Backoffice Mitarbeiter Verwaltung (m/w/d) für Mechernich – 17,00 € / Stunde – Teilzeit

Jobbeschreibung

Du arbeitest im Hintergrund und sorgst dafür, dass administrative Prozesse in Mechernich reibungslos funktionieren. Als Verwaltungshilfe im Backoffice bist du für die Bearbeitung von Vorgängen zuständig, die im Hintergrund der täglichen Geschäftsabläufe stattfinden. CALUMA vermittelt dich an Unternehmen verschiedener Branchen, die zuverlässige Unterstützung für ihre Backoffice-Tätigkeiten suchen. Du arbeitest konzentriert und kannst dich auf die sorgfältige Bearbeitung deiner Aufgaben fokussieren. Diese Teilzeitposition bietet dir eine ausgewogene Work-Life-Balance.

Branche: Verwaltung & Büro

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Verwaltungshilfen (m/w/d)

Aufgaben:

Im Backoffice bist du für die administrative Nachbearbeitung verschiedener Geschäftsvorgänge zuständig. Du erfasst Daten in die entsprechenden Systeme und stellst sicher, dass alle Informationen vollständig und korrekt sind. Die Prüfung von Unterlagen auf Vollständigkeit und formale Richtigkeit gehört zu deinen täglichen Aufgaben. Du erstellst Auswertungen und Listen nach vorgegebenen Kriterien. Die Bearbeitung von Änderungsanträgen und die entsprechende Aktualisierung in den Systemen fallen in deinen Verantwortungsbereich. Du unterstützt bei der Erstellung von Serienbriefen und Standardschreiben. Die Ablage und digitale Archivierung der bearbeiteten Vorgänge schließt den Prozess ab.

Zu deinen Nebenaufgaben gehört die telefonische und schriftliche Beantwortung von Rückfragen zu laufenden Vorgängen. Du unterstützt bei der Qualitätssicherung durch Kontrolle bearbeiteter Vorgänge. Die Pflege von Wiedervorlagesystemen und die Überwachung von Bearbeitungsfristen liegen ebenfalls in deinem Aufgabenbereich. Du hilfst bei der Vorbereitung von Versandaktionen und stellst die benötigten Unterlagen zusammen. Auch die Kommunikation mit anderen Abteilungen zur Klärung offener Fragen gehört zu deinen Tätigkeiten. Bei Bedarf unterstützt du bei der Einarbeitung neuer Kollegen. Die Mitwirkung bei der Optimierung von Prozessen und Arbeitsabläufen rundet dein Aufgabengebiet ab.

Anforderungen:

Du hast idealerweise eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, alternativ einschlägige Berufserfahrung im administrativen Bereich. Gute PC-Kenntnisse, insbesondere in MS Office (Word, Excel, Outlook), sind erforderlich. Du arbeitest strukturiert, gewissenhaft und achtest auf Details. Eine selbstständige Arbeitsweise und die Fähigkeit, auch komplexere Vorgänge zu durchdringen, sind wichtig. Du verfügst über gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift. Zahlenverständnis ist von Vorteil. Du bist teamfähig, zuverlässig und belastbar.

Deine analytischen Fähigkeiten helfen dir, Zusammenhänge zu erkennen und Fehler zu identifizieren. Du arbeitest präzise und konzentriert, auch bei umfangreichen Datensätzen. Deine Organisationsfähigkeit ermöglicht es dir, mehrere Vorgänge parallel zu bearbeiten. Du bist kommunikativ und kannst Sachverhalte klar formulieren. Deine Serviceorientierung zeigt sich in der sorgfältigen Bearbeitung der Anliegen. Du bist lernbereit und arbeitest dich schnell in neue Systeme und Prozesse ein. Diskretion und Vertraulichkeit im Umgang mit Daten sind für dich selbstverständlich.

Arbeitszeiten:

Teilzeit mit 25-30 Wochenstunden, Montag bis Freitag. Arbeitszeiten in der Regel zwischen 08:00 und 16:00 Uhr, genaue Einteilung nach Absprache mit dem Kunden. Eventuell Gleitzeitregelung im Rahmen der Kernarbeitszeiten möglich.

Zusammenfassung:

Der Kunde bietet dir einen gut ausgestatteten Arbeitsplatz mit modernen Systemen. Du erhältst eine strukturierte Einarbeitung in die spezifischen Prozesse und Arbeitsabläufe. Die Teilzeittätigkeit ermöglicht dir eine gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben. Du arbeitest in einem kollegialen Team, das sich gegenseitig unterstützt. Die Position bietet dir vielfältige Einblicke in administrative Prozesse. Bei guter Leistung bestehen oft Möglichkeiten zur Stundenaufstockung oder Übernahme. Die geregelten Arbeitszeiten sorgen für Planbarkeit im Alltag.