Registratur Verwaltung (m/w/d) für Menden (Sauerland) – 16,50 € / Stunde – Teilzeit

Jobbeschreibung

Du bist verantwortlich für die Verwaltung und Organisation der Registratur in Menden. Als Verwaltungshilfe im Registraturbereich sorgst du für die systematische Erfassung, Ablage und Verwaltung aller Dokumente und Akten. CALUMA vermittelt dich an Unternehmen, die professionelle Unterstützung für ihre Registratur benötigen. Du arbeitest strukturiert in einem wichtigen Bereich der Unternehmensverwaltung. Diese Teilzeitposition bietet dir eine verantwortungsvolle Aufgabe mit geregelten Arbeitszeiten.

Branche: Verwaltung & Büro

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Verwaltungshilfen (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Hauptaufgabe ist die Führung und Pflege der Registratur nach den geltenden Ordnungssystemen. Du erfasst eingehende Dokumente im Registratursystem und vergibst entsprechende Aktenzeichen. Die sachgerechte Ablage in den zugehörigen Akten oder Ordnern gehört zu deinem Tagesgeschäft. Du verwaltest den Aktenbestand und stellst sicher, dass alle Dokumente auffindbar sind. Die Bearbeitung von Aktenanforderungen aus den Fachabteilungen und die Bereitstellung der gewünschten Unterlagen fallen in deinen Verantwortungsbereich. Du dokumentierst Aktenausleihen und überwachst Rückgabefristen. Die Pflege des Aktenverzeichnisses und die Aktualisierung von Standorten sind ebenfalls deine Aufgaben.

Zusätzlich kümmerst du dich um die Aussonderung von Akten nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen. Du bereitest Akten für die Archivierung oder Vernichtung vor und dokumentierst dies entsprechend. Die Durchführung von Ordnungsarbeiten in der Registratur und die Optimierung der Ablagestrukturen gehören zu deinen weiteren Aufgaben. Du unterstützt bei der Digitalisierung von Registraturunterlagen. Auch die Schulung neuer Mitarbeiter in den Registraturrichtlinien kann zu deinen Aufgaben gehören. Du arbeitest bei der Weiterentwicklung des Registratursystems mit. Bei Bedarf erstellst du Statistiken über den Aktenbestand und die Aktennutzung.

Anforderungen:

Du verfügst über einen Schulabschluss und idealerweise Erfahrung in der Aktenführung oder Registratur. Kenntnisse in Registratur- und Aktenführungssystemen sind von Vorteil. Du arbeitest sehr strukturiert, genau und zuverlässig. Gute PC-Kenntnisse für die Arbeit mit Registratursoftware sind erforderlich. Du bist ordnungsliebend und hast ein gutes Verständnis für Systematik. Diskretion im Umgang mit vertraulichen Akten ist unerlässlich. Du bist körperlich fit für Tätigkeiten mit Aktenordnern. Eine selbstständige Arbeitsweise und Organisationstalent runden dein Profil ab.

Deine systematische Denkweise hilft dir, Dokumente korrekt zuzuordnen und abzulegen. Du bist äußerst gewissenhaft und stellst sicher, dass keine Unterlagen verloren gehen. Deine Organisationsfähigkeit ermöglicht es dir, auch große Aktenbestände zu verwalten. Du arbeitest präzise und achtest auf die Einhaltung von Richtlinien und Standards. Deine Serviceorientierung zeigt sich in der schnellen Bereitstellung angeforderter Akten. Du bist zuverlässig und diskret im Umgang mit sensiblen Informationen. Deine Ausdauer und Geduld helfen dir bei umfangreichen Registraturarbeiten. Du kannst selbstständig arbeiten und Prioritäten setzen.

Arbeitszeiten:

Teilzeit mit 25 Wochenstunden, Montag bis Freitag. Arbeitszeit in der Regel zwischen 08:00 und 13:00 Uhr oder nach individueller Vereinbarung mit dem Kunden. Feste Arbeitszeiten für gute Planbarkeit.

Zusammenfassung:

Der Kunde bietet dir eine strukturierte Einarbeitung in das Registratursystem und die geltenden Ablagerichtlinien. Du erhältst alle notwendigen Arbeitsmittel und Zugang zu den Registratursystemen. Die Arbeitsatmosphäre ist ruhig und konzentriert. Du arbeitest weitgehend selbstständig, hast aber Ansprechpartner bei Fragen. Die Teilzeitbeschäftigung ermöglicht eine gute Vereinbarkeit mit privaten Verpflichtungen. Die Position bietet dir eine verantwortungsvolle Aufgabe in einem wichtigen Unternehmensbereich. Bei guter Leistung bestehen oft Möglichkeiten zur Stundenaufstockung oder Übernahme.