Registraturhelfer (m/w/d) für Aschaffenburg – 16,50 € / Stunde – Teilzeit

Jobbeschreibung

Als Registraturhelfer sorgst du für die systematische Verwaltung und Ablage wichtiger Unternehmensunterlagen. Bei unserem Kunden in Aschaffenburg unterstützt du beim Aufbau einer professionellen Registratur. CALUMA vermittelt dich an ein Unternehmen, das seine Dokumentenverwaltung optimieren möchte. Du arbeitest strukturiert in einem geordneten Umfeld und trägst zur Informationssicherheit bei. Diese Teilzeitposition bietet dir geregelte Arbeitszeiten und konzentriertes Arbeiten.

Branche: Verwaltung & Dokumentation

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Registraturkräfte (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Hauptaufgaben umfassen die Registrierung eingehender Dokumente und deren Erfassung im System. Du vergibst Aktenzeichen und Registraturnummern nach festgelegten Vorgaben. Die systematische Ablage von Dokumenten in das Registratursystem gehört zu deinen Tätigkeiten. Du pflegst Akten und sorgst für deren Vollständigkeit. Die Suche und Bereitstellung angeforderter Akten für Mitarbeiter ist Teil deiner Arbeit. Du dokumentierst Aktenausgaben und -rückgaben und verfolgst deren Verbleib. Die Vorbereitung von Akten für die Archivierung nach Ablauf von Fristen liegt in deiner Verantwortung. Du unterstützt bei der Digitalisierung der Registratur.

Zu deinen Nebenaufgaben gehört die physische Ordnung im Registraturraum und Optimierung der Raumnutzung. Du kümmerst dich um die Beschaffung von Registraturmaterial wie Ordnern und Hängemappen. Die Qualitätskontrolle der Ablage und Korrektur von Fehlablagen fallen an. Du unterstützt bei der Erstellung von Übersichten über Aktenbestände. Bei Bedarf schulst du Kollegen in korrekter Aktenhandhabung. Die Mitwirkung bei der Weiterentwicklung des Registratursystems ist möglich. Du hilfst bei Aufräum- und Bereinigungsaktionen im Archiv. Die Koordination mit externen Archivdienstleistern kann anfallen.

Anforderungen:

Du arbeitest äußerst ordentlich, systematisch und strukturiert. Sorgfalt und Genauigkeit bei der Zuordnung und Beschriftung sind sehr wichtig. Du bist körperlich belastbar für das Heben und Tragen von Aktenordnern. Grundkenntnisse in MS Office und idealerweise in Dokumentenmanagementsystemen sind wünschenswert. Verständnis für Datenschutz und vertraulichen Umgang mit Informationen sind zwingend. Du arbeitest gerne selbstständig und konzentriert. Deutschkenntnisse zum Verstehen von Dokumenteninhalten werden vorausgesetzt. Zuverlässigkeit und Gewissenhaftigkeit zeichnen dich aus. Vorkenntnisse in Registratur oder Archivierung sind von Vorteil, aber nicht Bedingung.

Deine Detailgenauigkeit gewährleistet eine fehlerfreie Registratur. Du bist geduldig und arbeitest auch langfristige Projekte kontinuierlich ab. Selbstständigkeit in der Arbeitsorganisation zeichnet dich aus. Du hast logisches Denkvermögen für systematische Ordnungssysteme. Zuverlässigkeit sorgt für die Integrität der Registratur. Du arbeitest diskret und behandelst alle Informationen vertraulich. Organisationstalent hilft dir bei effizienter Raumnutzung. Du bist gewissenhaft und hältst dich strikt an Vorgaben. Räumliches Vorstellungsvermögen ermöglicht optimale Ablagesysteme.

Arbeitszeiten:

20-25 Stunden pro Woche, Montag bis Freitag. Vormittags zwischen 8:00 und 13:00 Uhr bevorzugt. Feste Arbeitszeiten nach Vereinbarung. Keine Wochenend- oder Feiertagsarbeit. Planbare und gleichbleibende Zeiten. Langfristige Urlaubsplanung möglich.

Zusammenfassung:

Vergütung von 16,50 € pro Stunde. Gründliche Einarbeitung in das Registratursystem und relevante Software. Eigenständiger, ruhiger Arbeitsbereich. Strukturiertes Arbeitsumfeld ohne Zeitdruck. Moderne Registraturausstattung. Langfristige und sichere Beschäftigungsperspektive. Wertschätzung der geleisteten Arbeit. CALUMA als verlässlicher Partner. Übernahmemöglichkeit bei guter Zusammenarbeit.