Assistenz Verwaltung (m/w/d) für Weil am Rhein – 19,00 € / Stunde – Vollzeit

Jobbeschreibung

In Weil am Rhein vermittelt CALUMA eine Assistenz für die Verwaltung an einen anspruchsvollen Kunden. Du unterstützt die Verwaltungsleitung und das Team bei vielfältigen administrativen Aufgaben. Die Position bietet dir verantwortungsvolle Tätigkeiten in einem professionellen Umfeld. Nach einer strukturierten Einarbeitung arbeitest du eigenständig und übernimmst wichtige Funktionen.

Branche: Verwaltung & Büro

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Verwaltungshilfen (m/w/d)

Aufgaben:

Zu deinen Aufgaben gehören die Assistenz der Verwaltungsleitung bei allen administrativen Tätigkeiten, die eigenverantwortliche Bearbeitung von Verwaltungsvorgängen, die Pflege und Verwaltung von Datenbanken und Systemen, die professionelle Korrespondenz auf verschiedenen Ebenen, die Terminplanung, -koordination und Reiseorganisation, die Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, die Erstellung von Präsentationen und Berichten, sowie die Koordination zwischen Abteilungen. Du bist eine wichtige organisatorische Stütze.

Deine weiteren Tätigkeiten umfassen die Erstellung von Statistiken und Auswertungen, die Unterstützung bei Projekten, die Pflege von Verträgen und Fristen, die Organisation von Veranstaltungen und Meetings, die Bearbeitung vertraulicher Informationen, die Mitwirkung bei der Prozessoptimierung, sowie die Vertretung bei administrativen Aufgaben. Du arbeitest proaktiv und lösungsorientiert.

Anforderungen:

Du hast eine kaufmännische Ausbildung oder ein Studium im Verwaltungsbereich erfolgreich abgeschlossen. Mehrjährige Berufserfahrung als Assistenz oder im Verwaltungsbereich ist erforderlich. Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse sind wünschenswert. Du arbeitest selbstständig, strukturiert und diskret. Hohe Einsatzbereitschaft und Belastbarkeit zeichnen dich aus. Du hast ein professionelles und souveränes Auftreten. Kommunikationsstärke und Organisationstalent sind ausgeprägt.

Du beherrschst MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) sehr gut. Erfahrung mit Verwaltungssoftware ist von Vorteil. Deine Organisationsfähigkeit und dein Zeitmanagement sind exzellent. Du kommunizierst professionell und überzeugend auf allen Ebenen. Eigenverantwortliches und strategisches Arbeiten liegt dir. Du arbeitest äußerst präzise und hast ein ausgeprägtes Qualitätsbewusstsein. Absolute Diskretion und Loyalität sind selbstverständlich. Du bist teamfähig und serviceorientiert.

Arbeitszeiten:

Die Arbeitszeit beträgt 40 Stunden pro Woche in Vollzeit. Du arbeitest von Montag bis Freitag zwischen 08:00 und 17:00 Uhr. Flexible Arbeitszeiten mit Gleitzeitregelung sind vorhanden. Gelegentliche Mehrarbeit bei Bedarf wird erwartet und ausgeglichen.

Zusammenfassung:

Das Kundenunternehmen bietet dir eine verantwortungsvolle Assistenzposition mit Gestaltungsspielraum, ein anspruchsvolles und professionelles Arbeitsumfeld, direkten Kontakt zur Führungsebene, moderne IT-Ausstattung und digitale Tools, umfassende Weiterbildungen und Entwicklungsmöglichkeiten, attraktive Vergütung mit Zusatzleistungen, flexible Arbeitsmodelle, sowie betriebliche Benefits. CALUMA begleitet dich durch den gesamten Prozess.