Office Assistant (m/w/d) für Baden-Baden – 18,50 € / Stunde – Vollzeit

Jobbeschreibung

Du unterstützt als Office Assistant ein elegantes Unternehmen in der Kurstadt Baden-Baden. Diese Position bietet dir einen abwechslungsreichen Arbeitsalltag mit vielfältigen Aufgaben im Office Management. Du arbeitest in einem anspruchsvollen Umfeld mit internationalem Flair. Das Unternehmen legt Wert auf Professionalität und Servicequalität. Als organisatorisches Rückgrat sorgst du für effiziente Abläufe im Büroalltag. Du erhältst einen unbefristeten Vertrag mit attraktiver Vergütung direkt beim Kunden. Das Team ist international und aufgeschlossen. Die zentrale Lage in Baden-Baden bietet hervorragende Erreichbarkeit und ein angenehmes Arbeitsumfeld.

Branche: Verwaltung & Office Management

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Verwaltungshilfe

Aufgaben:

Du organisierst und koordinierst den gesamten Büroalltag und sorgst für reibungslose Abläufe. Die Betreuung des Telefonservice und die professionelle Bearbeitung von Anfragen liegt in deiner Verantwortung. Du verwaltest Termine, Meetings und Besprechungsräume effizient. Die Reiseplanung und -buchung für Mitarbeiter und Geschäftsführung übernimmst du. Du erstellst Präsentationen, Berichte und Geschäftsdokumente in hoher Qualität. Die Korrespondenz in Deutsch und idealerweise Englisch wickelst du ab. Du kümmerst dich um das Besuchermanagement und empfängst Gäste repräsentativ. Die Organisation von Veranstaltungen, Meetings und Geschäftsessen gehört zu deinen Aufgaben.

Du verwaltest Verträge, überwachst Laufzeiten und kümmerst dich um Verlängerungen. Die Bestellung und Verwaltung von Büromaterial, Technik und Dienstleistungen liegt in deiner Hand. Du unterstützt bei der Rechnungsprüfung und leitest diese an die Buchhaltung weiter. Die Pflege von Datenbanken, Listen und Kontaktverzeichnissen führst du durch. Du koordinierst Servicedienstleister wie IT-Support, Reinigung oder Facility Management. Die Unterstützung bei HR-administrativen Aufgaben wie Urlaubsverwaltung ist möglich. Du hilfst bei der Organisation von Firmenevents und Teambuilding-Maßnahmen. Die Betreuung von digitalen Ablagesystemen und Cloud-Lösungen kann anfallen.

Anforderungen:

Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation. Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management oder als Assistenz ist wünschenswert. Sehr gute MS Office Kenntnisse, besonders in Word, Excel, PowerPoint und Outlook, sind erforderlich. Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau und gute Englischkenntnisse bringst du mit. Du hast ein sicheres und professionelles Auftreten. Organisationstalent und die Fähigkeit zum Multitasking zeichnen dich aus. Du arbeitest selbstständig, strukturiert und proaktiv. Serviceorientierung und Diskretion sind für dich selbstverständlich. Du bist belastbar und behältst auch in hektischen Situationen einen kühlen Kopf.

Du überzeugst durch exzellente Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift. Ein hohes Maß an Professionalität und Repräsentationsfähigkeit zeichnet dich aus. Du denkst unternehmerisch mit und erkennst Optimierungspotenziale. Deine Arbeitsweise ist geprägt von Eigeninitiative und Lösungsorientierung. Du bist flexibel und kannst dich schnell auf neue Situationen einstellen. Teamgeist und kollegiale Zusammenarbeit sind dir wichtig. Du zeigst Verantwortungsbewusstsein und Verlässlichkeit. Technisches Verständnis und Affinität zu digitalen Tools besitzt du. Du arbeitest diskret mit vertraulichen Informationen und Dokumenten.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag, 08:30 – 17:30 Uhr mit flexiblen Pausenregelungen. Vollzeit mit 40 Wochenstunden. Gleitzeitmöglichkeiten nach Absprache. Gelegentliche Flexibilität bei wichtigen Terminen erwünscht.

Zusammenfassung:

Der Arbeitgeber, an den CALUMA dich als Personalvermittlung vermittelt, bietet dir ein attraktives Gehalt von 18,50 Euro pro Stunde. Du erhältst einen unbefristeten Arbeitsvertrag direkt beim Unternehmen. Ein modernes Arbeitsumfeld in repräsentativen Büroräumen erwartet dich. Hochwertige technische Ausstattung und moderne Kommunikationsmittel werden gestellt. Eine umfassende Einarbeitung mit persönlichem Mentor ist garantiert. Das Unternehmen fördert Weiterbildungen und Sprachkurse. Flexible Arbeitszeiten durch Gleitzeitregelungen sind möglich. Du profitierst von einem internationalen und weltoffenen Arbeitsumfeld. Mitarbeiterveranstaltungen und Teamevents fördern den Zusammenhalt. Die zentrale Lage in Baden-Baden bietet ausgezeichnete Infrastruktur und Erreichbarkeit.