Office Assistentin (m/w/d) für Heilbronn – 20,00 € / Stunde – Vollzeit

Jobbeschreibung

Du wirst von CALUMA an ein dynamisches Unternehmen in Heilbronn vermittelt, das nach einer zuverlässigen Office Assistenz sucht. In dieser Position unterstützt du das Team bei allen administrativen und organisatorischen Aufgaben und bist wichtige Anlaufstelle für interne und externe Kontakte. Du arbeitest in einem professionellen Umfeld mit vielfältigen Aufgabenstellungen, die deinen Arbeitsalltag abwechslungsreich gestalten. Das Unternehmen legt Wert auf eine offene Kommunikationskultur und fördert eigenverantwortliches Arbeiten. Du hast die Chance, deine Fähigkeiten in einem wachsenden Unternehmen einzubringen und weiterzuentwickeln.

Branche: Dienstleistung & Service

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Bürofachkräfte (m/w/d)

Aufgaben:

Zu deinen Hauptaufgaben in Heilbronn zählt die eigenständige Bearbeitung des Schriftverkehrs sowie die professionelle Kommunikation am Telefon und per E-Mail. Du koordinierst Termine, planst Besprechungen und bereitest diese inhaltlich vor. Die Erstellung und Bearbeitung von Geschäftskorrespondenz, Angeboten und Präsentationen gehört zu deinem täglichen Aufgabenbereich. Du pflegst Kundendatenbanken und hältst Informationen stets aktuell. Die Organisation und Überwachung von Fristen und Wiedervorlagen liegt in deiner Verantwortung. Du erstellst Auswertungen und Reports für die Geschäftsleitung und bereitest Unterlagen für Meetings auf. Die Unterstützung bei der Rechnungsstellung und die Überwachung von Zahlungseingängen runden dein Aufgabenspektrum ab.

Du übernimmst die Betreuung des Empfangsbereichs während Stoßzeiten und vertrittst Kollegen bei Abwesenheit. Die Organisation von Geschäftsreisen inklusive Buchung von Transport und Unterkunft gehört zu deinen Nebenaufgaben. Du koordinierst externe Dienstleister wie Reinigungskräfte oder Techniker. Die Pflege der Büroräume und die Sicherstellung einer angenehmen Arbeitsatmosphäre liegen in deinem Interesse. Du unterstützt bei der Planung und Durchführung von Firmenevents und Kundenveranstaltungen in Heilbronn. Die Bestellung und Verwaltung von Bürobedarf sowie die Kontrolle von Lieferungen fallen ebenfalls in deinen Bereich. Du hilfst bei der Onboarding-Betreuung neuer Mitarbeiter.

Anforderungen:

Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation ist wünschenswert, motivierte Quereinsteiger mit Büroerfahrung sind herzlich willkommen. Du verfügst über sehr gute MS Office Kenntnisse, besonders in Word, Excel und PowerPoint. Erfahrung mit gängigen Bürosoftware-Lösungen und ERP-Systemen ist von Vorteil. Du bringst ausgezeichnete Deutschkenntnisse in Wort und Schrift mit, Englischkenntnisse sind ein Plus. Eine strukturierte, gewissenhafte Arbeitsweise und organisatorisches Geschick zeichnen dich aus. Du bist kommunikationsstark und gehst sicher mit Zahlen um. Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position ist wünschenswert, aber nicht zwingend erforderlich.

Deine ausgeprägte Kundenorientierung und dein professionelles Auftreten machen dich zur idealen Besetzung für diese Position in Heilbronn. Du bist kontaktfreudig und gehst offen auf Menschen zu. Deine Teamfähigkeit ermöglicht eine konstruktive Zusammenarbeit mit allen Abteilungen. Du arbeitest selbstständig und eigenverantwortlich, weißt aber auch, wann du Rücksprache halten solltest. Deine Belastbarkeit hilft dir, auch in arbeitsintensiven Phasen den Überblick zu behalten. Du bist diskret im Umgang mit sensiblen Informationen und wahrst Vertraulichkeit. Deine Flexibilität und Anpassungsfähigkeit schätzen Kollegen und Vorgesetzte gleichermaßen. Du zeigst Engagement und Einsatzbereitschaft über das normale Maß hinaus.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag, 08:30 – 17:30 Uhr, 40 Stunden/Woche, Gleitzeit innerhalb der Kernarbeitszeit von 09:00 – 15:00 Uhr möglich

Zusammenfassung:

Der Kunde bietet dir in Heilbronn einen abwechslungsreichen Arbeitsplatz mit verantwortungsvollen Aufgaben. Du erhältst eine attraktive Vergütung und pünktliche Gehaltszahlungen. Es erwartet dich ein modernes Arbeitsumfeld mit neuester Technik und ergonomischer Ausstattung. Das Unternehmen fördert deine berufliche Weiterentwicklung durch Schulungen und Fortbildungen. Du arbeitest in einem kollegialen Team mit flachen Hierarchien und offener Feedbackkultur. Flexible Arbeitszeiten ermöglichen eine gute Work-Life-Balance. Betriebliche Zusatzleistungen wie Zuschüsse zur Altersvorsorge oder Gesundheitsförderung sind möglich. Die Übernahmechance nach erfolgreicher Vermittlung durch CALUMA ist gegeben.