Empfangsassistenz (m/w/d) für Gießen – 17,50 € / Stunde – Teilzeit

Jobbeschreibung

Als Empfangsassistenz in Gießen bist du das Aushängeschild des Unternehmens. Du empfängst Besucher, betreust Gäste und übernimmst administrative Aufgaben. Die Position kombiniert Empfangstätigkeiten mit Büroorganisation. Du arbeitest in einem repräsentativen Empfangsbereich mit moderner Ausstattung. Eine umfassende Einarbeitung in alle Aufgabenbereiche erfolgt. Deine freundliche Art prägt den ersten Eindruck des Unternehmens.

Branche: Verwaltung & Büro

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Verwaltungshilfen (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Hauptaufgabe ist der professionelle Empfang von Besuchern, Kunden und Geschäftspartnern. Du meldest Besucher an und informierst die entsprechenden Ansprechpartner. Die Annahme und Weiterleitung von Telefonaten gehört zu deinem Aufgabenbereich. Du bearbeitest die eingehende Post und verteilst diese an die Abteilungen. Die Verwaltung von Konferenzräumen und deren Buchung fällt in deinen Verantwortungsbereich. Du bereitest Besprechungsräume vor und sorgst für Bewirtung. Die Ausgabe von Besucherausweisen und Zugangsberechtigungen gehört ebenfalls dazu. Du koordinierst Kurier- und Paketdienste und nimmst Lieferungen entgegen.

Als Nebenaufgaben übernimmst du allgemeine administrative Tätigkeiten wie Datenpflege und Ablage. Du unterstützt bei der Organisation von Terminen und Meetings. Die Bestellung und Verwaltung von Büromaterial und Getränken kann zu deinen Aufgaben gehören. Du hilfst bei der Erstellung einfacher Dokumente und Listen. Die Pflege des Empfangsbereichs und Sicherstellung der Ordnung fällt in deinen Bereich. Du unterstützt bei der Koordination von Wartungsdiensten und Handwerkern. Die Bearbeitung von E-Mail-Anfragen kann ebenfalls anfallen. Einfache Schreibarbeiten und Dateneingaben runden dein Aufgabengebiet ab.

Anforderungen:

Du benötigst einen Schulabschluss und ein sehr gepflegtes, professionelles Auftreten. Erfahrung im Empfangsbereich oder Kundenservice ist von Vorteil. Sehr gute Deutschkenntnisse und idealerweise Englischkenntnisse sind erforderlich. Du bist kommunikativ, freundlich und serviceorientiert. Sicherer Umgang mit Telefon, PC und Office-Anwendungen wird erwartet. Du bleibst auch in stressigen Situationen ruhig und professionell. Organisationstalent hilft dir, verschiedene Aufgaben parallel zu bearbeiten. Zuverlässigkeit und Pünktlichkeit sind für diese Position sehr wichtig. Diskretion im Umgang mit Besuchern und Informationen ist selbstverständlich.

Du verfügst über exzellente Kommunikationsfähigkeiten und einen freundlichen Umgangston. Deine Serviceorientierung sorgt dafür, dass sich jeder Besucher willkommen fühlt. Du hast eine repräsentative Ausstrahlung und ein gepflegtes Erscheinungsbild. Organisatorische Fähigkeiten helfen dir, den Empfangsbereich effizient zu verwalten. Du kannst mehrere Aufgaben gleichzeitig bearbeiten und behältst den Überblick. Freundlichkeit und Höflichkeit zeichnen dich auch in hektischen Momenten aus. Du bist flexibel und kannst dich auf unterschiedliche Situationen einstellen. Teamfähigkeit ermöglicht gute Zusammenarbeit mit allen Abteilungen. Deine Zuverlässigkeit macht dich zur wichtigen Schnittstelle im Unternehmen. Belastbarkeit hilft dir bei hohem Besucheraufkommen.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag, 08:00 – 13:00 Uhr, 25 Stunden/Woche

Zusammenfassung:

Dir wird eine gründliche Einarbeitung in alle Empfangs- und Büroabläufe geboten. Du erhältst einen Teilzeitarbeitsvertrag beim Kundenunternehmen mit planbaren Zeiten. Ein moderner, repräsentativer Empfangsarbeitsplatz steht zur Verfügung. Du arbeitest in einem professionellen, wertschätzenden Umfeld. Die Arbeitszeiten ermöglichen eine gute Work-Life-Balance. Ein freundliches Team unterstützt dich bei allen Fragen. Weiterbildungsmöglichkeiten im Bereich Empfang und Kommunikation werden angeboten. Sozialversicherungspflichtige Beschäftigung mit allen gesetzlichen Leistungen. Die Vergütung erfolgt pünktlich und fair. Eine langfristige Perspektive mit Entwicklungsmöglichkeiten ist gegeben.