Office Administrator (m/w/d) für Wangen – 19,50 € / Stunde – Vollzeit

Jobbeschreibung

Als Office Administrator (m/w/d) in Wangen im Allgäu unterstützt du unseren Kunden aus dem Maschinenbau bei der Administration und Organisation des gesamten Bürobereichs. Du arbeitest in einem traditionellen Industrieunternehmen mit internationaler Ausrichtung. Die Position bietet dir vielseitige Aufgaben zwischen klassischer Verwaltung und modernem Office Management. Du bist zentrale Anlaufstelle für organisatorische Belange und sorgst für effiziente Büroabläufe. Die Stelle erfordert Organisationstalent und technisches Interesse.

Branche: Maschinenbau

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Büroassistenten (m/w/d)

Aufgaben:

In Wangen im Allgäu administrierst du die Büroinfrastruktur und organisierst den Büroalltag. Du koordinierst Termine, Meetings und Geschäftsreisen, kümmerst dich um das Facility Management und die Raumverwaltung und verwaltest Zugänge, Berechtigungen und IT-Equipment. Die Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial, Arbeitsmitteln und Verbrauchsmaterialien gehört zu deinen Aufgaben. Du unterstützt bei der Organisation von Firmenevents und Betriebsfeiern, koordinierst externe Dienstleister wie Reinigung, Catering oder Wartung und kümmerst dich um die Postbearbeitung und den Paketversand. Die Verwaltung von Verträgen für Bürodienstleistungen, die allgemeine Büroorganisation sowie die Unterstützung aller Abteilungen bei administrativen Aufgaben runden dein Tätigkeitsfeld ab.

Zusätzlich übernimmst du die Betreuung des Empfangs und von Besuchern. Du unterstützt bei der Onboarding-Organisation neuer Mitarbeiter, hilfst bei der Digitalisierung und Optimierung von Büroprozessen und assistierst bei der Organisation von Schulungen und Meetings. Die Koordination zwischen verschiedenen Standorten oder Abteilungen fällt in deinen Bereich. Du kümmerst dich um das Fuhrparkmanagement aus administrativer Sicht, hilfst bei der Erstellung von Reports und Übersichten und unterstützt bei der Umsetzung von Arbeitssicherheits- und Umweltrichtlinien. Die flexible Unterstützung bei allen Office-Management-Aufgaben in Wangen im Allgäu gehört ebenfalls dazu.

Anforderungen:

Eine kaufmännische Ausbildung oder eine Ausbildung im Büromanagement ist wünschenswert, jedoch sind auch Quereinsteiger mit umfassender Büroerfahrung willkommen. Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management oder in vergleichbarer Position ist von Vorteil. Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse, Englischkenntnisse sind ein Plus. Eine selbstständige, proaktive und lösungsorientierte Arbeitsweise zeichnet dich aus. Du bist kommunikationsstark, serviceorientiert und hast ein professionelles Auftreten. Organisationstalent, Multitasking-Fähigkeit und ein Gespür für Prioritäten sind wichtig. Du bist teamfähig, flexibel und technisch versiert.

Du besitzt exzellente MS Office-Kenntnisse und bist sicher im Umgang mit digitalen Tools und Systemen. Idealerweise hast du Erfahrung mit Facility-Management-Software oder Buchungssystemen. Deine Kommunikationsfähigkeiten sind hervorragend, du kannst professionell mit allen Hierarchieebenen umgehen. Du bist hochgradig organisiert, kannst mehrere Aufgaben parallel koordinieren und Prioritäten setzen. Dein Problemlösungsvermögen hilft dir, eigenständig Lösungen zu finden. Du bist serviceorientiert, hast eine Hands-on-Mentalität und packst gerne mit an. Deine Diskretion und Zuverlässigkeit sind absolut gegeben. Technisches Verständnis und Affinität zum Maschinenbau sind von Vorteil.

Arbeitszeiten:

Die Vollzeitstelle umfasst 40 Stunden pro Woche. Die Arbeitszeiten sind in der Regel Montag bis Freitag von 08:00 bis 17:00 Uhr. Flexibilität bei den Arbeitszeiten ist erforderlich, um auf verschiedene Anforderungen reagieren zu können. Gelegentlich können frühe oder späte Termine für Veranstaltungen oder Dienstleisterkoordination anfallen. Gleitzeit innerhalb der Kernarbeitszeit ist nach Absprache möglich. Die Position ist überwiegend als Präsenzstelle in Wangen im Allgäu konzipiert.

Zusammenfassung:

Unser Kunde bietet dir ein attraktives Gehalt von 19,50 € pro Stunde in einem etablierten Maschinenbauunternehmen. Du erhältst einen unbefristeten Arbeitsvertrag mit langfristiger Perspektive. Eine gründliche Einarbeitung in alle Bereiche und Systeme wird gewährleistet. Regelmäßige Weiterbildungen im Office Management werden angeboten. Du arbeitest eigenverantwortlich mit großem Gestaltungsspielraum. Das Büro ist modern ausgestattet mit neuester Technik. Ein kollegiales Arbeitsumfeld mit wertschätzender Unternehmenskultur erwartet dich. Es gibt betriebliche Sozialleistungen und Benefits. Die Lage in Wangen im Allgäu bietet hohe Lebensqualität. CALUMA vermittelt dich professionell in diese verantwortungsvolle Position und steht dir während des gesamten Prozesses zur Seite.