Office Manager (m/w/d) für Ingolstadt – 21,00 € / Stunde – Vollzeit

Jobbeschreibung

Als Office Manager übernimmst du eine zentrale Rolle in einem Unternehmen in Ingolstadt. Du bist verantwortlich für den gesamten Büromanagementbereich und sorgst dafür, dass alle administrativen Prozesse reibungslos funktionieren. In dieser anspruchsvollen Position koordinierst du verschiedene Aufgabenbereiche und bist wichtige Vertrauensperson für die Geschäftsführung. Ein abwechslungsreicher und eigenverantwortlicher Arbeitsplatz wartet auf dich.

Branche: Dienstleistung & Service

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Office Manager (m/w/d)

Aufgaben:

Du managst den gesamten Büroalltag und sorgst für einen effizienten Ablauf aller Prozesse, koordinierst Termine, Meetings und Geschäftsreisen der Führungsebene, überwachst und steuerst Budgets für Büromaterial und externe Dienstleister, fungierst als Schnittstelle zwischen Geschäftsführung und allen Abteilungen, verhandelst mit Lieferanten und schließt Verträge ab, implementierst und optimierst Büroorganisationssysteme, betreust das Facility Management und kümmerst dich um die Büroausstattung sowie koordinierst externe Dienstleister wie Reinigung, IT-Support und Wartung.

Du organisierst Firmenevents, Teambuilding-Maßnahmen und Kundenveranstaltungen, unterstützt bei HR-administrativen Aufgaben wie Urlaubsverwaltung und Zeiterfassung, kümmerst dich um das Onboarding neuer Mitarbeiter aus administrativer Sicht, verwaltest Versicherungen, Verträge und Policen des Unternehmens, koordinierst Umbaumaßnahmen und Büroumzüge, pflegst Kontakte zu Behörden und offiziellen Stellen, führst Vertragscontrolling durch und sorgst für Compliance bei administrativen Vorgängen.

Anforderungen:

Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium im betriebswirtschaftlichen Bereich. Mehrjährige Erfahrung im Office Management oder als Assistenz der Geschäftsführung ist erforderlich. Du verfügst über ausgezeichnete Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse. Sehr guter Umgang mit MS Office und Erfahrung mit Projektmanagement-Tools werden vorausgesetzt. Du arbeitest absolut selbstständig, strukturiert und vorausschauend. Hohe Diskretion, Loyalität und Vertrauenswürdigkeit sind essenziell. Du bringst Führungsqualitäten und Durchsetzungsvermögen mit.

Du überzeugst durch exzellente Organisationsfähigkeiten und strategisches Denken, arbeitest absolut zuverlässig und vertraulich mit sensiblen Informationen, kommunizierst professionell auf allen Hierarchieebenen, zeigst unternehmerisches Denken und Kostenbewusstsein, arbeitest proaktiv und antizipierst Bedürfnisse, verfügst über Verhandlungsgeschick und Durchsetzungsstärke, behältst auch in stressigen Situationen Ruhe und Überblick, zeigst Führungskompetenz ohne disziplinarische Verantwortung, bringst Problemlösungskompetenz und Entscheidungsfreude mit und repräsentierst das Unternehmen professionell nach außen.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag, 08:00 – 17:00 Uhr, Kernarbeitszeit mit flexiblen Randzeiten, 40 Stunden pro Woche, gelegentliche Mehrarbeit bei Events

Zusammenfassung:

CALUMA vermittelt dich in eine verantwortungsvolle Schlüsselposition mit attraktivem Gehalt. Du erhältst großen Gestaltungsspielraum und Entscheidungsbefugnis, arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen, profitierst von umfangreichen Weiterbildungsmöglichkeiten im Management-Bereich, arbeitest mit modernster Bürotechnik und digitalen Tools, genießt ein hohes Maß an Eigenverantwortung und Wertschätzung, hast nach Einarbeitung Möglichkeiten zum mobilen Arbeiten, erhältst betriebliche Zusatzleistungen wie Altersvorsorge und Gesundheitsangebote und kannst langfristig in dieser Position wachsen. Firmenwagen zur privaten Nutzung ist verhandelbar.