Office Manager (m/w/d) für Dortmund – 18,50 € / Stunde – Vollzeit

Jobbeschreibung

Als Office Manager in Dortmund unterstützt du ein Beratungs- oder Consultingunternehmen bei allen organisatorischen und administrativen Aufgaben. Du bist zentrale Anlaufstelle für das Team und sorgst für reibungslose Büroabläufe. Dein Arbeitsplatz befindet sich in einem modernen Unternehmen mit professionellem Umfeld. Du arbeitest in Vollzeit in einem dynamischen und anspruchsvollen Arbeitsumfeld. Die Einarbeitung erfolgt strukturiert und du lernst verschiedene Unternehmensbereiche kennen. Du bist Teil eines motivierten Teams mit flachen Hierarchien und offener Kommunikation. Die Position bietet dir vielfältige Aufgaben und die Möglichkeit, Verantwortung zu übernehmen. Du arbeitest eigenverantwortlich und hast Kontakt zu Beratern, Kunden und Partnern.

Branche: Beratung & Consulting

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Verwaltungshilfen (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Hauptaufgabe ist die Organisation und Koordination der täglichen Büroabläufe. Du koordinierst Termine, Meetings und Kundengespräche und stellst die Verfügbarkeit von Räumen und Technik sicher. Die Bearbeitung von Korrespondenz, E-Mails und Telefonaten gehört zu deinen täglichen Aufgaben. Du unterstützt bei der Erstellung von Präsentationen, Berichten und Angeboten. Die Verwaltung von Kundendaten und Projektinformationen in CRM- und Projektmanagementsystemen fällt in deinen Bereich. Du organisierst Geschäftsreisen, buchst Flüge, Hotels und bearbeitest Reisekostenabrechnungen. Die Koordination mit externen Dienstleistern und Lieferanten gehört zu deinen Aufgaben. Du unterstützt bei der Vor- und Nachbereitung von Workshops, Seminaren und Kundenveranstaltungen.

Neben deinen Hauptaufgaben übernimmst du die allgemeine Büroorganisation und die Bestellung von Büromaterial. Du unterstützt bei der Pflege der Website und Social-Media-Kanäle. Die Organisation von Teamevents, Fortbildungen und internen Meetings kann zu deinen Nebenaufgaben gehören. Du hilfst bei der Erstellung von Verträgen und der Verwaltung von Dokumenten. Die Koordination von IT-Support und die Verwaltung von Software-Lizenzen fällt in deinen Bereich. Du unterstützt bei der Erstellung von Rechnungen und der Überwachung von Zahlungseingängen. Die Pflege von Kontakten zu Kooperationspartnern und Netzwerken gehört ebenfalls dazu. Zudem hilfst du bei der Vorbereitung von Ausschreibungen und Angeboten.

Anforderungen:

Du verfügst über einen Realschulabschluss oder eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung. Erste Berufserfahrung im Office Management, als Assistenz oder in ähnlichen Positionen ist wünschenswert. Du bringst sehr gute Kenntnisse in MS Office mit, insbesondere Word, Excel, PowerPoint und Outlook. Erfahrung mit CRM-Systemen, Projektmanagement-Tools oder Collaboration-Software ist von Vorteil. Du besitzt sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse sind wünschenswert. Eine strukturierte, proaktive und lösungsorientierte Arbeitsweise zeichnet dich aus. Du bist mindestens 18 Jahre alt und arbeitest zuverlässig und eigenverantwortlich. Multitasking-Fähigkeit und Organisationstalent sind wichtig. Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen ist für dich selbstverständlich.

Du verfügst über hervorragendes Organisationstalent und kannst mehrere Aufgaben und Projekte parallel managen. Deine Kommunikationsfähigkeit ermöglicht dir den professionellen Umgang mit Beratern, Kunden und Partnern auf allen Ebenen. Du bist teamfähig und arbeitest proaktiv mit verschiedenen Abteilungen zusammen. Deine Arbeitsweise ist strukturiert und du setzt Prioritäten effektiv. Du zeichnest dich durch hohe Serviceorientierung aus und findest pragmatische Lösungen. Deine Auffassungsgabe ist ausgezeichnet, sodass du dich schnell in neue Themen einarbeitest. Flexibilität und Belastbarkeit helfen dir, auch in stressigen Phasen den Überblick zu behalten. Du zeigst Eigeninitiative und übernimmst Verantwortung. Diskretion und Vertrauenswürdigkeit prägen deinen Umgang mit sensiblen Informationen.

Arbeitszeiten:

Du arbeitest in Vollzeit mit 40 Stunden pro Woche von Montag bis Freitag. Die Arbeitszeiten sind in der Regel flexibel gestaltbar zwischen 08:00 und 18:00 Uhr. Eine Gleitzeit regelung ist in vielen Beratungsunternehmen vorhanden. Die Kernarbeitszeit liegt meist zwischen 09:30 und 15:30 Uhr. Eine Mittagspause von 30 bis 60 Minuten ist vorgesehen. Gelegentlich können Überstunden bei wichtigen Projekten oder Veranstaltungen anfallen, die durch Freizeitausgleich abgegolten werden. Nach der Einarbeitung besteht teilweise die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten. Wochenendarbeit ist selten, kann aber bei besonderen Events vorkommen.

Zusammenfassung:

Unser Vermittlungskunde in Dortmund bietet dir einen anspruchsvollen Arbeitsplatz in einem professionellen Beratungsumfeld. Du erhältst eine umfassende Einarbeitung in die Systeme und Prozesse. Der Arbeitsplatz ist modern und hochwertig ausgestattet mit aktueller IT-Infrastruktur. Es werden regelmäßige Weiterbildungen und Entwicklungsmöglichkeiten angeboten. Du arbeitest in einem motivierten Team mit offener Unternehmenskultur. Die zentrale Lage in Dortmund bietet ausgezeichnete Verkehrsanbindung. Je nach Arbeitgeber können zusätzliche Benefits wie Homeoffice-Optionen, betriebliche Altersvorsorge, Fitnessstudio-Zuschüsse, Mitarbeiterevents oder Firmenhandy angeboten werden. Die Position bietet hervorragende Entwicklungsperspektiven. CALUMA begleitet dich professionell durch den gesamten Vermittlungsprozess und steht dir als verlässlicher Partner zur Seite.