Projektsekretariat (m/w/d) für Langenfeld – 18,00 € / Stunde – Vollzeit

Jobbeschreibung

Als Mitarbeiter im Projektsekretariat unterstützt du Projektleiter und Projektteams bei unserem Kunden in Langenfeld bei allen administrativen und organisatorischen Aufgaben. Du sorgst für eine strukturierte Projektdokumentation und effiziente Kommunikation. In dieser abwechslungsreichen Position arbeitest du an verschiedenen Projekten mit und erhältst Einblick in unterschiedliche Bereiche. Du bist die organisatorische Stütze im Hintergrund und trägst zum Projekterfolg bei.

Branche: Verwaltung & Büro

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Verwaltungshilfen (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Hauptaufgaben umfassen die Unterstützung bei der Projektorganisation und -administration. Du pflegst Projektdokumentationen und Projektordner in digitalen und physischen Ablagesystemen. Die Protokollführung bei Projektmeetings und die Aufbereitung von Besprechungsergebnissen gehören zu deinem Tagesgeschäft. Du koordinierst Projekttermine und organisierst Projektbesprechungen. Die Erstellung von Präsentationen, Berichten und Projektunterlagen nach Vorgabe ist eine weitere wichtige Aufgabe. Du unterstützt bei der Kommunikation mit Projektbeteiligten und versendest Informationen.

Zu deinen Nebenaufgaben gehört die Pflege von Projektplänen und Statusübersichten. Du hilfst bei der Erstellung von Zeitplänen und Meilensteinen in Planungstools. Die Organisation von Projektreisen und Workshops kann zu deinen Aufgaben gehören. Bei Bedarf unterstützt du bei der Budgetverwaltung durch Erfassung von Projektkosten. Auch die Zusammenstellung von Projektunterlagen für Präsentationen oder Abschlussberichte gehört zu deinem Tätigkeitsbereich.

Anforderungen:

Du verfügst über einen guten Schulabschluss und idealerweise über eine kaufmännische Ausbildung oder Berufserfahrung im Projektumfeld. Du hast sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift. Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere PowerPoint und Excel, ist erforderlich. Die Einarbeitung in Projektmanagement-Tools sollte dir keine Schwierigkeiten bereiten. Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und kannst mehrere Projekte parallel betreuen. Organisationstalent und eine proaktive Arbeitsweise zeichnen dich aus. Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke sind wichtig.

Du verfügst über ausgeprägtes Organisationstalent und eine systematische Arbeitsweise. Deine Fähigkeit zum Multitasking ermöglicht es dir, mehrere Projekte gleichzeitig zu unterstützen. Du bist kommunikationsstark und kannst mit verschiedenen Projektbeteiligten professionell umgehen. Zuverlässigkeit und Genauigkeit garantieren eine lückenlose Projektdokumentation. Du arbeitest proaktiv mit und denkst voraus. Flexibilität hilft dir, dich auf wechselnde Projektanforderungen einzustellen. Du bist belastbar und behältst auch in intensiven Projektphasen den Überblick. Diskretion bei Projektinformationen ist selbstverständlich.

Arbeitszeiten:

Die Arbeitszeiten sind Montag bis Freitag von 08:00 bis 17:00 Uhr (40 Stunden/Woche mit einer Stunde Pause). In intensiven Projektphasen kann gelegentlich Flexibilität erforderlich sein.

Zusammenfassung:

Unser Kunde bietet dir einen modernen Arbeitsplatz mit vollständiger IT-Ausstattung. Du erhältst eine umfassende Einarbeitung in die Projektstrukturen und verwendeten Tools. Du arbeitest in einem dynamischen Projektumfeld mit wechselnden Aufgaben. Ein engagiertes Team unterstützt dich bei deiner Arbeit. Du hast die Möglichkeit, Einblicke in verschiedene Projekte und Fachbereiche zu gewinnen. Bei guter Leistung bestehen langfristige Perspektiven und Entwicklungsmöglichkeiten im Projektmanagement. CALUMA begleitet dich als Personalvermittlung durch den gesamten Bewerbungs- und Einarbeitungsprozess.