Eingangsverwaltung Mitarbeiter (m/w/d) für Minden – 17,00 € / Stunde – Vollzeit

Jobbeschreibung

Du bist die erste Stelle für alle eingehenden Dokumente und Anfragen in Minden. Als Verwaltungshilfe in der Eingangsverwaltung sorgst du für die korrekte Erfassung, Prüfung und Weiterleitung aller Eingänge. CALUMA vermittelt dich an Unternehmen oder Behörden, die professionelle Unterstützung für die Bearbeitung ihrer Eingänge benötigen. Du arbeitest gewissenhaft und stellst sicher, dass nichts übersehen wird. Diese Position bietet dir eine wichtige Schnittstellenfunktion mit vielfältigen Kontakten.

Branche: Verwaltung & Büro

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Verwaltungshilfen (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Hauptaufgabe ist die Bearbeitung aller eingehenden Post, E-Mails und Dokumente. Du öffnest und sichtest die eingehende Post, stempelst sie mit Eingangsdatum und prüfst auf Vollständigkeit. Die Erfassung der Eingänge in das Dokumentenmanagementsystem oder die Eingangsregistratur gehört zu deinem Tagesgeschäft. Du vergibst Geschäftszeichen oder Vorgangsnummern nach den geltenden Richtlinien. Die Weiterleitung der Eingänge an die zuständigen Sachbearbeiter oder Abteilungen fällt in deinen Verantwortungsbereich. Du bearbeitest digitale Eingänge per E-Mail und leitest sie entsprechend weiter. Die Identifikation dringender oder prioritärer Eingänge und deren bevorzugte Behandlung ist ebenfalls deine Aufgabe. Du dokumentierst den Bearbeitungsstand und Weiterleitungen.

Zusätzlich bearbeitest du unvollständige Eingänge und forderst fehlende Unterlagen nach. Du führst eine Wiedervorlage für Eingänge, die eine Nachverfolgung erfordern. Die Beantwortung einfacher Standardanfragen oder deren Weiterleitung an die richtige Stelle gehört zu deinen weiteren Aufgaben. Du unterstützt bei der Digitalisierung von Papiereingängen. Auch die Kommunikation mit Absendern bei Rückfragen zu ihren Eingängen fällt in deinen Bereich. Du erstellst Statistiken über Eingangsmengen und Bearbeitungszeiten. Bei Bedarf unterstützt du bei der Optimierung von Eingangsprozessen.

Anforderungen:

Du verfügst über einen Schulabschluss und idealerweise erste Erfahrung in der Verwaltung oder Sachbearbeitung. Gute PC-Kenntnisse und Erfahrung mit Dokumentenmanagementsystemen sind von Vorteil. Du arbeitest sehr gewissenhaft, genau und zuverlässig. Eine hohe Konzentrationsfähigkeit ist wichtig, um keine Eingänge zu übersehen. Du bist organisiert und kannst Prioritäten setzen. Gute Deutschkenntnisse für das Verständnis von Schriftstücken sind erforderlich. Kommunikationsfähigkeit für den Umgang mit Absendern ist wichtig. Diskretion und Verschwiegenheit sind aufgrund sensibler Eingänge unerlässlich.

Deine Gewissenhaftigkeit stellt sicher, dass alle Eingänge ordnungsgemäß bearbeitet werden. Du bist aufmerksam und erkennst, welche Eingänge prioritär behandelt werden müssen. Deine Organisationsfähigkeit hilft dir, auch bei hohem Eingangsaufkommen den Überblick zu behalten. Du arbeitest strukturiert und systematisch in deiner Bearbeitung. Deine Zuverlässigkeit ist wichtig, da nachfolgende Prozesse auf deine Arbeit aufbauen. Du bist serviceorientiert bei der Bearbeitung von Rückfragen. Deine Belastbarkeit zeigt sich auch bei Spitzenzeiten mit vielen Eingängen. Diskretion im Umgang mit vertraulichen Dokumenten ist für dich selbstverständlich.

Arbeitszeiten:

Vollzeit mit 39 – 40 Wochenstunden, Montag bis Freitag. Arbeitszeiten in der Regel zwischen 07:30 und 16:30 Uhr, früher Arbeitsbeginn wichtig für die Postbearbeitung. Eventuell flexible Gestaltung nach Absprache.

Zusammenfassung:

Der Kunde bietet dir eine strukturierte Einarbeitung in die Eingangsprozesse und verwendeten Systeme. Du erhältst alle notwendigen Arbeitsmittel und Zugang zu den relevanten Systemen. Die Arbeitsatmosphäre ist professionell und du arbeitest in einem wichtigen Bereich der Verwaltung. Du sammelst wertvolle Erfahrungen in der strukturierten Dokumentenbearbeitung. Die Position bietet dir Einblicke in verschiedene Unternehmensbereiche durch die Vielfalt der Eingänge. Bei guter Leistung bestehen oft Entwicklungsmöglichkeiten in der Verwaltung. Geregelte Arbeitszeiten sorgen für gute Planbarkeit.