Sachbearbeiter Administration (m/w/d) für Dormagen – 17,50 € / Stunde – Vollzeit

Jobbeschreibung

Als Sachbearbeiter Administration in Dormagen unterstützt du ein Unternehmen aus der Chemie- oder Pharmabranche bei administrativen Prozessen. Du arbeitest in Vollzeit in einem regulierten und sicherheitsorientierten Umfeld. Dein Arbeitsplatz befindet sich in einem etablierten Unternehmen mit hohen Qualitäts- und Compliance-Standards. Die Einarbeitung erfolgt umfassend und berücksichtigt branchenspezifische Anforderungen und Sicherheitsvorschriften. Du bist Teil eines professionellen Teams mit klaren Strukturen und Verantwortlichkeiten. Die Position bietet dir Einblicke in die Chemie- oder Pharmabranche mit ihren spezifischen Anforderungen. Deine Arbeit trägt zur Einhaltung von Standards und zur effizienten Organisation bei. Du hast Kontakt zu verschiedenen Abteilungen wie Produktion, Qualitätssicherung und Einkauf.

Branche: Chemie & Pharma

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Verwaltungshilfen (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Hauptaufgabe ist die administrative Unterstützung bei der Verwaltung von Dokumenten, Zertifikaten und Nachweisen. Du erfasst und pflegst Daten zu Produkten, Rohstoffen und Chargen im System. Die Verwaltung von Sicherheitsdatenblättern, Analysezertifikaten und Spezifikationen gehört zu deinen Aufgaben. Du unterstützt bei der Erstellung und Pflege von Dokumentationen für Qualitätssicherung und Audits. Die Koordination von Terminen für Prüfungen, Freigaben und Inspektionen fällt in deinen Bereich. Du bearbeitest Anfragen zu Produktinformationen und Dokumenten von internen und externen Partnern. Die Unterstützung bei der Bestellabwicklung und Rechnungsprüfung gehört zu deinen Tätigkeiten. Du erstellst Berichte und Auswertungen für verschiedene Abteilungen.

Neben deinen Hauptaufgaben übernimmst du die Ablage und Archivierung von GMP-relevanten Dokumenten nach gesetzlichen Vorgaben. Du unterstützt bei der Vorbereitung von Audits, Inspektionen und Zertifizierungen. Die Pflege von Lieferanten- und Kundendatenbanken mit relevanten Qualifikationen und Zulassungen gehört zu deinen Nebenaufgaben. Du hilfst bei der Koordination von Schulungen, Unterweisungen und Sicherheitstrainings. Die Verwaltung von Verträgen mit Lieferanten und Dienstleistern kann zu deinen Aufgaben gehören. Du unterstützt bei der Erstellung von Kennzeichnungen, Etiketten und Produktinformationen. Die Koordination von Probennahmen und Laboranalysen fällt in deinen Bereich. Zudem hilfst du bei der Vorbereitung von Dokumentationen für Behörden und Überwachungsstellen.

Anforderungen:

Du verfügst über einen Realschulabschluss oder eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Bezug zur Chemie oder Pharma. Erste Erfahrungen in der Verwaltung, idealerweise in regulierten Branchen, sind von Vorteil. Du bringst sehr gute Kenntnisse in MS Office mit, insbesondere Excel, Word und Outlook. Erfahrung mit ERP-Systemen und Dokumentenmanagementsystemen ist wünschenswert. Du besitzt sehr gute Deutschkenntnisse, Englischkenntnisse sind von Vorteil für internationale Kontakte. Grundkenntnisse in GMP, Qualitätsmanagement oder die Bereitschaft zur Einarbeitung sind wichtig. Eine sorgfältige, gewissenhafte und regelkonforme Arbeitsweise zeichnet dich aus. Du bist mindestens 18 Jahre alt und arbeitest zuverlässig und verantwortungsbewusst. Vertraulichkeit und die Einhaltung von Sicherheitsvorschriften sind für dich selbstverständlich.

Du verfügst über ausgeprägtes Organisationstalent und kannst mehrere Dokumentationsprozesse parallel verwalten. Deine Kommunikationsfähigkeit ermöglicht dir den professionellen Austausch mit verschiedenen Fachbereichen. Du bist teamfähig und arbeitest konstruktiv mit Produktion, QS und Einkauf zusammen. Deine Arbeitsweise ist äußerst präzise und du achtest auf Genauigkeit und Vollständigkeit bei Dokumenten. Du zeigst Verantwortungsbewusstsein und hältst Vorschriften und Standards ein. Deine Auffassungsgabe ist gut, sodass du dich in technische und regulatorische Themen einarbeiten kannst. Du bist zuverlässig und arbeitest gewissenhaft auch bei repetitiven Aufgaben. Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen ist für dich selbstverständlich. Flexibilität hilft dir, auf Audit-Anforderungen oder dringende Dokumentationen zu reagieren.

Arbeitszeiten:

Du arbeitest in Vollzeit mit 40 Stunden pro Woche von Montag bis Freitag. Die Arbeitszeiten liegen in der Regel zwischen 07:00 und 16:00 Uhr oder 08:00 und 17:00 Uhr, abhängig vom Betrieb. Eine Gleitzeitregelung kann vorhanden sein, abhängig von den Betriebszeiten. Die Kernarbeitszeit liegt meist zwischen 09:00 und 15:00 Uhr. Eine Mittagspause von 30 bis 60 Minuten ist vorgesehen. Überstunden fallen gelegentlich an, insbesondere vor Audits oder bei dringenden Dokumentationen, können aber ausgeglichen werden. Wochenendarbeit ist normalerweise nicht erforderlich.

Zusammenfassung:

Unser Vermittlungskunde in Dormagen bietet dir einen sicheren Arbeitsplatz in einem etablierten Unternehmen der Chemie- oder Pharmabranche. Du erhältst eine umfassende Einarbeitung in die branchenspezifischen Anforderungen und Systeme. Der Arbeitsplatz ist modern ausgestattet und entspricht hohen Sicherheitsstandards. Es werden regelmäßige Schulungen zu GMP, Qualität und Sicherheit angeboten. Du arbeitest in einem professionellen Team mit klaren Strukturen. Die Verkehrsanbindung in Dormagen ist gut, Parkplätze sind vorhanden. Je nach Arbeitgeber können zusätzliche Benefits wie Kantine, betriebliche Altersvorsorge, Urlaubsgeld oder Mitarbeiterrabatte angeboten werden. Die Position bietet langfristige Perspektiven in einer stabilen Branche. CALUMA begleitet dich professionell durch den Vermittlungsprozess.