Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) für Baden-Baden – 21,00 € / Stunde – Vollzeit

Jobbeschreibung

Als Assistenz der Geschäftsführung in Baden-Baden übernimmst du eine verantwortungsvolle Position mit direkter Anbindung an die Führungsebene. CALUMA vermittelt dich an ein angesehenes Unternehmen, das eine professionelle und diskrete Assistenz zur Entlastung der Geschäftsführung sucht. Du bist zentrale Ansprechperson für interne und externe Kontakte und koordinierst wichtige Termine und Projekte. Diese anspruchsvolle Position bietet dir die Möglichkeit, strategische Einblicke in das Unternehmen zu gewinnen und an wichtigen Entscheidungsprozessen mitzuwirken.

Branche: Verwaltung & Büro

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Assistenten der Geschäftsführung (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Hauptaufgaben umfassen das umfassende Terminmanagement der Geschäftsführung, einschließlich Planung, Koordination und Priorisierung von Meetings und Geschäftsterminen. Du bereitest Besprechungen vor und nach, erstellst Protokolle und verfolgst die Umsetzung von Beschlüssen. Die Organisation und Koordination von nationalen und internationalen Geschäftsreisen inklusive kompletter Reiseplanung liegt in deiner Verantwortung. Du führst die Korrespondenz der Geschäftsführung, bearbeitest E-Mails, bereitest Antworten vor und koordinierst die Kommunikation. Die Erstellung von Präsentationen, Berichten und Entscheidungsvorlagen für Management-Meetings gehört zu deinen Kernaufgaben. Du koordinierst Projekte und Sonderaufgaben im Auftrag der Geschäftsführung und verfolgst deren Fortschritt. Die Verwaltung vertraulicher Dokumente und die Sicherstellung der Informationssicherheit sind essenzielle Bestandteile deiner Arbeit.

Zu deinen Nebenaufgaben gehört die Organisation von Firmenveranstaltungen, Managementmeetings und Klausurtagungen. Du fungierst als Schnittstelle zwischen Geschäftsführung und verschiedenen Abteilungen und koordinierst den Informationsfluss. Die Vorbereitung und Begleitung von Vertragsverhandlungen durch Recherche und Dokumentation kann zu deinen Aufgaben gehören. Du unterstützt bei der Budget-Überwachung und der Kontrolle von Ausgaben der Geschäftsführung. Die Pflege wichtiger Geschäftskontakte und das Beziehungsmanagement zu Schlüsselkunden oder Partnern liegen in deinem Verantwortungsbereich. Du übernimmst Recherche-Aufgaben zu Marktentwicklungen oder Wettbewerbern und bereitest Informationen auf. Die Koordination mit dem Vorstandssekretariat oder anderen Führungskräften sowie die Organisation von Video- und Telefonkonferenzen runden dein Profil ab.

Anforderungen:

Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein betriebswirtschaftliches Studium, idealerweise mit Zusatzqualifikation zur Managementassistenz. Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, vorzugsweise in der Assistenz von Führungskräften, ist erforderlich. Sehr gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere PowerPoint und Excel, sowie Erfahrung mit modernen Kommunikationstools sind notwendig. Du verfügst über verhandlungssichere Deutschkenntnisse und gute bis sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift. Deine Arbeitsweise ist hochgradig selbstständig, strukturiert und lösungsorientiert. Absolute Diskretion, Loyalität und ein hohes Maß an Vertraulichkeit sind für dich selbstverständlich. Du besitzt ausgeprägte Organisationsfähigkeiten und kannst auch unter Druck strukturiert arbeiten.

Du zeichnest dich durch ein hohes Maß an Professionalität und Repräsentationsfähigkeit aus. Deine ausgezeichneten Kommunikationsfähigkeiten ermöglichen dir den souveränen Umgang mit Führungskräften, Geschäftspartnern und Mitarbeitern auf allen Ebenen. Du arbeitest vorausschauend und antizipierst Bedürfnisse der Geschäftsführung proaktiv. Deine Entscheidungsfähigkeit und dein Urteilsvermögen helfen dir, Prioritäten richtig zu setzen. Du bist äußerst belastbar und behältst auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf. Deine Flexibilität ermöglicht es dir, dich schnell auf wechselnde Anforderungen einzustellen. Du verfügst über diplomatisches Geschick und Durchsetzungsvermögen. Deine absolute Zuverlässigkeit und dein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein machen dich zur unverzichtbaren Stütze der Geschäftsführung.

Arbeitszeiten:

Vollzeit, Montag bis Freitag, flexible Arbeitszeiten in Abhängigkeit von den Terminen der Geschäftsführung. Kernarbeitszeit in der Regel zwischen 08:00 und 18:00 Uhr. Gelegentliche Arbeiten außerhalb der regulären Bürozeiten bei besonderen Anlässen oder Veranstaltungen können erforderlich sein. Nach Absprache ist teilweise mobiles Arbeiten möglich.

Zusammenfassung:

Das Unternehmen bietet dir eine verantwortungsvolle Schlüsselposition mit direkter Anbindung an die Geschäftsführung und hohem Gestaltungsspielraum. Du erhältst eine überdurchschnittlich attraktive Vergütung mit zusätzlichen Bonusregelungen. Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Entwicklung werden gefördert. Du arbeitest mit modernster technischer Ausstattung und professionellen Tools. Ein repräsentatives Arbeitsumfeld und ein professionelles, wertschätzendes Betriebsklima erwarten dich. Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum teilweisen mobilen Arbeiten werden geboten. Zusätzliche Benefits wie betriebliche Altersvorsorge, Dienstwagen oder Firmentickets können je nach Unternehmen Teil des Pakets sein. Du erhältst exklusive Einblicke in strategische Unternehmensentscheidungen und kannst dein berufliches Netzwerk signifikant erweitern.