Office Manager (m/w/d) für Rostock – 20,00 € / Stunde – Vollzeit

Jobbeschreibung

Als Office Manager in Rostock übernimmst du die Gesamtverantwortung für alle administrativen Abläufe in einer Marketingagentur. CALUMA vermittelt dich an eine kreative Agentur, die professionelles Office Management benötigt. Du arbeitest in einem dynamischen und kreativen Umfeld mit vielseitigen Herausforderungen. Diese Position bietet dir die Möglichkeit, eigenverantwortlich ein Büro zu führen und zu organisieren. Du bist zentrale Anlaufstelle für alle organisatorischen Belange und sorgst für reibungslose Abläufe. Die Arbeit ist abwechslungsreich und du bewegst dich im Spannungsfeld zwischen Kreativität und Organisation. Ein junges, kreatives Team und moderne Arbeitsweise erwarten dich in der Agenturwelt.

Branche: Marketing & Werbung

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Office Manager (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Hauptaufgaben umfassen die Verantwortung für alle administrativen und organisatorischen Prozesse im Büro. Du managst die Terminkoordination für das gesamte Team und organisierst Kundenmeetings. Die Verwaltung des Bürobudgets und die Kostenkontrolle liegen in deinem Verantwortungsbereich. Du koordinierst Dienstleister wie Reinigung, IT-Support, Catering und andere externe Partner. Die Organisation von Agentur-Events, Kundenveranstaltungen und Teambuilding-Maßnahmen gehört zu deinen Aufgaben. Du übernimmst das Vertragsmanagement für Büro, Lieferanten und Dienstleister. Die Bestellung und Verwaltung von Büromaterial, Equipment und Verbrauchsmaterialien liegt in deiner Hand. Du unterstützt das Management bei administrativen Aufgaben und Projekten. Die Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags für kreatives Arbeiten ist deine Mission.

Zu deinen Nebenaufgaben gehört die Unterstützung im Recruiting durch Organisation von Bewerbungsgesprächen. Du koordinierst Onboarding-Prozesse für neue Mitarbeiter. Die Pflege der Büroräume hinsichtlich Gestaltung und Atmosphäre liegt in deinem Interesse. Du unterstützt bei der Organisation von Fotoshootings und Produktionen logistisch. Die Koordination von Freelancern und deren Verträgen kann zu deinen Aufgaben gehören. Du hilfst bei der Organisation von Pitches und Präsentationen. Die Pflege von Social-Media-Kanälen der Agentur selbst kann teilweise in deinem Bereich liegen. Du unterstützt bei der Erstellung von Agentur-Newslettern und Marketingmaterialien. Bei Bedarf springst du auch bei kreativen Projekten unterstützend ein.

Anforderungen:

Du verfügst über eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation und mehrjährige Berufserfahrung im Office Management. Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse sind erforderlich. Sichere Kenntnisse in MS Office und idealerweise auch in Projektmanagement-Tools sind wichtig. Du arbeitest äußerst strukturiert, eigenverantwortlich und proaktiv. Organisationstalent und die Fähigkeit, viele Bälle gleichzeitig in der Luft zu halten, sind essenziell. Du bist kommunikativ und hast keine Berührungsängste mit kreativen Persönlichkeiten. Affinität zur Kreativbranche und Verständnis für deren besondere Arbeitsweise sind von Vorteil. Du bist flexibel und kannst auf die dynamischen Anforderungen einer Agentur reagieren. Hands-on-Mentalität und die Bereitschaft, auch mal mit anzupacken, werden geschätzt. Budgetverantwortung und kaufmännisches Verständnis solltest du mitbringen.

Du verfügst über herausragendes Organisationsgeschick und kannst Prioritäten intelligent setzen. Deine Kommunikationsfähigkeit ermöglicht dir den Umgang mit kreativen Köpfen und strukturierten Prozessen gleichermaßen. Du arbeitest proaktiv und erkennst Handlungsbedarf, bevor Probleme entstehen. Deine Flexibilität hilft dir, mit dem agilen Arbeiten in einer Agentur umzugehen. Du bist stressresistent und behältst auch bei parallelen Projekten und Deadlines die Ruhe. Deine Kreativität zeigt sich auch in der Organisation und Gestaltung von Prozessen. Du bist serviceorientiert und verstehst dich als Dienstleister für das Team. Deine Zuverlässigkeit ist die Grundlage für das Vertrauen, das dir entgegengebracht wird. Du arbeitest lösungsorientiert und findest pragmatische Wege. Deine positive Energie und dein Organisationstalent machen dich zum Rückgrat der Agentur.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag, flexible Arbeitszeiten zwischen 08:00 – 18:00 Uhr, Kernarbeitszeit 10:00 – 16:00 Uhr, 40 Stunden/Woche.

Zusammenfassung:

Unser Kunde bietet dir eine verantwortungsvolle Position mit viel Gestaltungsfreiraum. Du arbeitest in einem kreativen Umfeld mit spannenden Projekten und Kunden. Die Agentur hat eine lockere Arbeitsatmosphäre mit flachen Hierarchien. Flexible Arbeitszeiten und Home-Office-Möglichkeiten werden geboten. Moderne Büroräume mit kreativer Einrichtung und neuester Technik sind vorhanden. Kostenlose Getränke, Kaffee und regelmäßig Snacks oder gemeinsame Lunches. Regelmäßige Team-Events und After-Work-Veranstaltungen fördern den Zusammenhalt. Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten werden unterstützt. Die Kleiderordnung ist leger und unkompliziert. Du hast die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und umzusetzen. Die Wertschätzung deiner Arbeit zeigt sich in Anerkennung und Vertrauen.