Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) für Herrenberg – 21,00 € / Stunde – Vollzeit

Jobbeschreibung

CALUMA vermittelt dich als Assistenz der Geschäftsführung an ein Beratungsunternehmen in Herrenberg. In dieser anspruchsvollen Position unterstützt du die Geschäftsführung bei allen administrativen und organisatorischen Aufgaben und entlastest sie im Tagesgeschäft. Du bist zentrale Schnittstelle nach innen und außen und koordinierst wichtige Termine und Projekte. Die Position erfordert höchste Professionalität, Diskretion und Organisationstalent. Du arbeitest in einem gehobenen, professionellen Umfeld mit anspruchsvollen Aufgaben. Das Vertrauensverhältnis zur Geschäftsführung ist essentiell. Du erhältst tiefe Einblicke in Unternehmensstrategien und Entscheidungsprozesse.

Branche: Beratung & Consulting

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Aufgaben:

In Herrenberg managst du den Kalender der Geschäftsführung und koordinierst Termine mit internen und externen Partnern. Du bereitest Meetings vor, erstellst Agenden und fertigst Protokolle an. Die Korrespondenz der Geschäftsführung bearbeitest du eigenständig oder nach Vorgabe. Du organisierst und koordinierst Geschäftsreisen inklusive komplexer Reiserouten und bereitest Reiseunterlagen vor. Die Vorbereitung von Präsentationen, Berichten und Entscheidungsvorlagen gehört zu deinen Kernaufgaben. Du bist erste Anlaufstelle für wichtige Anrufe und leitest diese entsprechend weiter oder bearbeitest sie selbst. Die Koordination von Projekten und die Überwachung von Deadlines liegen in deiner Verantwortung. Du managst vertrauliche Informationen und Dokumente mit höchster Sorgfalt.

Du organisierst Veranstaltungen, Empfänge und Geschäftsessen für die Geschäftsführung in Herrenberg. Die Koordination mit anderen Abteilungen und die Einholung von Informationen für die Geschäftsführung übernimmst du. Du unterstützt bei der Erstellung von Verträgen und überwachst deren Laufzeiten. Die Pflege von wichtigen Kontakten und Netzwerken der Geschäftsführung liegt in deinem Bereich. Du bereitest Gremiensitzungen vor und koordinierst die Teilnehmer. Die Verwaltung von Vollmachten und Unterschriften fällt in deine Zuständigkeit. Du übernimmst Sonderaufgaben und Projekte nach Bedarf.

Anforderungen:

Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium mit mehrjähriger Berufserfahrung als Assistenz. Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften auf C-Level ist zwingend erforderlich. Du beherrschst MS Office perfekt, insbesondere PowerPoint und Excel auf fortgeschrittenem Niveau. Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind Voraussetzung, weitere Fremdsprachen sind von Vorteil. Du arbeitest absolut diskret und vertrauenswürdig mit sensiblen Informationen. Dein Organisationstalent ist exzellent und du behältst auch bei komplexen Anforderungen den Überblick. Du arbeitest proaktiv, vorausschauend und antizipierst Bedürfnisse. Stilsicheres Auftreten und professionelle Umgangsformen sind selbstverständlich.

Deine Loyalität und absolute Diskretion sind die Grundlage für diese Vertrauensposition in Herrenberg. Du verfügst über exzellente Kommunikationsfähigkeiten auf allen Ebenen. Deine Belastbarkeit und Stressresistenz ermöglichen dir auch in hektischen Phasen souveränes Handeln. Du arbeitest extrem zuverlässig und eigenverantwortlich. Deine Flexibilität zeigt sich auch in der Bereitschaft zu Überstunden bei Bedarf. Du denkst unternehmerisch mit und verstehst Zusammenhänge schnell. Deine Serviceorientierung und dein Gespür für Prioritäten zeichnen dich aus. Du repräsentierst das Unternehmen professionell nach außen.

Arbeitszeiten:

Montag bis Freitag, 08:00 – 17:00 Uhr, 40 Stunden/Woche, Flexibilität bei wichtigen Terminen erforderlich, gelegentliche Überstunden

Zusammenfassung:

Der Kunde bietet dir in Herrenberg eine verantwortungsvolle Position mit hoher Sichtbarkeit im Unternehmen. Du erhältst eine attraktive Vergütung entsprechend der Verantwortung. Die Zusammenarbeit findet auf Augenhöhe in einem wertschätzenden Umfeld statt. Du arbeitest in modernen Räumlichkeiten mit Top-Ausstattung. Es bestehen exzellente Weiterbildungsmöglichkeiten und Entwicklungschancen. Die Unternehmenskultur ist professionell mit flachen Hierarchien. Bei erfolgreicher Zusammenarbeit ist eine langfristige Perspektive mit Übernahme gegeben. Zusätzliche Benefits wie Firmenwagen oder Altersvorsorge sind möglich. Die Verkehrsanbindung ist sehr gut.