Dokumentenmanagement als Verwaltungshilfe (m/w/d) für Frankenthal – 18,50 € / Stunde – Vollzeit

Jobbeschreibung

Du übernimmst die professionelle Verwaltung und Organisation von Dokumenten und Unterlagen. In Frankenthal sorgst du für ein funktionierendes Dokumentenmanagementsystem und stellst die Verfügbarkeit wichtiger Informationen sicher. Als Verwaltungshilfe bist du verantwortlich für die ordnungsgemäße Erfassung, Speicherung und Bereitstellung von Dokumenten. CALUMA vermittelt dich an ein Unternehmen mit umfangreichem Dokumentenbestand.

Branche: Verwaltung & Dokumentenwesen

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Verwaltungshilfen (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Hauptaufgaben umfassen die Erfassung und Indexierung von Dokumenten im DMS, die Digitalisierung von Papierdokumenten mittels Scanner, die Qualitätskontrolle digitalisierter Unterlagen, die Vergabe von Metadaten und Schlagworten, die Strukturierung von Dokumentenablagen, die Verwaltung von Zugriffsrechten, die Bereitstellung angeforderter Dokumente, die Archivierung nach festgelegten Regeln, die Versionierung von Dokumenten sowie die Unterstützung der Mitarbeiter bei der Dokumentensuche in Frankenthal.

Deine Nebenaufgaben beinhalten die Pflege der Dokumentenstruktur, die Erstellung von Dokumentationsleitfäden, die Schulung neuer Mitarbeiter im DMS, die Durchführung von Datenbereinigungen, die Optimierung von Ablagestrukturen, die Koordination mit IT bei technischen Problemen, die Erstellung von Statistiken über Dokumentenbestände, die Unterstützung bei Audits sowie die allgemeine administrative Unterstützung im Dokumentenwesen.

Anforderungen:

Du hast idealerweise Erfahrung mit Dokumentenmanagementsystemen (z.B. DocuWare, SharePoint). Du arbeitest sehr strukturiert und systematisch. EDV-Kenntnisse, insbesondere im Umgang mit Datenbanken, sind vorhanden. Du verstehst die Bedeutung von Metadaten und Verschlagwortung. Du arbeitest präzise und sorgfältig. Kenntnisse im Datenschutz sind wünschenswert. Du bist lernbereit für neue Systeme und Technologien. Deutschkenntnisse sind erforderlich.

Du zeichnest dich durch eine sehr strukturierte und methodische Denkweise aus. Deine Genauigkeit bei der Dokumentenerfassung ist vorbildlich. Du arbeitest selbstständig und eigenverantwortlich. Du bist technisch versiert und arbeitest gerne mit digitalen Systemen. Deine Zuverlässigkeit ist essentiell für die Dokumentenverwaltung. Du bist geduldig und hilfsbereit im Umgang mit Kollegen. Du arbeitest diskret mit vertraulichen Unterlagen.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag, 08:00 – 17:00 Uhr mit 1 Stunde Pause, 40 Stunden/Woche, gelegentlich Homeoffice nach Einarbeitung möglich

Zusammenfassung:

Als durch CALUMA vermittelte Verwaltungshilfe arbeitest du mit modernen DMS-Systemen in Frankenthal. Du erhältst eine umfassende Schulung in allen eingesetzten Systemen, profitierst von einer strukturierten Arbeitsumgebung, hast ein eigenverantwortliches Aufgabengebiet, arbeitest in einem zukunftsorientierten Bereich, sammelst wertvolle digitale Kompetenzen, hast Entwicklungsmöglichkeiten im Dokumentenmanagement und die Perspektive auf eine langfristige Zusammenarbeit beim Kundenunternehmen.