Office Coordinator (m/w/d) für Görlitz – 19,50 € / Stunde – Vollzeit

Jobbeschreibung

In Görlitz erwartet dich eine Position als Office Coordinator in einer Medienagentur. Du bist die zentrale Koordinationsstelle im Büro und sorgst dafür, dass alle Abläufe reibungslos funktionieren. Das Arbeitsumfeld ist kreativ, dynamisch und modern. Du arbeitest mit Designern, Textern und Projektmanagern zusammen und bist in vielfältige Projekte eingebunden. Die Position bietet dir die Möglichkeit, in der spannenden Medienwelt tätig zu sein und organisatorisches Talent mit kreativem Umfeld zu verbinden. Die Arbeitsatmosphäre ist locker, innovativ und teamorientiert.

Branche: Medien & Kommunikation

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Office Coordinators (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Aufgaben umfassen die Koordination und Organisation aller Büroabläufe und administrativen Prozesse, die Verwaltung von Kundenprojekten und die Pflege von Projektdatenbanken, die Kommunikation mit Kunden bezüglich Terminen, Briefings und Feedbackschleifen, die Organisation von Kundenterminen, Präsentationen und Pitch-Meetings, die Koordination zwischen verschiedenen Abteilungen (Kreation, Text, Produktion), die Verwaltung von Budgets und die Erstellung von Kostenschätzungen für Projekte, die Rechnungsstellung und Nachverfolgung von Zahlungseingängen sowie die Organisation von Shootings, Drehs und Produktionen mit Dienstleistern. Du koordinierst auch die Nutzung von Kreativ-Ressourcen und Kapazitäten.

Weitere Aufgaben sind die Beschaffung von Requisiten, Equipment und Materialien für Produktionen, die Koordination von Freelancern, Models und Sprechern für Projekte, die Verwaltung von Lizenzen, Nutzungsrechten und Verträgen, die Unterstützung bei der Content-Planung und Social-Media-Redaktion, die Organisation von Agentur-Events, Networking-Veranstaltungen und Teamevents, die Pflege der Agentur-Website und des Portfolios, die Mithilfe beim New Business und der Erstellung von Agenturpräsentationen, die Koordination mit Druckereien, Studios und Post-Production-Dienstleistern sowie die Unterstützung beim Wissensmanagement und der Archivierung von Projekten. Du hilfst auch bei der Organisation von Awards und Wettbewerbseinreichungen.

Anforderungen:

Eine kaufmännische Ausbildung oder Ausbildung im Medienbereich ist von Vorteil. Auch Quereinsteiger mit Affinität zu Medien und Kreativität sind willkommen. Erfahrung in Agenturen, Medienunternehmen oder der Kreativbranche ist wünschenswert. Du hast sehr gute MS Office-Kenntnisse und idealerweise Grundkenntnisse in Projektmanagement-Tools. Gute Englischkenntnisse für internationale Projekte sind von Vorteil. Du bist organisiert, flexibel und behältst auch bei vielen parallelen Projekten den Überblick. Kreativität, Offenheit und Kommunikationsstärke zeichnen dich aus.

Du besitzt ausgeprägtes Organisationstalent und Koordinationsfähigkeit. Kommunikationsstärke im Umgang mit Kreativen, Kunden und Dienstleistern zeichnet dich aus. Du arbeitest strukturiert, behältst aber Flexibilität für kreative Prozesse. Multitasking-Fähigkeit und Stressresistenz bei engen Deadlines sind bei dir vorhanden. Du bist teamfähig und schaffst eine positive Arbeitsatmosphäre. Affinität zu Medien, Design und Trends gehört zu deinen Stärken. Du arbeitest lösungsorientiert und improvisierst bei Bedarf. Belastbarkeit in Projektphasen mit hohem Druck ist für dich selbstverständlich.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag, flexible Arbeitszeiten je nach Projektanforderungen, in der Regel zwischen 09:00 – 18:00 Uhr. In Projektphasen mit Deadlines können Überstunden anfallen, die ausgeglichen werden. Teilweise Homeoffice nach Absprache möglich.

Zusammenfassung:

Der Kunde bietet dir einen spannenden Arbeitsplatz in der Kreativbranche, ein junges, dynamisches Team mit flachen Hierarchien, abwechslungsreiche Projekte für verschiedene Kunden und Branchen, moderne Büroräume mit kreativer Atmosphäre, flexible Arbeitszeiten und Homeoffice-Möglichkeiten, regelmäßige Team-Events und gemeinsame Aktivitäten, kostenfreie Getränke, Snacks und manchmal gemeinsame Mittagessen, Weiterbildungsmöglichkeiten im Medienbereich sowie die Möglichkeit, eigene kreative Ideen einzubringen. CALUMA vermittelt dich als Office Coordinator nach Görlitz.