Office Assistant (m/w/d) für Düsseldorf – 21,00 € / Stunde – Vollzeit

Jobbeschreibung

In der Landeshauptstadt Düsseldorf vermitteln wir dich als Office Assistant an ein innovatives Unternehmen aus dem Dienstleistungssektor. Du übernimmst eine zentrale Rolle im Büroalltag und sorgst dafür, dass administrative Prozesse effizient ablaufen. Das moderne Arbeitsumfeld in zentraler Lage bietet dir hervorragende Entwicklungsmöglichkeiten. CALUMA vermittelt dich in eine Vollzeitposition mit langfristiger Perspektive. Du arbeitest in einem internationalen Umfeld, was die Position besonders interessant macht. Das Team ist multikulturell und die Arbeitsatmosphäre ist offen und wertschätzend.

Branche: Dienstleistung & Consulting

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Office Assistants (m/w/d)

Aufgaben:

Als Office Assistant kümmerst dich um die gesamte Büroorganisation und administrative Koordination. Du managst Terminkalender von Führungskräften und koordinierst interne sowie externe Meetings. Die Bearbeitung der täglichen Korrespondenz in deutscher und idealerweise auch englischer Sprache gehört zu deinem Aufgabenbereich. Du erstellst professionelle Präsentationen, Reports und Geschäftsunterlagen. Die Organisation von Geschäftsreisen inklusive Buchung von Flügen, Hotels und Mietwagen liegt in deiner Verantwortung. Du bearbeitest Reisekostenabrechnungen und stellst die ordnungsgemäße Dokumentation sicher. Die Verwaltung von Verträgen, die Überwachung von Fristen und die Nachverfolgung von Wiedervorlagen sind weitere wichtige Aufgaben.

Darüber hinaus fungierst du als erste Ansprechperson für interne und externe Anfragen. Du koordinierst die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Standorten. Die Organisation und Durchführung von Firmenveranstaltungen, Workshops und Konferenzen gehört ebenfalls zu deinem Tätigkeitsfeld. Du unterstützt bei der Vorbereitung von Vertragsunterlagen und hältst Rücksprache mit Rechts- und Finanzabteilungen. Die Pflege von Datenbanken und CRM-Systemen sowie die Erstellung von Auswertungen und Statistiken können anfallen. Du übernimmst auch das Onboarding neuer Mitarbeiter im administrativen Bereich und stellst sicher, dass diese alle notwendigen Informationen und Arbeitsmittel erhalten.

Anforderungen:

Für die Position als Office Assistant sind sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift erforderlich. Englischkenntnisse sind von großem Vorteil und in der täglichen Arbeit hilfreich. Du verfügst über fundierte Kenntnisse in MS Office, insbesondere Word, Excel, PowerPoint und Outlook. Erfahrung mit Datenbanksystemen oder CRM-Software ist wünschenswert, aber keine Voraussetzung. Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation ist von Vorteil, jedoch keine Bedingung – auch motivierte Quereinsteiger mit entsprechenden Fähigkeiten sind willkommen. Du zeichnest dich durch eine strukturierte und proaktive Arbeitsweise aus. Vertraulichkeit und Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen sind selbstverständlich.

Du besitzt exzellente organisatorische Fähigkeiten und kannst auch komplexe Abläufe koordinieren. Deine Kommunikationsstärke ermöglicht es dir, auf verschiedenen Ebenen professionell zu agieren. Du arbeitest lösungsorientiert und findest auch in herausfordernden Situationen pragmatische Wege. Multitasking fällt dir leicht und du behältst auch bei hohem Arbeitsaufkommen den Überblick. Du bist dienstleistungsorientiert und begegnest allen Gesprächspartnern mit Professionalität und Höflichkeit. Deine Eigeninitiative und dein Verantwortungsbewusstsein zeichnen dich aus. Du bist anpassungsfähig und kannst dich schnell auf neue Anforderungen und Veränderungen einstellen.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag von 08:30 bis 17:30 Uhr mit flexiblen Kernarbeitszeiten. Gleitzeit mit Zeiterfassungssystem ermöglicht eine gute Work-Life-Balance. Homeoffice nach Absprache und Einarbeitung möglich (1-2 Tage pro Woche).

Zusammenfassung:

Unser Kunde bietet dir eine attraktive Vergütung von 21,00 € pro Stunde bei einer Vollzeitanstellung. Du arbeitest in modernen, repräsentativen Büroräumen in zentraler Lage von Düsseldorf mit sehr guter Verkehrsanbindung. Das Unternehmen fördert die berufliche Weiterentwicklung durch Schulungen und Trainings. Es herrscht eine offene Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen. Teamevents und gemeinsame Aktivitäten stärken den Zusammenhalt. Betriebliche Zusatzleistungen wie Zuschüsse zum Jobticket oder Gesundheitsförderung sind möglich. CALUMA begleitet dich professionell durch den Bewerbungsprozess und bereitet dich optimal auf Gespräche vor.