Office Assistant (m/w/d) für Würselen – 18,50 € / Stunde – Temporär

Jobbeschreibung

CALUMA vermittelt dich für einen temporären Einsatz an ein wachsendes Unternehmen in Würselen. Als Office Assistant unterstützt du das Team für einen befristeten Zeitraum, beispielsweise zur Urlaubsvertretung, bei Krankheitsausfällen oder in Projektphasen mit erhöhtem Arbeitsaufkommen. Du bekommst die Chance, wertvolle Berufserfahrung zu sammeln und dein Netzwerk zu erweitern. Der Einsatz bietet dir Flexibilität und die Möglichkeit, verschiedene Unternehmen und Branchen kennenzulernen. Du wirst schnell ins Team integriert und erhältst alle notwendigen Informationen für deine Arbeit. Die Einsatzdauer kann je nach Bedarf zwischen wenigen Wochen und mehreren Monaten liegen.

Branche: Handel & Dienstleistung

Jobarten: Temporär

Personalart: Büroassistenten (m/w/d)

Aufgaben:

Als Office Assistant übernimmst du vielfältige administrative Aufgaben, die den Büroalltag am Laufen halten. Du bearbeitest eingehende Telefonate, nimmst Nachrichten entgegen und leitest Anrufe an die richtigen Ansprechpartner weiter. Die Erstellung und Formatierung von Geschäftsbriefen, Angeboten und Präsentationen gehört zu deinen täglichen Aufgaben. Du pflegst Kundendatenbanken und aktualisierst Kontaktinformationen. Die Vorbereitung von Unterlagen für Meetings und Geschäftstermine fällt in deinen Aufgabenbereich. Du koordinierst interne Abläufe, beispielsweise die Abstimmung zwischen verschiedenen Abteilungen. Die Bearbeitung von E-Mail-Anfragen und die Weiterleitung an zuständige Kollegen gehören ebenso dazu wie die Unterstützung bei der Dokumentenverwaltung und -ablage.

Du kümmerst dich um die Beschaffung von Büromaterial und überwachst die Bestände. Bei Bedarf organisierst du Kurierdienste und koordinierst Versandaktionen. Die Pflege von Ablagen und die Archivierung wichtiger Dokumente nach vorgegebenen Systemen fallen ebenfalls in deinen Bereich. Du unterstützt bei der Dateneingabe und der Digitalisierung von Dokumenten. Die Vorbereitung von Räumlichkeiten für Besprechungen, inklusive technischer Ausstattung, kann zu deinen Nebenaufgaben gehören. Du hilfst bei der Erstellung von Berichten und statistischen Auswertungen. Bei Abwesenheit von Kollegen übernimmst du auch deren administrative Aufgaben. Die Betreuung des Posteingangs und -ausgangs sowie die Frankierung von Sendungen runden deine Nebenaufgaben ab.

Anforderungen:

Für diese Position benötigst du keine spezielle Ausbildung – auch als Hilfskraft bist du willkommen, wenn du motiviert und lernbereit bist. Grundkenntnisse in MS Office sind hilfreich, können aber auch während der Einarbeitung vertieft werden. Du solltest die deutsche Sprache sicher beherrschen, um telefonisch und schriftlich kommunizieren zu können. Flexibilität ist wichtig, da temporäre Einsätze unterschiedliche Anforderungen mit sich bringen können. Du solltest dich schnell in neue Situationen und Teams einfinden können. Eine selbstständige und gewissenhafte Arbeitsweise wird vorausgesetzt. Du bist zuverlässig und kannst dich auf die vereinbarten Einsatzzeiten verbindlich festlegen. Diskretion im Umgang mit Unternehmensinformationen ist selbstverständlich.

Deine Anpassungsfähigkeit hilft dir, dich rasch in neue Arbeitsumgebungen einzufinden. Du bist kontaktfreudig und gehst offen auf neue Kollegen zu. Deine Lernbereitschaft ermöglicht es dir, dich schnell in neue Aufgaben und Systeme einzuarbeiten. Du arbeitest strukturiert und kannst auch unter Zeitdruck konzentriert arbeiten. Deine Serviceorientierung zeigt sich in deiner hilfsbereiten Art gegenüber Kollegen und Kunden. Du bist belastbar und lässt dich von wechselnden Anforderungen nicht aus der Ruhe bringen. Teamfähigkeit ist für dich selbstverständlich – du arbeitest kooperativ mit allen Beteiligten zusammen. Deine positive Einstellung und dein Engagement machen dich zu einer wertvollen Unterstützung im Team. Du bist pünktlich und hältst vereinbarte Termine zuverlässig ein.

Arbeitszeiten:

Die Arbeitszeiten richten sich nach dem Bedarf des jeweiligen Unternehmens. In der Regel arbeitest du Vollzeit von Montag bis Freitag, üblicherweise zwischen 08:00 und 17:00 Uhr oder 09:00 und 18:00 Uhr. Auch Teilzeitmodelle sind je nach Einsatz möglich. Die genauen Arbeitszeiten werden vor Einsatzbeginn mit dir abgestimmt. Flexibilität bei den Arbeitszeiten kann von Vorteil sein, ist aber keine zwingende Voraussetzung. Die Einsatzdauer variiert je nach Bedarf zwischen 2 Wochen und 6 Monaten, mit Möglichkeit zur Verlängerung.

Zusammenfassung:

Du erhältst eine kompakte Einarbeitung, die auf die wichtigsten Aufgaben fokussiert ist. Das Team nimmt dich freundlich auf und steht dir bei Fragen zur Seite. Du sammelst wertvolle Berufserfahrung, die du für zukünftige Bewerbungen nutzen kannst. Die temporäre Tätigkeit ermöglicht es dir, verschiedene Unternehmen und Arbeitsweisen kennenzulernen. Du erhältst eine pünktliche und faire Bezahlung für deine Arbeit. Bei guter Leistung besteht oft die Möglichkeit auf Verlängerung des Einsatzes oder sogar Übernahme. Du erweiterst dein berufliches Netzwerk und knüpfst neue Kontakte. Die Arbeitskleidung, wenn erforderlich, wird vom Unternehmen gestellt. Du arbeitest mit aktueller Bürotechnik und Software.