Empfangskraft mit Verwaltung (m/w/d) für Ahrensburg – 17,50 € / Stunde – Vollzeit

Jobbeschreibung

Für Ahrensburg suchen wir freundliche und organisierte Empfangskräfte, die zusätzlich administrative Aufgaben übernehmen. Du bist das Aushängeschild des Unternehmens und erste Anlaufstelle für Besucher und Anrufer. Gleichzeitig unterstützt du das Team bei verschiedenen Verwaltungstätigkeiten. CALUMA vermittelt dich an renommierte Unternehmen in Ahrensburg, die Wert auf professionellen Empfang und effiziente Verwaltung legen.

Branche: Verwaltung & Empfang

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Verwaltungshilfen (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Hauptaufgaben umfassen den freundlichen Empfang von Besuchern und Gästen sowie deren Anmeldung und Betreuung. Du beantwortest und vermittelst Telefonanrufe und bearbeitest E-Mail-Anfragen. Die Verwaltung des Terminkalenders und die Koordination von Besprechungsräumen gehören zu deinen Tätigkeiten. Du kümmerst dich um die Postbearbeitung und die Weiterleitung an die zuständigen Abteilungen. Die Pflege von Besucherlisten und Zugangssystemen fällt in deinen Bereich. Du unterstützt bei der Erstellung von Dokumenten und der Datenpflege. Außerdem koordinierst du Kurier- und Lieferdienste.

Nebenaufgaben beinhalten die Organisation der Bewirtung bei Meetings und Veranstaltungen. Du kümmerst dich um die Bestellung und Verwaltung von Büromaterial. Die Pflege der Empfangszone und der Gemeinschaftsbereiche liegt in deiner Verantwortung. Bei Bedarf unterstützt du bei der Reiseplanung für Mitarbeiter. Du hilfst bei der Organisation von Firmeneevents. Die Koordination mit Gebäudemanagement und externen Dienstleistern kann anfallen. Bei Abwesenheit von Kollegen springst du in anderen Verwaltungsbereichen ein.

Anforderungen:

Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation im Servicebereich. Berufserfahrung im Empfang oder in der Verwaltung ist von Vorteil. Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse sind erforderlich. Du beherrschst MS Office und bist sicher im Umgang mit Telefon- und EDV-Systemen. Ein gepflegtes, professionelles Erscheinungsbild ist wichtig. Du bist kommunikativ, freundlich und serviceorientiert. Flexibilität und Belastbarkeit auch in stressigen Situationen setzen wir voraus.

Deine Kommunikationsfähigkeiten sind ausgezeichnet und du gehst souverän mit verschiedenen Personengruppen um. Du bist organisiert und behältst auch bei vielen parallelen Aufgaben den Überblick. Deine Arbeitsweise ist selbstständig und strukturiert. Du bist teamfähig und unterstützt Kollegen gerne. Diskretion und Verschwiegenheit sind für dich selbstverständlich. Du strahlst Freundlichkeit und Professionalität aus und repräsentierst das Unternehmen würdig.

Arbeitszeiten:

Die Arbeitszeit ist Vollzeit mit 40 Wochenstunden, Montag bis Freitag. Die Arbeitszeiten orientieren sich an den Öffnungszeiten des Unternehmens, in der Regel von 08:00 bis 17:00 Uhr. Randzeiten oder flexible Arbeitszeitmodelle sind nach Absprache möglich. Eine Mittagspause von 30-60 Minuten ist vorgesehen, die im Wechsel mit Kollegen genommen wird.

Zusammenfassung:

Unser Kundenunternehmen bietet dir eine attraktive Vergütung von 17,50 Euro pro Stunde. Du arbeitest in einem repräsentativen Empfangsbereich mit moderner Ausstattung. Eine umfassende Einarbeitung in alle Systeme und Abläufe ist gewährleistet. Du bist Teil eines professionellen Teams und arbeitest in einem wertschätzenden Umfeld. Alle notwendigen Arbeitsmittel werden vom Unternehmen gestellt. CALUMA begleitet dich professionell durch den Vermittlungsprozess und steht dir auch danach als Ansprechpartner zur Verfügung.