Aktenverwalter (m/w/d) für Lingen (Ems) – 16,00 € / Stunde – Werkstudent

Jobbeschreibung

Als Aktenverwalter in Lingen (Ems) bist du für die systematische Verwaltung, Pflege und Organisation von Akten und Dokumenten zuständig. Du stellst sicher, dass alle Unterlagen ordnungsgemäß abgelegt, archiviert und bei Bedarf schnell wiedergefunden werden. Die Position als Werkstudent bietet dir Einblicke in professionelle Aktenverwaltung und Informationsorganisation. Du arbeitest nach klaren Vorgaben und trägst zur Compliance und Effizienz des Unternehmens bei. Die Arbeitszeiten sind studienfreundlich und werden individuell abgestimmt. Das Unternehmen bietet dir eine strukturierte Einarbeitung.

Branche: Verwaltung & Dokumentation

Jobarten: Werkstudent

Personalart: Aktenverwaltungskraft (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Hauptaufgabe ist die Verwaltung und Pflege von Aktenbeständen nach vorgegebenen Ordnungssystemen. Du erfasst neue Akten im Aktenverwaltungssystem und vergibst entsprechende Aktenzeichen. Die Ausgabe von Akten an berechtigte Mitarbeiter und die Dokumentation der Ausleihe gehört zu deinen Aufgaben. Du überwachst die Rückgabe ausgeliehener Akten und mahnst bei Überschreitung der Fristen. Die Überprüfung der Vollständigkeit und Ordnung von Akten wird von dir durchgeführt. Du bereitest Akten für die Archivierung oder Aussonderung nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen vor. Die Pflege der Aktendatenbank und die Aktualisierung von Aktenverzeichnissen fällt in deinen Verantwortungsbereich.

Zu deinen Nebenaufgaben gehört die Unterstützung bei der Inventur von Aktenbeständen. Du hilfst bei der Digitalisierung von Akten durch Scannen und elektronische Erfassung. Die Recherche nach bestimmten Akten oder Informationen wird von dir durchgeführt. Du unterstützt bei der Umorganisation oder Umstrukturierung von Aktenräumen. Die Vorbereitung von Akten zur datenschutzgerechten Vernichtung kann zu deinen Aufgaben gehören. Du hilfst bei der Erstellung von Statistiken über Aktenbestände und -bewegungen. Die Schulung neuer Nutzer im Umgang mit dem Aktenverwaltungssystem rundet dein Tätigkeitsfeld ab.

Anforderungen:

Du bist als Werkstudent an einer Hochschule eingeschrieben und suchst eine praxisnahe Tätigkeit. Eine strukturierte und systematische Arbeitsweise ist für diese Position wichtig. Du verfügst über gute PC-Kenntnisse und kannst dich in Verwaltungssoftware einarbeiten. Gute Deutschkenntnisse sind für das Verständnis von Aktensystemen erforderlich. Du arbeitest sorgfältig und zuverlässig auch bei routinemäßigen Aufgaben. Diskretion im Umgang mit vertraulichen Akten ist selbstverständlich. Du solltest körperlich in der Lage sein, Aktenordner zu heben und zu transportieren. Eine selbstständige Arbeitsweise nach Einarbeitung wird erwartet.

Du besitzt ein ausgeprägtes Organisationstalent und erkennst logische Strukturen. Deine Genauigkeit zeigt sich in der korrekten Verwaltung und Ablage von Akten. Du arbeitest konzentriert auch bei umfangreichen Beständen. Deine Zuverlässigkeit stellt sicher, dass Akten sicher verwahrt und nachvollziehbar verwaltet werden. Du zeigst Eigeninitiative und meldest Unregelmäßigkeiten oder Probleme. Deine Geduld hilft dir bei der Bearbeitung großer Aktenmengen. Du bist teamfähig und arbeitest gut mit anderen Abteilungen zusammen. Dein Verantwortungsbewusstsein zeigt sich im sorgfältigen Umgang mit wichtigen Unterlagen.

Arbeitszeiten:

Als Werkstudent arbeitest du während des Semesters bis zu 20 Stunden pro Woche. In den Semesterferien kann die Arbeitszeit nach Absprache erhöht werden. Die Arbeitszeiten sind flexibel gestaltbar, hauptsächlich Montag bis Freitag zwischen 8:00 und 17:00 Uhr. Eine Aufteilung auf 2-3 Tage pro Woche ist möglich. Die Einteilung wird semesterweise an deinen Stundenplan angepasst. Schichten von mindestens 4 Stunden sind sinnvoll. Homeoffice ist aufgrund der Art der Tätigkeit nicht möglich. Wochenend- und Abendarbeit sind nicht vorgesehen.

Zusammenfassung:

Du erhältst eine Vergütung von 16,00 Euro pro Stunde. Eine gründliche Einarbeitung in das Aktenverwaltungssystem und die Ordnungsstrukturen wird dir geboten. Du sammelst wertvolle Erfahrung im Bereich Dokumenten- und Informationsmanagement. Die Arbeitszeiten sind studienfreundlich und werden rechtzeitig abgestimmt. Du arbeitest in einer strukturierten Umgebung mit klaren Prozessen. Bei entsprechender Leistung ist eine langfristige Beschäftigung während des Studiums möglich. Die Tätigkeit bietet Einblicke in rechtliche und compliance-relevante Aspekte der Aktenverwaltung. Das Unternehmen bietet eine angenehme Arbeitsatmosphäre. CALUMA als Personalvermittlung steht dir bei Fragen zur Verfügung.