Büroassistenz im Empfang (m/w/d) für Mannheim – 16,50 € / Stunde – Teilzeit

Jobbeschreibung

Du bist das freundliche Gesicht am Empfang und die erste Anlaufstelle für Besucher und Mitarbeiter in Mannheim. Als Verwaltungshilfe im Empfangsbereich kombinierst du Besucherbetreuung mit administrativen Aufgaben. CALUMA vermittelt dich an Unternehmen, die kompetente Unterstützung für ihren Empfangsbereich suchen. Du arbeitest in einem repräsentativen Umfeld und trägst wesentlich zum positiven ersten Eindruck des Unternehmens bei. Diese Position eignet sich ideal, wenn du gerne mit Menschen arbeitest und gleichzeitig organisatorische Aufgaben übernehmen möchtest.

Branche: Verwaltung & Büro

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Verwaltungshilfen (m/w/d)

Aufgaben:

Dein Hauptaufgabengebiet ist der Empfang und die Betreuung von Besuchern und Gästen. Du begrüßt Besucher freundlich, meldest sie an und bietest ihnen Getränke an. Die Annahme und Weiterleitung von Telefonaten gehört ebenso zu deinen Aufgaben wie die Bearbeitung der eingehenden Post. Du verwaltest Besprechungsräume, koordinierst deren Nutzung und sorgst für die entsprechende Vorbereitung. Die Pflege des Besuchermanagementsystems und die Ausgabe von Besucherausweisen fallen in deinen Verantwortungsbereich. Du bearbeitest die eingehende E-Mail-Korrespondenz und leitest Anfragen an die zuständigen Abteilungen weiter.

Zu deinen weiteren Aufgaben gehört die Unterstützung bei allgemeinen Verwaltungstätigkeiten wie Ablage und Dokumentenverwaltung. Du kümmerst dich um die Bestellung und Verwaltung von Büromaterial und Getränken für den Empfangsbereich. Die Organisation von Kurierdiensten und die Koordination von Lieferungen liegen ebenfalls in deinem Aufgabenbereich. Du unterstützt bei der Erstellung von Besucherlisten und Zugangsberechtigungen. Auch die Pflege von Kontaktdaten und die Aktualisierung von Verteilern gehören zu deinen Tätigkeiten. Bei Bedarf unterstützt du andere Abteilungen bei administrativen Aufgaben.

Anforderungen:

Du hast Freude am Umgang mit Menschen und verfügst über ein freundliches, gepflegtes Auftreten. Erste Erfahrungen im Empfangs- oder Servicebereich sind von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich. Du beherrschst die deutsche Sprache sicher in Wort und Schrift. Grundkenntnisse in MS Office, insbesondere Outlook und Word, sind notwendig. Du bist kommunikativ, aufgeschlossen und behältst auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf. Zuverlässigkeit und Diskretion sind für diese Position wichtig. Ein serviceorientiertes Denken und eine strukturierte Arbeitsweise runden dein Profil ab.

Deine Kommunikationsfähigkeit ist ausgeprägt und du kannst sowohl am Telefon als auch im persönlichen Kontakt professionell auftreten. Du verfügst über ein gutes Organisationstalent und kannst mehrere Aufgaben gleichzeitig koordinieren. Deine Serviceorientierung zeigt sich in deiner hilfsbereiten und zuvorkommenden Art. Du bist stressresistent und bleibst auch bei hohem Besucheraufkommen freundlich und gelassen. Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen ist für dich selbstverständlich. Du arbeitest selbstständig und weißt, wann du Rücksprache halten solltest. Deine gepflegte Erscheinung und dein professionelles Auftreten repräsentieren das Unternehmen würdig.

Arbeitszeiten:

Teilzeit mit 20-25 Wochenstunden, Montag bis Freitag. Arbeitszeiten in der Regel zwischen 08:00 und 14:00 Uhr oder 10:00 und 16:00 Uhr, je nach Unternehmensanforderung. Genaue Zeiten werden mit unserem Kunden abgestimmt.

Zusammenfassung:

Der Kunde stellt dir einen modernen Empfangsarbeitsplatz mit zeitgemäßer Technik zur Verfügung. Du erhältst eine umfassende Einarbeitung in die Telefonanlage, die Systeme und die Unternehmensstrukturen. Die Arbeitsatmosphäre ist professionell und wertschätzend. Durch die Teilzeittätigkeit hast du eine gute Work-Life-Balance. Du sammelst wertvolle Erfahrung im Bereich Empfang und Verwaltung. Die Position bietet dir vielfältige Kontakte und Einblicke in verschiedene Unternehmensbereiche. Bei Bewährung bestehen oft Möglichkeiten zur Aufstockung der Stunden oder Übernahme.