-Software. Diese Position ist ideal für kommunikative Personen mit gepflegtem Auftreten.

Branche: Empfang & Assistenz

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Sachbearbeiter Empfang (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Hauptaufgaben umfassen den Empfang und die Betreuung von Besuchern, Kunden und Geschäftspartnern. Du nimmst Telefonate entgegen, leitest diese weiter und nimmst Nachrichten auf. Die Verwaltung des Terminkalenders für Besprechungsräume und die Organisation von Meetings liegen in deiner Verantwortung. Du bearbeitest die eingehende und ausgehende Post, frankierst Sendungen und koordinierst Kurierdienste. Die Pflege des Empfangsbereichs, die Sicherstellung von Ordnung und Sauberkeit sowie die Bewirtung von Gästen gehören zu deinen Aufgaben. Du verwaltest Besucherausweise und dokumentierst Besucherströme. Die Unterstützung bei administrativen Tätigkeiten rundet dein Aufgabengebiet ab.

Nebenaufgaben beinhalten die Bestellung und Verwaltung von Büromaterial, die Pflege des Materiallagers und die Kostenkontrolle. Du koordinierst Reinigungsdienste, Hausmeister und externe Dienstleister. Die Organisation von Bewirtung für Meetings, die Bestellung von Catering und die Vorbereitung von Besprechungsräumen gehören dazu. Du unterstützt bei der Reiseorganisation, buchst Hotels und koordinierst Transfers. Die Bearbeitung allgemeiner E-Mail-Anfragen, die Weiterleitung an zuständige Abteilungen und die Pflege von Adressdatenbanken sind weitere Aufgaben. Du hilfst bei der Organisation von Firmenevents und unterstützt verschiedene Abteilungen bei Bedarf.

Anforderungen:

Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation ist wünschenswert. Erfahrung im Empfang, in der Rezeption oder im Office Management ist von Vorteil. Du besitzt sehr gute Deutschkenntnisse und idealerweise Grundkenntnisse in Englisch. Sicherer Umgang mit MS Office, Telefonanlagen und Empfangssystemen wird vorausgesetzt. Du hast ein gepflegtes, professionelles Erscheinungsbild und gute Umgangsformen. Serviceorientierung, Freundlichkeit und ein offenes Wesen zeichnen dich aus. Organisationstalent und Multitasking-Fähigkeiten sind wichtig. Diskretion und Zuverlässigkeit sind selbstverständlich.

Du verfügst über ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und ein sicheres, freundliches Auftreten. Deine Serviceorientierung ermöglicht es dir, Gäste professionell zu betreuen. Du arbeitest strukturiert, auch bei mehreren gleichzeitigen Anfragen. Stressresistenz und Belastbarkeit helfen dir in lebhaften Empfangssituationen. Du zeigst Flexibilität und Anpassungsfähigkeit bei spontanen Anforderungen. Teamfähigkeit und Hilfsbereitschaft gegenüber Kollegen sind dir wichtig. Du bist zuverlässig, pünktlich und repräsentierst das Unternehmen positiv. Problemlösungskompetenz ermöglicht dir, Besucheranliegen schnell zu bearbeiten.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag, 08:00 – 17:00 Uhr, gelegentlich auch frühere oder spätere Zeiten nach Absprache, 40 Stunden/Woche

Zusammenfassung:

Das Kundenunternehmen bietet dir einen repräsentativen Arbeitsplatz in modernem Ambiente. Du erhältst eine strukturierte Einarbeitung in alle Systeme und Prozesse. Eine faire Vergütung mit pünktlicher Auszahlung ist garantiert. Das Unternehmen stellt professionelle Ausstattung und moderne Kommunikationsmittel bereit. Du arbeitest in einem wertschätzenden Umfeld mit kollegialem Team. 28 Tage Urlaub, vermögenswirksame Leistungen und Sozialleistungen sind vorhanden. Kostenlose Getränke, gute Verkehrsanbindung und Parkplätze sind weitere Vorteile. Weiterbildungsmöglichkeiten im Office-Bereich werden unterstützt.