Backoffice-Mitarbeiter (m/w/d) für Neukirchen-Vluyn – 18,50 € / Stunde – Vollzeit

Jobbeschreibung

Als Backoffice-Mitarbeiter in Neukirchen-Vluyn arbeitest du im Hintergrund und sorgst für die reibungslose Abwicklung administrativer Prozesse. Du unterstützt die operativen Bereiche und bist eine wichtige Schnittstelle zwischen verschiedenen Abteilungen. Die Position bietet dir vielfältige Einblicke in unterschiedliche Geschäftsprozesse und ermöglicht es dir, deine administrativen Fähigkeiten umfassend einzusetzen. Du arbeitest in einem strukturierten Umfeld mit klaren Prozessen und erhältst Unterstützung durch ein erfahrenes Team. Das Unternehmen legt Wert auf Effizienz und Qualität in der Auftragsabwicklung. Diese Position bietet dir Stabilität und Entwicklungsmöglichkeiten im Backoffice-Bereich.

Branche: Büro & Verwaltung

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Backoffice-Mitarbeiter (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Hauptaufgaben als Backoffice-Mitarbeiter in Neukirchen-Vluyn sind: Die administrative Unterstützung der operativen Bereiche bei der Auftragsabwicklung. Du bearbeitest eingehende Aufträge und Bestellungen und gibst diese im System ein. Die Koordination zwischen Vertrieb, Lager und Logistik liegt in deiner Verantwortung. Du erstellst Lieferscheine, Versandpapiere und andere auftragsbezogene Dokumente. Die Pflege von Auftragsdaten und die Sicherstellung der Datenqualität gehören zu deinen Aufgaben. Du überwachst Liefertermine und informierst Kunden bei Verzögerungen. Die Bearbeitung von Anfragen zu Aufträgen und Lieferungen per E-Mail und Telefon rundet deine Aufgaben ab. Du unterstützt bei der Rechnungserstellung und -prüfung.

Weitere Aufgaben als Backoffice-Mitarbeiter in Neukirchen-Vluyn umfassen: Die Unterstützung bei der Bearbeitung von Reklamationen in Zusammenarbeit mit dem Vertrieb. Du hilfst bei der Erstellung von Statistiken und Auswertungen zur Auftragsabwicklung. Die Koordination mit externen Dienstleistern wie Spediteuren und Lieferanten fällt in deinen Bereich. Du assistierst bei der Klärung von Unstimmigkeiten bei Lieferungen oder Rechnungen. Die Pflege von Kundendaten und Lieferanteninformationen gehört zu deinen Aufgaben. Du unterstützt bei der Optimierung von Backoffice-Prozessen. Die Teilnahme an regelmäßigen Abstimmungsmeetings mit anderen Abteilungen ist Teil deiner Verantwortung. Du übernimmst weitere administrative Tätigkeiten im Backoffice nach Bedarf.

Anforderungen:

Für die Position als Backoffice-Mitarbeiter in Neukirchen-Vluyn erwarten wir: Eine kaufmännische Ausbildung ist von Vorteil, aber auch motivierte Quereinsteiger oder Hilfskräfte sind willkommen. Gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Excel für Listen und Auswertungen. Du verfügst über gute Deutschkenntnisse für die schriftliche und telefonische Kommunikation. Erste Erfahrung in der Auftragsbearbeitung oder im Backoffice ist hilfreich, aber keine Voraussetzung. Du arbeitest strukturiert, selbstständig und gewissenhaft. Zahlenverständnis und kaufmännisches Denken sind wichtig. Du bist kommunikativ und kundenorientiert auch ohne direkten Kundenkontakt. Flexibilität und Teamfähigkeit zeichnen dich aus.

Als Backoffice-Mitarbeiter in Neukirchen-Vluyn solltest du folgende Fähigkeiten besitzen: Gute Organisationsfähigkeit und die Kompetenz, mehrere Aufträge parallel zu bearbeiten. Du besitzt Kommunikationsstärke für die Koordination mit verschiedenen Schnittstellen. Eine serviceorientierte Arbeitsweise im Sinne interner und externer Kunden ist wichtig. Du arbeitest präzise und achtest auf fehlerfreie Datenerfassung. Problemlösungskompetenz bei Unstimmigkeiten oder Verzögerungen zeichnet dich aus. Teamfähigkeit und die Bereitschaft zur abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit sind essentiell. Du zeigst Eigeninitiative und denkst proaktiv mit. Belastbarkeit auch in Zeiten mit erhöhtem Auftragsvolumen ist erforderlich.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag, 08:00 – 17:00 Uhr. 40 Stunden pro Woche in Vollzeit. Flexible Pausenregelungen nach Absprache.

Zusammenfassung:

Unser Kunde in Neukirchen-Vluyn bietet dir als Backoffice-Mitarbeiter: Eine strukturierte Einarbeitung in alle Prozesse und Systeme der Auftragsabwicklung. Du arbeitest in einem professionellen Team mit kollegialem Austausch. Ein modernes Büroumfeld mit guter technischer Ausstattung. Weiterbildungsmöglichkeiten im Bereich Auftragsmanagement und Prozessoptimierung. Einen sicheren Arbeitsplatz mit langfristiger Perspektive. Betriebliche Zusatzleistungen wie vermögenswirksame Leistungen. Kostenfreie Getränke und eine angenehme Pausenraumgestaltung. Gute Verkehrsanbindung und Parkmöglichkeiten vor Ort. Flexible Arbeitszeitmodelle nach erfolgreicher Einarbeitung. Regelmäßige Team-Meetings und transparente Kommunikation.