Office-Assistent (m/w/d) für Datteln – 16,50 € / Stunde – Teilzeit

Jobbeschreibung

Als Office-Assistent in Datteln unterstützt du die Verwaltung eines Bauunternehmens oder Architekturbüros. Du bist organisatorische Schnittstelle zwischen Büro, Baustellen und externen Partnern. Du arbeitest in Teilzeit mit 25 Stunden pro Woche in einem praxisnahen Umfeld. Die Arbeitsatmosphäre ist kollegial und von gegenseitiger Unterstützung geprägt. Du erhältst eine gründliche Einarbeitung in die branchenspezifischen Abläufe und Systeme. Die Position bietet dir spannende Einblicke in die Baubranche und vielfältige administrative Aufgaben. Deine Arbeit trägt direkt zum Projekterfolg bei, indem du für eine reibungslose Organisation sorgst. Die Teilzeitbeschäftigung ermöglicht dir eine gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben.

Branche: Bau & Architektur

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Verwaltungshilfen (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Hauptaufgabe ist die Verwaltung und Ablage von Projektunterlagen, Plänen und Baustellen-Dokumentationen. Du erfasst Baustellen-Tagesberichte, Stundenzettel und Material-Lieferscheine im System. Die Unterstützung bei der Erstellung von Aufmaßen und einfachen Abrechnungen gehört zu deinen Aufgaben. Du koordinierst Termine für Baubesprechungen, Abnahmen und Behördengänge. Die Bearbeitung von Anfragen von Nachunternehmern, Lieferanten und Kunden fällt in deinen Bereich. Du pflegst Projektdaten und Adressdatenbanken und stellst die Aktualität sicher. Die Unterstützung bei der Angebotserstellung durch Zusammenstellung von Unterlagen gehört zu deinen Tätigkeiten. Du kümmerst dich um die Korrespondenz mit Ämtern, Behörden und Versicherungen.

Neben deinen Hauptaufgaben übernimmst du die Bestellung von Büromaterial und Arbeitsmitteln für Baustellen. Du unterstützt bei der Verwaltung von Fahrzeugen, Maschinen und Werkzeugen durch Führung von Listen und Wartungsplänen. Die Organisation von Schulungen, Sicherheitsunterweisungen und Weiterbildungen kann zu deinen Aufgaben gehören. Du hilfst bei der Erstellung von Ausschreibungen und beim Einholen von Angeboten. Die Pflege von Versicherungsdokumenten, Zertifikaten und Nachweisen fällt in deinen Bereich. Du unterstützt bei der Vorbereitung von Präsentationen und Projektmappen für Kundengespräche. Die Koordination von Planlieferungen und die Verteilung an Projektbeteiligte gehört ebenfalls dazu. Zudem hilfst du bei der administrativen Abwicklung von Gewährleistungsfällen und Nachträgen.

Anforderungen:

Du verfügst über einen Hauptschulabschluss oder Realschulabschluss. Eine kaufmännische Ausbildung oder Erfahrung im Bauwesen ist von Vorteil, aber auch Quereinsteiger sind willkommen. Du bringst gute PC-Kenntnisse mit, insbesondere in Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook). Erste Erfahrungen mit Bausoftware oder AVA-Programmen sind hilfreich, aber nicht zwingend. Du besitzt gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift. Eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise zeichnet dich aus. Du bist mindestens 18 Jahre alt und arbeitest zuverlässig und verantwortungsbewusst. Interesse an der Baubranche und technisches Grundverständnis sind wünschenswert. Die Bereitschaft, dich in branchenspezifische Themen einzuarbeiten, ist wichtig.

Du verfügst über Organisationstalent und kannst mehrere Projekte und Termine parallel im Blick behalten. Deine Kommunikationsfähigkeit ermöglicht dir den Umgang mit Handwerkern, Planern und Kunden. Du bist teamfähig und arbeitest konstruktiv mit Bauleitung, Kalkulation und Ausführung zusammen. Deine Arbeitsweise ist strukturiert und du setzt Prioritäten richtig. Du zeichnest dich durch Zuverlässigkeit und Verbindlichkeit aus. Flexibilität ist wichtig, da in der Baubranche oft kurzfristige Änderungen auftreten. Du bist belastbar und behältst auch in stressigen Phasen den Überblick. Deine Auffassungsgabe ist gut, sodass du technische Zusammenhänge verstehst. Diskretion im Umgang mit Angeboten und Kalkulationen ist für dich selbstverständlich.

Arbeitszeiten:

Du arbeitest in Teilzeit mit 25 Stunden pro Woche, in der Regel von Montag bis Freitag. Die Arbeitszeiten können flexibel gestaltet werden, z.B. täglich 5 Stunden vormittags von 08:00 bis 13:00 Uhr oder an weniger Tagen mit längeren Schichten. Die genaue Einteilung erfolgt in Abstimmung mit dem Team und deinen Verfügbarkeiten. Eine Mittagspause ist je nach Arbeitszeitmodell eingeplant. Gelegentlich kann es erforderlich sein, bei dringenden Projekten flexibel zu sein. Gleitzeit ist teilweise möglich, abhängig vom Betrieb. Wochenendarbeit ist in der Regel nicht erforderlich.

Zusammenfassung:

Unser Vermittlungskunde in Datteln bietet dir einen interessanten Arbeitsplatz in der Baubranche. Du erhältst eine praxisnahe Einarbeitung durch erfahrene Kollegen. Das Team ist kollegial und unterstützt sich gegenseitig. Der Arbeitsplatz ist mit der notwendigen Technik ausgestattet. Die Teilzeitbeschäftigung ermöglicht dir eine gute Work-Life-Balance. Du erhältst Einblicke in spannende Bauprojekte und lernst die Abläufe der Branche kennen. Die Lage in Datteln ist gut erreichbar, Parkplätze sind vorhanden. Je nach Arbeitgeber können zusätzliche Leistungen wie Weihnachtsgeld oder Mitarbeiterevents angeboten werden. CALUMA als Personalvermittlungsagentur unterstützt dich professionell beim Bewerbungsprozess.