Dokumentenassistenz (m/w/d) für Gera – 17,50 € / Stunde – Vollzeit

Jobbeschreibung

In Gera erwartet dich eine verantwortungsvolle Position in der Dokumentenverwaltung und -bearbeitung. Du unterstützt bei allen Prozessen rund um das Dokumentenmanagement. Die Tätigkeit bietet Abwechslung zwischen digitalen und administrativen Aufgaben. Du arbeitest in einem modernen Büro mit zeitgemäßer Dokumentenmanagement-Software. Eine umfassende Einarbeitung in alle Systeme und Prozesse ist garantiert. Deine Arbeit ist essentiell für effiziente Geschäftsabläufe.

Branche: Verwaltung & Büro

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Verwaltungshilfen (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Hauptaufgabe ist die Bearbeitung und Verwaltung verschiedenster Unternehmensdokumente. Du erstellst, formatierst und prüfst Dokumente nach vorgegebenen Standards. Die Digitalisierung von Papierdokumenten und deren Einpflege in das DMS gehören zu deinem Aufgabenbereich. Du versionierst Dokumente und stellst sicher, dass immer die aktuelle Version verfügbar ist. Die Vergabe von Metadaten und Schlagworten für die Dokumentensuche fällt in deinen Verantwortungsbereich. Du koordinierst Freigabeprozesse und Unterschriftenläufe für Dokumente. Die Archivierung abgeschlossener Vorgänge nach Richtlinien gehört ebenfalls dazu. Du stellst Dokumente für verschiedene Abteilungen bereit und verwaltest Zugriffsrechte.

Als Nebenaufgaben unterstützt du bei der Erstellung von Dokumentenvorlagen und Formularen. Du hilfst bei der Optimierung von Dokumentenprozessen und bringst Verbesserungsideen ein. Die Pflege des Dokumentenmanagement-Systems und dessen Strukturen kann zu deinen Aufgaben gehören. Du erstellst Auswertungen über Dokumentenbestände und -nutzung. Die Schulung von Kollegen in der Nutzung des DMS fällt in deinen Bereich. Du unterstützt bei der Migration von Dokumenten bei Systemwechseln. Die Qualitätskontrolle digitalisierter Dokumente gehört zu deinen Aufgaben. Allgemeine administrative Tätigkeiten im Büroumfeld runden deine Tätigkeit ab.

Anforderungen:

Du benötigst einen Schulabschluss und gute PC-Kenntnisse, insbesondere in Office und DMS-Systemen. Erfahrung im Dokumentenmanagement oder in der Verwaltung ist von Vorteil. Eine sehr sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise ist essentiell. Du hast ein gutes Verständnis für digitale Prozesse und Systeme. Technisches Interesse und Lernbereitschaft werden erwartet. Gute Deutschkenntnisse sind für die Dokumentenbearbeitung notwendig. Du arbeitest selbstständig, zuverlässig und gewissenhaft. Organisationstalent hilft dir, den Überblick über viele Dokumente zu behalten. Diskretion im Umgang mit vertraulichen Unterlagen ist selbstverständlich.

Deine Detailgenauigkeit sorgt für fehlerfreie Dokumentenverwaltung. Du verfügst über ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten. Systematisches Denken ermöglicht dir effizientes Arbeiten mit großen Dokumentenmengen. Du bist technikaffin und arbeitest gerne mit digitalen Systemen. Lernbereitschaft zeichnet dich aus, besonders bei neuen Software-Versionen. Du arbeitest selbstständig nach Vorgaben und zeigst Eigeninitiative. Kommunikationsfähigkeit ist wichtig für die Abstimmung mit Fachabteilungen. Du bist teamfähig und hilfst Kollegen bei Fragen zum DMS. Deine Belastbarkeit hilft dir auch bei umfangreichen Projekten. Qualitätsbewusstsein ist dir wichtig für professionelles Dokumentenmanagement.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag, 08:00 – 16:30 Uhr (mit Pausen), 40 Stunden/Woche

Zusammenfassung:

Unser Kunde bietet dir eine umfassende Einarbeitung in das Dokumentenmanagement-System. Du erhältst einen unbefristeten Arbeitsvertrag mit guter Vergütung. Ein moderner Arbeitsplatz mit aktueller IT-Ausstattung steht zur Verfügung. Du arbeitest in einem professionellen Team mit hilfsbereiten Kollegen. Regelmäßige Schulungen zu Software und Prozessen werden angeboten. Die Arbeitszeiten sind geregelt und familienfreundlich. Sozialversicherungspflichtige Beschäftigung mit allen gesetzlichen Leistungen. Weiterentwicklungsmöglichkeiten im Bereich Dokumentenmanagement sind vorhanden. Die Vergütung erfolgt pünktlich und zuverlässig. Eine langfristige Perspektive in einem stabilen Unternehmen ist gegeben.