Office Manager (m/w/d) für Heppenheim – 21,00 € / Stunde – Vollzeit

Jobbeschreibung

CALUMA vermittelt dich als Office Manager an ein innovatives IT-Unternehmen in Heppenheim (Bergstraße). Als Office Manager bist du das organisatorische Rückgrat des Unternehmens und sorgst dafür, dass alle administrativen und organisatorischen Prozesse reibungslos laufen. Du übernimmst vielfältige Aufgaben und bist Ansprechpartner für verschiedenste Anliegen. Die Position erfordert Organisationstalent, Eigeninitiative und die Fähigkeit, mehrere Bälle gleichzeitig in der Luft zu halten. Du arbeitest in einem dynamischen, modernen Umfeld mit flachen Hierarchien. Das Team ist jung, international und technikaffin. Du erhältst viel Gestaltungsfreiheit und Eigenverantwortung.

Branche: IT & Technologie

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Office Manager (m/w/d)

Aufgaben:

In Heppenheim (Bergstraße) koordinierst du alle administrativen Abläufe und bist zentrale Anlaufstelle für organisatorische Fragen. Du managst die Büroinfrastruktur, kümmerst dich um Bestellungen und Vertragsmanagement mit Dienstleistern. Die Organisation von Meetings, Workshops und Firmenevents liegt in deiner Verantwortung. Du koordinierst Geschäftsreisen inklusive Buchung und Reisekostenabrechnung. Die Betreuung des Empfangs und die professionelle Gästebetreuung gehören zu deinen Aufgaben. Du unterstützt die Geschäftsführung bei administrativen Tätigkeiten und Terminmanagement. Die Koordination von Facility Management und die Sicherstellung eines angenehmen Arbeitsumfelds fallen in deinen Bereich. Du überwachst Budgets für Bürobedarf und Office-Kosten.

Du unterstützt das HR-Team bei der Organisation von Recruiting-Prozessen und dem Onboarding neuer Mitarbeiter. Die Planung und Durchführung von Teambuilding-Maßnahmen und Firmenveranstaltungen übernimmst du. Du koordinierst externe Dienstleister wie Reinigung, Catering oder IT-Support. Die Pflege der Büroräume und die Gestaltung einer angenehmen Arbeitsatmosphäre liegen dir am Herzen. Du unterstützt bei internen Kommunikationsmaßnahmen und der Organisation von All-Hands-Meetings. Die Verwaltung von Zugangssystemen und Sicherheitsthemen fällt in deinen Bereich. Du wirkst bei der Optimierung von Office-Prozessen mit und bringst proaktiv Verbesserungen ein.

Anforderungen:

Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium mit relevantem Schwerpunkt. Mehrjährige Berufserfahrung als Office Manager, Executive Assistant oder in vergleichbarer Position ist erforderlich. Du beherrschst MS Office perfekt und bist mit digitalen Tools und Projektmanagement-Software vertraut. Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sind zwingend erforderlich. Du hast ein ausgeprägtes Organisationstalent und behältst auch bei vielen parallelen Projekten den Überblick. Deine Kommunikationsfähigkeit ist exzellent, du kannst mit allen Hierarchieebenen umgehen. Du arbeitest proaktiv, selbstständig und lösungsorientiert. Erfahrung in einem Start-up oder Tech-Unternehmen ist von Vorteil.

Deine Hands-on-Mentalität und dein Macher-Typ passen perfekt zum dynamischen Umfeld in Heppenheim (Bergstraße). Du bist extrem organisiert und liebst es, Struktur in Chaos zu bringen. Deine Serviceorientierung und dein Gespür für die Bedürfnisse anderer zeichnen dich aus. Du bist flexibel, belastbar und lässt dich auch in hektischen Phasen nicht aus der Ruhe bringen. Deine Kommunikationsstärke und dein diplomatisches Geschick helfen dir in allen Situationen. Du denkst unternehmerisch mit und identifizierst dich mit dem Unternehmen. Deine positive Ausstrahlung und dein Teamgeist machen dich zum beliebten Ansprechpartner. Du zeigst Eigeninitiative und gestaltest aktiv mit.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag, Kernzeit 09:00 – 16:00 Uhr, flexible Arbeitszeiten, 40 Stunden/Woche, gelegentliche Abendtermine bei Events

Zusammenfassung:

Der Kunde bietet dir in Heppenheim (Bergstraße) eine Schlüsselposition mit viel Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum. Du erhältst eine attraktive Vergütung und arbeitest in einem modernen Office mit Top-Ausstattung. Die Unternehmenskultur ist offen, wertschätzend und innovativ. Es gibt flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege. Du profitierst von Weiterbildungsmöglichkeiten und persönlicher Entwicklung. Flexible Arbeitszeiten und die Option auf Home-Office-Tage fördern die Work-Life-Balance. Regelmäßige Team-Events und eine tolle Arbeitsatmosphäre sind selbstverständlich. Bei erfolgreicher Zusammenarbeit ist eine unbefristete Übernahme geplant. Die Verkehrsanbindung ist sehr gut.