Registraturhelfer (m/w/d) für Gladbeck – 16,50 € / Stunde – Werkstudent

Jobbeschreibung

Als Registraturhelfer unterstützt du unsere Kunden in Gladbeck bei der Verwaltung und Pflege ihrer Registratur und Aktenbestände. Du sorgst für eine ordnungsgemäße Aktenführung und hilfst bei der Modernisierung der Ablagesysteme. Diese Position ist ideal für Werkstudenten, die systematisch und strukturiert arbeiten. CALUMA vermittelt dich an Organisationen, die ihre Registratur professionalisieren möchten. Du profitierst von einem strukturierten Arbeitsumfeld und flexiblen Arbeitszeiten.

Branche: Verwaltung & Büro

Jobarten: Werkstudent

Personalart: Bürohelfer (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Hauptaufgaben umfassen die systematische Ablage und Verwaltung von Akten nach Registraturplan. Du erfasst neue Akten und vergibt Aktenzeichen nach vorgegebenem System. Die Pflege des Aktenverzeichnisses und der Registraturdatenbank führst du durch. Du stellst Akten für Mitarbeiter bereit und verfolgst deren Rücklauf. Die Einhaltung der Aktenordnung und Ablageregeln überwachst du. Du unterstützt bei der Bereinigung und Aussonderung alter Aktenbestände. Die Vorbereitung von Akten für die Archivierung oder Vernichtung übernimmst du. Du hilfst bei der Digitalisierung von Akten und Registraturgut.

Zusätzlich unterstützt du bei der Optimierung der Registraturstruktur. Du hilfst bei der Erstellung von Aktenverzeichnissen und Übersichten. Die Schulung von Mitarbeitern in der korrekten Aktenablage unterstützt du. Du assistierst bei Aktenrevisionen und Vollständigkeitskontrollen. Die Kommunikation mit Fachabteilungen bei Aktenfragen führst du durch. Du hilfst bei der Migration von Registraturdaten in neue Systeme. Die Erstellung von Statistiken über Aktenbestände übernimmst du. Bei der Einführung elektronischer Aktenführung bringst du dich ein.

Anforderungen:

Du bist als Werkstudent an einer Hochschule eingeschrieben. Interesse an Verwaltung und Aktenführung bringst du mit. Du arbeitest äußerst strukturiert, systematisch und genau. Organisationstalent und Liebe zur Ordnung zeichnen dich aus. Du besitzt Grundkenntnisse am Computer und idealerweise in Registratursoftware. Deine Deutschkenntnisse sind sehr gut. Du bist zuverlässig und gewissenhaft in deiner Arbeitsweise. Diskretion im Umgang mit vertraulichen Akten ist selbstverständlich. Du kannst selbstständig arbeiten und zeigst Eigeninitiative.

Du verfügst über ausgeprägte Systematik und Ordnungsliebe. Deine Sorgfalt stellt die korrekte Aktenführung sicher. Du arbeitest selbstständig und benötigst nach Einarbeitung wenig Anleitung. Deine Genauigkeit verhindert Verwechslungen und Fehlablagen. Du bist geduldig und ausdauernd bei umfangreichen Registraturarbeiten. Deine Diskretion im Umgang mit sensiblen Akten ist vorbildlich. Du zeigst Lernbereitschaft bei neuen Registratursystemen. Deine Zuverlässigkeit wird von Kollegen geschätzt. Du arbeitest teamorientiert und tauschst dich mit Kollegen aus.

Arbeitszeiten:

15-20 Stunden pro Woche, flexibel nach Studienplan, Montag bis Freitag zwischen 8:00 und 17:00 Uhr

Zusammenfassung:

Du erhältst 16,50 € pro Stunde als Werkstudent in der Registratur. Eine gründliche Einarbeitung in Registraturordnung und -systeme erfolgt. Du sammelst Erfahrungen in professioneller Aktenführung und Verwaltung. Die Arbeitszeiten werden flexibel an deinen Vorlesungsplan angepasst. Du arbeitest mit modernen Registratursystemen und lernst Verwaltungsprozesse kennen. CALUMA ermöglicht dir Einblicke in verschiedene Organisationen in Gladbeck. Es besteht die Möglichkeit zur Übernahme nach dem Studium. Du arbeitest in ruhiger Umgebung mit strukturierten Aufgaben. Deine persönliche Betreuung durch CALUMA erfolgt während des gesamten Einsatzes.