Office Manager (m/w/d) für Brandenburg an der Havel – 20,00 € / Stunde – Vollzeit

Jobbeschreibung

In Brandenburg an der Havel erwartet dich eine verantwortungsvolle Position als Office Manager in einem IT-Unternehmen. Du bist die zentrale Schnittstelle für alle administrativen und organisatorischen Belange und sorgst dafür, dass der Betrieb reibungslos läuft. Die Position bietet dir viel Gestaltungsspielraum und die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen. Du arbeitest in einem innovativen und technikaffinen Umfeld mit flachen Hierarchien.

Branche: Technologie & IT

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Office Manager (m/w/d)

Aufgaben:

Zu deinen Hauptaufgaben gehört die Organisation und Koordination aller Büroabläufe und Verwaltungsprozesse. Du bist verantwortlich für die Terminplanung der Geschäftsführung und die Koordination von Meetings. Die Bearbeitung der Korrespondenz in deutscher und bei Bedarf englischer Sprache liegt in deinem Verantwortungsbereich. Du kümmerst dich um die Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen inklusive Protokollführung. Die Verwaltung von Verträgen mit Dienstleistern und Lieferanten ist Teil deiner Aufgaben. Du organisierst Geschäftsreisen inklusive Buchungen und Reisekostenabrechnungen. Die Betreuung von Gästen und Geschäftspartnern beim Besuch im Unternehmen gehört ebenfalls zu deinen Aufgaben.

Zusätzlich übernimmst du die Koordination von Wartungen und Reparaturen im Bürogebäude. Du organisierst Firmenevents, Teambuilding-Maßnahmen und Weihnachtsfeiern. Die Verwaltung von Versicherungen und die Kommunikation mit Versicherungsgesellschaften kann zu deinen Aufgaben gehören. Du unterstützt bei HR-Themen wie Vertragsvorbereitungen und Onboarding neuer Mitarbeiter. Die Pflege der internen Kommunikationsplattformen und Intranet-Inhalte ist eine weitere Nebenaufgabe. Du kümmerst dich um die Beschaffung von IT-Equipment und Büroausstattung. Die Koordination mit externen Dienstleistern wie Steuerberater und Rechtsanwalt gehört ebenfalls dazu.

Anforderungen:

Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein betriebswirtschaftliches Studium. Alternativ bringst du mehrjährige Berufserfahrung als Office Manager oder in einer vergleichbaren Position mit. Du verfügst über exzellente Kenntnisse in MS Office und idealerweise in Projektmanagement-Tools. Erfahrung in der Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung ist von Vorteil. Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind erforderlich. Du arbeitest äußerst strukturiert, vorausschauend und eigenverantwortlich. Ein hohes Maß an Diskretion und Vertrauenswürdigkeit ist unerlässlich. Du hast ein sicheres und professionelles Auftreten gegenüber internen und externen Partnern. Organisationstalent und die Fähigkeit, mehrere Projekte parallel zu managen, zeichnen dich aus.

Du besitzt ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten auf allen Unternehmensebenen. Deine Hands-on-Mentalität ermöglicht es dir, auch operative Aufgaben zu übernehmen. Du denkst unternehmerisch mit und identifizierst Optimierungspotenziale. Problemlösungskompetenz und pragmatisches Handeln sind deine Stärken. Du bist teamorientiert und schaffst eine angenehme Arbeitsatmosphäre. Flexibilität und Belastbarkeit helfen dir bei wechselnden Anforderungen. Du zeigst Eigeninitiative und übernimmst Verantwortung. Serviceorientierung und Hilfsbereitschaft prägen deine Arbeitsweise. Du bist technikaffin und offen für digitale Lösungen.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag, Kernarbeitszeit 09:00 – 15:00 Uhr. Darüber hinaus flexible Arbeitszeitgestaltung möglich. Gelegentliche Termine außerhalb der regulären Arbeitszeit bei Events.

Zusammenfassung:

Das Kundenunternehmen bietet dir eine unbefristete Festanstellung nach erfolgreicher Vermittlung durch CALUMA. Du erhältst eine verantwortungsvolle Position mit viel Gestaltungsspielraum. Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zu gelegentlichem Home Office werden geboten. Ein modernes Büro mit neuester technischer Ausstattung steht zur Verfügung. Weiterbildungen und Entwicklungsmöglichkeiten werden aktiv gefördert. Ein dynamisches Team mit Start-up-Atmosphäre erwartet dich. Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege ermöglichen schnelles Arbeiten. Regelmäßige Teamevents und gemeinsame Aktivitäten stärken den Zusammenhalt. Kostenlose Getränke, Obst und Snacks sind vorhanden. Gute Verkehrsanbindung und Parkmöglichkeiten sind gegeben.