Büroorganisator (m/w/d) für Rinteln – 19,50 € / Stunde – Vollzeit

Jobbeschreibung

Als Büroorganisator in Rinteln übernimmst du die Koordination aller administrativen Abläufe in einem Immobilienunternehmen. CALUMA vermittelt dich an einen Betrieb, der professionelle Unterstützung bei der Verwaltung von Objekten und Kundenbeziehungen benötigt. Du arbeitest in einem dynamischen Umfeld der Immobilienbranche. Diese Position bietet dir interessante Einblicke in Immobiliengeschäfte und Objektverwaltung. Du bist zentrale Schnittstelle zwischen verschiedenen Parteien wie Eigentümern, Mietern, Handwerkern und Dienstleistern. Die Arbeit ist vielseitig und du hast täglich mit unterschiedlichen Situationen zu tun. Ein modernes Büro und ein professionelles Team erwarten dich in einer zukunftsorientierten Branche.

Branche: Immobilien & Facility

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Büroorganisatoren (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Hauptaufgaben umfassen die Verwaltung von Miet- und Objektdaten in entsprechenden Systemen. Du bearbeitest Anfragen von Mietern und Eigentümern telefonisch und schriftlich. Die Koordination von Besichtigungsterminen und die Organisation von Übergaben gehören zu deinen Tätigkeiten. Du erstellst Mietverträge, Nebenkostenabrechnungen und andere immobilienbezogene Dokumente. Die Bearbeitung von Schadensmeldungen und die Koordination von Reparaturen fallen in deinen Verantwortungsbereich. Du überwachst Mietein- und -ausgänge und mahnst säumige Zahler. Die Pflege von Eigentümer- und Mieterdaten ist Teil deiner täglichen Arbeit. Du unterstützt bei der Erstellung von Exposés und Vermarktungsunterlagen. Die Koordination mit Hausmeistern, Reinigungsdiensten und Handwerkern gehört zu deinen Aufgaben.

Zu deinen Nebenaufgaben gehört die Organisation von Eigentümerversammlungen und die Protokollführung. Du unterstützt bei der Vorbereitung von Objektbesichtigungen durch Immobilienmakler. Die Verwaltung von Schlüsseln und Zugangscodes liegt in deinem Bereich. Du hilfst bei der Erstellung von Wirtschaftsplänen und Budgetübersichten. Die Koordination von regelmäßigen Wartungen und Prüfungen (z.B. Heizung, Aufzüge) fällt in deinen Aufgabenbereich. Du assistierst bei der Beschaffung von Versicherungspolicen und der Schadensabwicklung. Die Pflege der Objektdokumentation und die Archivierung wichtiger Unterlagen sind wichtig. Du unterstützt bei der Erstellung von Marketingmaterialien für neue Objekte. Bei Bedarf organisierst du Umzüge oder koordinierst Renovierungsarbeiten.

Anforderungen:

Eine kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Schwerpunkt Immobilien, ist von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich. Du verfügst über gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift für die Kommunikation und Vertragserstellung. Kenntnisse in MS Office und idealerweise Erfahrung mit Immobilienverwaltungssoftware sind wünschenswert. Du bist kommunikativ und kannst professionell mit verschiedenen Anspruchsgruppen umgehen. Organisationstalent und die Fähigkeit zum Multitasking sind essenziell. Du arbeitest selbstständig und bringst Lösungen proaktiv ein. Serviceorientierung im Umgang mit Mietern und Eigentümern ist wichtig. Du bist stressresistent und kannst auch mit Beschwerden und Konflikten umgehen. Flexibilität bei gelegentlichen Terminen außerhalb der regulären Arbeitszeit ist erforderlich. Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen wird vorausgesetzt.

Du verfügst über ausgeprägtes Organisationsgeschick und behältst viele verschiedene Objekte und Vorgänge im Blick. Deine Kommunikationsfähigkeit ermöglicht dir den professionellen Umgang mit unterschiedlichsten Personen. Du arbeitest lösungsorientiert und findest pragmatische Wege bei Problemen. Deine Belastbarkeit hilft dir, auch in Krisensituationen einen kühlen Kopf zu bewahren. Du bist zahlenaffin und hast ein gutes Verständnis für wirtschaftliche Zusammenhänge. Deine Serviceorientierung zeigt sich im Umgang mit Mietern und Eigentümern. Du bist diplomatisch und kannst bei Konflikten vermitteln. Deine Genauigkeit ist wichtig für vertragliche und finanzielle Angelegenheiten. Du arbeitest effizient und kannst Prioritäten setzen. Deine Zuverlässigkeit macht dich zu einem wichtigen Ansprechpartner für alle Beteiligten.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag, 08:00 – 17:00 Uhr, gelegentlich Termine außerhalb dieser Zeiten nach Absprache mit Zeitausgleich.

Zusammenfassung:

Unser Kunde bietet dir eine fundierte Einarbeitung in die Immobilienverwaltung und die verwendeten Systeme. Du arbeitest in einem modernen Büro mit zeitgemäßer Ausstattung. Die Position ist unbefristet und bietet langfristige Perspektiven. Fort- und Weiterbildungen im Immobilienbereich werden unterstützt. Die Arbeit ist abwechslungsreich durch die Vielfalt der Objekte und Aufgaben. Du hast Entwicklungsmöglichkeiten zum Immobilienkaufmann/-frau oder Verwalter. Das Team ist professionell und unterstützt sich gegenseitig. Kostenlose Getränke und Parkplätze sind vorhanden. Gelegentliche Firmenevents fördern den Teamzusammenhalt. Die Vergütung liegt über dem Branchendurchschnitt für administrative Positionen.