Office Manager (m/w/d) für Bad Salzuflen – 20,50 € / Stunde – Vollzeit

Jobbeschreibung

Als Office Manager in Bad Salzuflen übernimmst du eine Schlüsselposition im Unternehmen und bist für die Organisation und Koordination aller bürobezogenen Abläufe verantwortlich. CALUMA vermittelt dich an ein wachsendes Unternehmen, das einen strukturierten und selbstständigen Office Manager zur Unterstützung der Geschäftsführung sucht. Du bist das organisatorische Rückgrat des Büros und sorgst dafür, dass alle administrativen Prozesse effizient und reibungslos funktionieren. Deine Tätigkeit bietet viel Gestaltungsspielraum und Eigenverantwortung.

Branche: Verwaltung & Büro

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Office Manager (m/w/d)

Aufgaben:

Du übernimmst die vollständige Organisation des Büroalltags und koordinierst alle administrativen Abläufe. Die Terminplanung und -koordination für die Geschäftsführung sowie die Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings und Besprechungen liegen in deiner Verantwortung. Du erstellst Präsentationen, Berichte und Auswertungen und unterstützt bei Projekten und deren Dokumentation. Die Kommunikation mit internen und externen Partnern, Dienstleistern und Lieferanten wird von dir koordiniert. Du überwachst Budgets für Büromaterial und externe Dienstleistungen und verwaltest Verträge mit Lieferanten. Die Organisation von Geschäftsreisen inklusive Buchung und Reisekostenabrechnung gehört zu deinen Kernaufgaben. Du optimierst bestehende Büroprozesse und implementierst neue Arbeitsabläufe zur Effizienzsteigerung.

Zu deinen Nebenaufgaben gehören die Koordination und Organisation von Firmenevents, Team-Meetings und Mitarbeiterveranstaltungen. Du unterstützt bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter im Bereich Büroorganisation und Standards. Die Pflege und Verwaltung von Datenbanken sowie die Sicherstellung der Datenpflege liegen in deinem Verantwortungsbereich. Du kümmerst dich um das Facility Management, einschließlich der Koordination von Reparaturen und Wartungen. Die Betreuung des Fuhrparks oder die Verwaltung von Firmenkarten kann ebenfalls zu deinen Aufgaben gehören. Du unterstützt im Bereich HR bei administrativen Aufgaben wie Urlaubsverwaltung oder Zeiterfassung. Die Erstellung von Statistiken und Reports für die Geschäftsleitung sowie das Archivierungsmanagement runden dein Tätigkeitsprofil ab.

Anforderungen:

Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein betriebswirtschaftliches Studium, alternativ über mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position. Sehr gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Excel und PowerPoint, sind erforderlich. Erfahrung mit ERP-Systemen oder Projektmanagement-Tools ist von Vorteil. Du bringst ausgezeichnete Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse mit. Deine Arbeitsweise ist selbstständig, strukturiert und lösungsorientiert. Du besitzt ein hohes Maß an Organisationstalent und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen. Diskretion und Loyalität im Umgang mit vertraulichen Informationen sind für dich selbstverständlich. Du verfügst über mehrjährige Berufserfahrung im Office Management oder in einer vergleichbaren Position.

Deine herausragenden Organisationsfähigkeiten und dein ausgeprägtes Koordinationstalent ermöglichen es dir, auch komplexe Abläufe zu strukturieren. Du arbeitest vorausschauend und erkennst frühzeitig Optimierungspotenziale. Deine Kommunikationsstärke auf allen Ebenen ermöglicht dir eine professionelle Zusammenarbeit mit Geschäftsführung, Mitarbeitern und externen Partnern. Du bist belastbar und behältst auch in stressigen Phasen einen kühlen Kopf. Deine Hands-on-Mentalität und deine pragmatische Herangehensweise zeichnen dich aus. Du verfügst über ein ausgeprägtes Qualitätsbewusstsein und arbeitest sehr sorgfältig. Deine Führungskompetenz und dein Durchsetzungsvermögen helfen dir bei der Koordination verschiedener Stakeholder. Du bist innovativ und offen für die Einführung neuer Tools und Prozesse.

Arbeitszeiten:

Vollzeit mit flexiblen Arbeitszeiten, Montag bis Freitag zwischen 08:00 und 18:00 Uhr. Kernarbeitszeit in der Regel 09:00 bis 15:00 Uhr. Nach Absprache sind auch Homeoffice-Tage möglich. Gelegentliche Überstunden bei besonderen Projekten oder Events können anfallen und werden durch Freizeitausgleich kompensiert.

Zusammenfassung:

Das Unternehmen bietet dir eine verantwortungsvolle Position mit viel Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum. Du erhältst eine attraktive Vergütung deutlich über dem Branchendurchschnitt und profitierst von flexiblen Arbeitszeiten mit Möglichkeit zum mobilen Arbeiten. Regelmäßige Fort- und Weiterbildungen zur fachlichen und persönlichen Entwicklung werden unterstützt. Du arbeitest mit modernster IT-Ausstattung und professionellen Tools. Ein motiviertes Team mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen erwartet dich. Zusätzliche Benefits wie betriebliche Altersvorsorge, Urlaubsgeld und Weihnachtsgeld sind üblich. Die Möglichkeit zur Teilnahme an Firmenevents und Teambuilding-Maßnahmen fördert den Zusammenhalt. Langfristige Perspektiven und Entwicklungsmöglichkeiten im Unternehmen sind gegeben.