Office Manager (m/w/d) für Geilenkirchen – 20,50 € / Stunde – Vollzeit

Jobbeschreibung

In Geilenkirchen erwartet dich eine vielseitige Position als Office Manager in der Immobilienbranche. Du bist die zentrale Koordinationsstelle im Büro und sorgst dafür, dass alle Abläufe reibungslos funktionieren. Das Unternehmen ist in der Immobilienverwaltung und im Facility Management tätig. Du arbeitest eigenverantwortlich und hast vielfältige Gestaltungsmöglichkeiten. Das Team ist klein und familiär, die Kommunikationswege sind kurz. Die Position bietet dir die Chance, deine organisatorischen Fähigkeiten voll einzusetzen und verschiedene Aufgabenbereiche zu verantworten.

Branche: Immobilien & Facility

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Office Manager (m/w/d)

Aufgaben:

Du bist verantwortlich für die Organisation und Koordination aller Büroabläufe, die Verwaltung von Mietverträgen und Objektdaten in der Immobiliensoftware, die Kommunikation mit Mietern, Eigentümern und Dienstleistern, die Koordination von Handwerkern und Wartungsterminen für verschiedene Objekte, die Erstellung von Nebenkostenabrechnungen und die Prüfung von Betriebskostenbelegen, die Bearbeitung von Mängelmelder und die Organisation von Reparaturen, die Vorbereitung von Eigentümerversammlungen und Protokollführung sowie die Buchhaltungsunterstützung bei der Erfassung von Einnahmen und Ausgaben. Du überwachst Fristen und Termine und mahnst bei Bedarf nach.

Zusätzliche Aufgaben umfassen die Organisation von Wohnungsübergaben und die Erstellung von Übergabeprotokollen, die Koordination von Renovierungsmaßnahmen und die Einholung von Angeboten, die Verwaltung von Versicherungen für die Objekte, die Bearbeitung von Schadensfällen und Kommunikation mit Versicherungen, die Pflege von Objektunterlagen und die Archivierung von Dokumenten, die Erstellung von Exposés und Inseraten für Vermietungen, die Unterstützung bei der Vorbereitung von Kaufverträgen und Notarterminen, die Organisation von Sicherheitsüberprüfungen und gesetzlich vorgeschriebenen Wartungen sowie die Mithilfe bei der Digitalisierung von Prozessen. Du koordinierst auch die Leerstandsverwaltung.

Anforderungen:

Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Bezug zur Immobilienwirtschaft, oder vergleichbare Berufserfahrung. Kenntnisse im Miet- und WEG-Recht sind von Vorteil. Erfahrung mit Immobiliensoftware ist wünschenswert, aber nicht zwingend erforderlich. Du hast sehr gute MS Office-Kenntnisse, insbesondere Excel. Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind erforderlich. Du arbeitest strukturiert, selbstständig und behältst bei vielen parallelen Projekten den Überblick. Kundenorientierung und Dienstleistungsmentalität sind für dich selbstverständlich. Du bist flexibel und belastbar.

Du besitzt ausgeprägtes Organisationstalent und Koordinationsfähigkeit. Kommunikationsstärke im Umgang mit verschiedenen Anspruchsgruppen zeichnet dich aus. Du arbeitest lösungsorientiert und pragmatisch, auch bei schwierigen Situationen. Durchsetzungsvermögen bei gleichzeitiger Diplomatie sind bei dir vorhanden. Du bist verhandlungssicher und kannst zwischen verschiedenen Interessen vermitteln. Diskretion und Verlässlichkeit sind für dich selbstverständlich. Du arbeitest sowohl selbstständig als auch im Team effektiv. Zahlenaffinität und kaufmännisches Verständnis runden dein Profil ab.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag von 08:00 – 17:00 Uhr mit flexiblen Pausenregelungen. Gelegentliche Termine außerhalb der regulären Arbeitszeit (z.B. Eigentümerversammlungen am Abend) können vorkommen und werden durch Freizeitausgleich kompensiert.

Zusammenfassung:

Der Kunde bietet dir eine verantwortungsvolle Position mit Gestaltungsspielraum, ein familiäres Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien, vielseitige und abwechslungsreiche Aufgaben, moderne IT-Ausstattung und aktuelle Fachsoftware, regelmäßige Weiterbildungen im Immobilienbereich, leistungsgerechte Vergütung, betriebliche Altersvorsorge, flexible Arbeitszeiten nach Einarbeitung sowie einen sicheren Arbeitsplatz in einer zukunftssicheren Branche. CALUMA vermittelt dich als Office Manager nach Geilenkirchen.