Office Manager (m/w/d) für Mülheim an der Ruhr – 21,00 € / Stunde – Vollzeit

Jobbeschreibung

Als Office Manager in Mülheim an der Ruhr übernimmst du eine zentrale koordinierende Rolle im Unternehmen. Du bist verantwortlich für die Organisation und den reibungslosen Ablauf aller Büroprozesse. Die Position bietet dir ein hohes Maß an Eigenverantwortung und die Möglichkeit, deine Managementfähigkeiten einzusetzen. Du arbeitest in einem dynamischen Umfeld und bist direkter Ansprechpartner für verschiedene Stakeholder. Das Unternehmen schätzt professionelles Auftreten und organisatorisches Geschick. Diese Position ermöglicht dir, strategisch mitzudenken und operative Prozesse aktiv mitzugestalten. Die attraktive Vergütung spiegelt die Verantwortung und Bedeutung dieser Rolle wider.

Branche: Büro & Verwaltung

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Office Manager (m/w/d)

Aufgaben:

Als Office Manager in Mülheim an der Ruhr gehören zu deinen Hauptaufgaben: Die Gesamtkoordination aller administrativen und organisatorischen Abläufe im Büro. Du planst und organisierst Meetings, Veranstaltungen und Geschäftsreisen für Führungskräfte und Mitarbeiter. Die Verwaltung der Büroinfrastruktur inklusive Koordination externer Dienstleister liegt in deiner Verantwortung. Du überwachst Budgets für Büromaterial, Ausstattung und Dienstleistungen. Die Erstellung und Pflege von Bürorichtlinien und -prozessen gehört zu deinen Aufgaben. Du bist erster Ansprechpartner für Mitarbeiter bei organisatorischen Fragen. Die Koordination zwischen verschiedenen Abteilungen für eine effiziente Zusammenarbeit ist Teil deiner Verantwortung. Du unterstützt das Management bei administrativen und organisatorischen Aufgaben.

Weitere Verantwortlichkeiten als Office Manager in Mülheim an der Ruhr umfassen: Die Organisation und Durchführung von Firmenevents, Team-Buildings und internen Veranstaltungen. Du managst das Onboarding neuer Mitarbeiter aus administrativer Sicht. Die Verwaltung und Optimierung des Dokumentenmanagements und der Ablagesysteme fällt in deinen Bereich. Du koordinierst Wartungen, Reparaturen und die Beschaffung von Büroausstattung. Die Unterstützung bei HR-administrativen Aufgaben wie Zeiterfassung und Urlaubsplanung gehört zu deinen Aufgaben. Du erstellst Management-Reports und Präsentationen. Die Sicherstellung der Einhaltung von Compliance-Vorgaben im Bürobereich ist Teil deiner Aufgaben. Du übernimmst Projektmanagement-Aufgaben für administrative Projekte.

Anforderungen:

Für die Position als Office Manager in Mülheim an der Ruhr solltest du mitbringen: Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Zusatzqualifikation im Office Management oder vergleichbare Qualifikation. Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management oder in vergleichbaren Positionen ist von Vorteil, aber auch talentierte Aufsteiger sind willkommen. Sehr gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Excel, PowerPoint und Outlook für Präsentationen und Analysen. Du verfügst über ausgezeichnete Deutschkenntnisse und idealerweise Grundkenntnisse in Englisch. Organisationstalent und die Fähigkeit, mehrere Projekte parallel zu managen. Du arbeitest selbstständig, strukturiert und zeigst unternehmerisches Denken. Ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit ist erforderlich. Du besitzt Durchsetzungsvermögen und kannst professionell mit verschiedenen Hierarchieebenen umgehen.

Als Office Manager in Mülheim an der Ruhr benötigst du diese Kompetenzen: Hervorragende Organisationsfähigkeit und strategisches Denken für die Optimierung von Prozessen. Du besitzt ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten und kannst auch schwierige Situationen professionell meistern. Führungsqualitäten und die Fähigkeit, Teams zu koordinieren und zu motivieren. Du zeigst ein professionelles Auftreten und repräsentierst das Unternehmen nach innen und außen. Problemlösungskompetenz und die Fähigkeit, pragmatische Lösungen zu entwickeln. Du arbeitest präzise, strukturiert und hast einen Blick fürs Detail. Budgetverantwortung und kaufmännisches Verständnis sind von Vorteil. Flexibilität und Belastbarkeit auch in Phasen mit hohem Arbeitsaufkommen zeichnen dich aus.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag, flexible Arbeitszeiten zwischen 07:30 – 18:00 Uhr. Kernarbeitszeit 09:00 – 15:00 Uhr. 40 Stunden pro Woche, Home-Office nach Absprache möglich.

Zusammenfassung:

Unser Kunde in Mülheim an der Ruhr bietet dir als Office Manager: Eine verantwortungsvolle Position mit hohem Gestaltungsspielraum und Eigenverantwortung. Du arbeitest in einem modernen, professionellen Umfeld mit erstklassiger Ausstattung. Ein engagiertes Team und eine wertschätzende Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien. Umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten im Bereich Management und Führung. Einen unbefristeten Arbeitsvertrag mit attraktiver Vergütung und Entwicklungsperspektiven. Betriebliche Zusatzleistungen wie Altersvorsorge, Gesundheitsförderung und weitere Benefits. Flexible Arbeitszeitmodelle und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten. Moderne IT-Ausstattung und digitale Tools für effizientes Arbeiten. Firmenparkplatz oder Zuschuss zum ÖPNV-Ticket. Regelmäßige Team-Events und eine offene Kommunikationskultur.