Protokollführungs-Helfer (m/w/d) für Schwäbisch Gmünd – 16,50 € / Stunde – Teilzeit

Jobbeschreibung

Als Protokollführungs-Helfer in Schwäbisch Gmünd unterstützt du bei der Dokumentation von Meetings, Besprechungen und Terminen. CALUMA vermittelt dich an Unternehmen, die professionelle Unterstützung bei der Protokollierung benötigen. Du arbeitest in einem Umfeld, in dem präzise Dokumentation und schriftliche Ausdrucksfähigkeit wichtig sind. Die Teilzeitstelle bietet dir die Möglichkeit, wichtige Fähigkeiten in der Dokumentation zu entwickeln. Du nimmst an verschiedenen Meetings teil und dokumentierst Entscheidungen und Ergebnisse.

Branche: Verwaltung & Dokumentation

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Bürohelfer (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Hauptaufgabe ist die Teilnahme an Besprechungen und die Anfertigung von Protokollen. Du dokumentierst Diskussionen, Entscheidungen und Aufgabenverteilungen präzise. Die Nachbereitung von Protokollen und die Formatierung nach Vorgaben übernimmst du. Du versendest Protokolle zeitnah an die Teilnehmer und relevante Personen. Die Archivierung von Protokollen und die Pflege einer Protokoll-Übersicht liegt in deiner Verantwortung. Du unterstützt bei der Vorbereitung von Tagesordnungen für kommende Meetings. Die Nachverfolgung offener Punkte aus Protokollen und Erinnerung der Verantwortlichen gehört zu deinen Aufgaben. Du hilfst bei der Erstellung von Zusammenfassungen und Statusberichten aus Protokollinhalten.

Du unterstützt bei der Organisation von Meetings und der Raumbuchung. Die Vorbereitung von Meeting-Unterlagen und deren Verteilung übernimmst du. Du hilfst bei der Erstellung von Vorlagen für verschiedene Protokollarten. Die Pflege von Teilnehmerlisten und Verteilern liegt in deinen Händen. Du assistierst bei der Terminkoordination für Folge-Meetings. Die Digitalisierung älterer Protokolle und deren Überführung in digitale Archive gehört zu deinen Nebenaufgaben. Du unterstützt bei der Erstellung von Präsentationen aus Protokollinhalten. Die Kommunikation mit Meeting-Teilnehmern bezüglich Terminen und Unterlagen übernimmst du.

Anforderungen:

Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift. Eine ausgeprägte schriftliche Ausdrucksfähigkeit ist für diese Position wichtig. Du kannst schnell mitschreiben oder beherrschst Kurzschrift-Techniken. Gute Kenntnisse in MS Word für die Protokollerstellung sind erforderlich. Du hast ein gutes Hörverstehen auch in Diskussionen mit mehreren Teilnehmern. Konzentrationsfähigkeit über längere Meetings hinweg solltest du mitbringen. Du arbeitest präzise und achtest auf vollständige und korrekte Dokumentation. Diskretion im Umgang mit vertraulichen Meeting-Inhalten ist selbstverständlich.

Du arbeitest gewissenhaft und zuverlässig bei der Dokumentation. Deine Arbeitsweise ist strukturiert und du erfasst Kernaussagen präzise. Du bist aufmerksam und kannst wichtige von unwichtigen Informationen unterscheiden. Organisationstalent hilft dir bei der Verwaltung mehrerer Protokolle. Du kommunizierst klar bei Rückfragen zu Protokollinhalten. Deine Auffassungsgabe ist gut auch bei komplexen fachlichen Themen. Du zeigst Zeitmanagement-Fähigkeiten bei der zeitnahen Protokollerstellung. Flexibilität bezüglich verschiedener Meeting-Formate und Themen zeichnet dich aus.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag, flexible Arbeitszeiten je nach Meeting-Terminen, auch gelegentlich außerhalb der Kernzeit, 15-25 Stunden pro Woche

Zusammenfassung:

Die Unternehmen in Schwäbisch Gmünd bieten dir eine Einführung in ihre Protokoll-Standards. Du erhältst eine Vergütung von 16,50 Euro pro Stunde. Die Arbeitszeiten richten sich nach Meeting-Terminen mit Planungsvorlauf. Du sammelst wertvolle Erfahrungen in professioneller Dokumentation. Die Tätigkeit bietet Einblicke in verschiedene Unternehmensbereiche und Themen. Du entwickelst deine schriftlichen und organisatorischen Fähigkeiten weiter. Langfristige Einsätze sind möglich und gewünscht. CALUMA begleitet dich als Ansprechpartner während deines Einsatzes.