Assistenz Verwaltungsservice (m/w/d) für Memmingen – 18,50 € / Stunde – Vollzeit

Jobbeschreibung

Du assistierst der Verwaltungsleitung und verschiedenen Abteilungen bei vielfältigen administrativen Aufgaben in Memmingen. Als Verwaltungshilfe im Assistenzbereich unterstützt du bei der Organisation, Koordination und Umsetzung verschiedenster Verwaltungsvorgänge. CALUMA vermittelt dich an Unternehmen, die eine zuverlässige rechte Hand für ihre Verwaltung suchen. Du arbeitest abwechslungsreich und hast Einblick in verschiedene Unternehmensbereiche. Diese Position bietet dir vielseitige Aufgaben und Entwicklungsmöglichkeiten.

Branche: Verwaltung & Büro

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Verwaltungshilfen (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Hauptaufgaben umfassen die organisatorische und administrative Unterstützung der Verwaltung. Du koordinierst Termine, bereitest Besprechungen vor und erstellst Protokolle. Die Bearbeitung und Koordination des Schriftverkehrs gehört zu deinem Tagesgeschäft. Du erstellst Präsentationen, Berichte und Auswertungen nach Vorgabe. Die Pflege und Verwaltung von wichtigen Dokumenten und Verträgen ist ebenfalls deine Aufgabe. Du unterstützt bei der Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen und stellst benötigte Informationen zusammen. Die Organisation von Dienstreisen inklusive Buchungen und Reisekostenabrechnungen fällt in deinen Verantwortungsbereich. Du bearbeitest Anfragen und leitest sie an die zuständigen Stellen weiter.

Zusätzlich übernimmst du die Koordination zwischen verschiedenen Abteilungen und stellst den Informationsfluss sicher. Du unterstützt bei Projekten durch administrative Zuarbeiten und Dokumentation. Die Organisation von Veranstaltungen, Schulungen oder Meetings gehört zu deinen weiteren Aufgaben. Du hilfst bei der Erstellung und Pflege von Handbüchern und Arbeitsanweisungen. Auch die Verwaltung von Wiedervorlagesystemen und die Fristenkontrolle fallen in deinen Bereich. Du unterstützt bei der Budgetverwaltung durch Erfassung und Kontrolle von Ausgaben. Bei Bedarf vertrittst du andere Verwaltungsmitarbeiter und übernimmst deren Aufgaben.

Anforderungen:

Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation. Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz- oder Verwaltungsbereich ist von Vorteil. Du beherrschst MS Office sehr gut, insbesondere Word, Excel, PowerPoint und Outlook. Erfahrung mit Verwaltungssoftware oder ERP-Systemen ist wünschenswert. Du arbeitest eigenverantwortlich, strukturiert und vorausschauend. Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind erforderlich. Du bist kommunikationsstark, teamfähig und serviceorientiert. Diskretion und Loyalität sind für diese Position unerlässlich.

Deine Organisationsfähigkeit ermöglicht es dir, auch komplexe Aufgaben zu koordinieren und den Überblick zu behalten. Du arbeitest präzise und achtest auf Details in der Dokumentation. Deine Kommunikationsfähigkeit zeigt sich im professionellen Umgang mit verschiedenen Hierarchieebenen. Du bist proaktiv und denkst mit, um Prozesse zu verbessern. Deine Flexibilität hilft dir, dich auf wechselnde Prioritäten einzustellen. Du arbeitest lösungsorientiert und findest pragmatische Wege. Deine Belastbarkeit ermöglicht dir auch in stressigen Phasen qualitativ hochwertige Arbeit. Diskretion und Vertrauenswürdigkeit sind für dich selbstverständlich.

Arbeitszeiten:

Vollzeit mit 40 Wochenstunden, Montag bis Freitag. Kernarbeitszeit in der Regel zwischen 09:00 und 15:00 Uhr, ansonsten flexible Gleitzeitregelung. Arbeitszeiten zwischen 07:30 und 18:00 Uhr je nach Anforderungen und Terminlage.

Zusammenfassung:

Der Kunde bietet dir einen modernen Arbeitsplatz mit aktueller IT-Ausstattung und professionellen Tools. Du erhältst eine umfassende Einarbeitung in die Strukturen, Prozesse und Systeme des Unternehmens. Die Arbeitsatmosphäre ist wertschätzend und du arbeitest mit erfahrenen Kollegen zusammen. Die Position bietet dir vielfältige Einblicke in verschiedene Geschäftsbereiche und Themen. Du hast die Möglichkeit, dich weiterzuentwickeln und zusätzliche Verantwortung zu übernehmen. Bei guter Leistung bestehen ausgezeichnete Übernahmechancen. Flexible Arbeitszeiten ermöglichen eine gute Work-Life-Balance.