Aktenverwalter (m/w/d) für Frechen – 16,40 € / Stunde – Teilzeit

Jobbeschreibung

Als Aktenverwalter in Frechen bist du verantwortlich für die systematische Verwaltung und Pflege von Aktenbeständen. Du sorgst dafür, dass alle Unterlagen ordnungsgemäß aufbewahrt, leicht auffindbar und vor unberechtigtem Zugriff geschützt sind. CALUMA vermittelt dich an ein Unternehmen mit umfangreichen Dokumentationsanforderungen. In dieser Teilzeitposition arbeitest du in einem ruhigen und strukturierten Umfeld und leistest einen wichtigen Beitrag zur Informationsverwaltung des Unternehmens.

Branche: Akten & Dokumentenverwaltung

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Aktenverwaltungsassistent (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Hauptaufgaben umfassen die Anlage, Führung und Verwaltung von Akten nach vorgegebenen Richtlinien. Du erfasst neue Dokumente, ordnest diese den richtigen Akten zu und heftest sie korrekt ein. Die Pflege des Aktenverzeichnisses und die Aktualisierung von Aktenstandorten gehören zu deinen Tätigkeiten. Du bearbeitest Anfragen nach Akteneinsicht, stellst die gewünschten Akten zur Verfügung und dokumentierst die Ausleihe. Die Überwachung von Aufbewahrungsfristen und die Aussonderung von Akten nach Fristablauf fallen in deinen Verantwortungsbereich. Du sorgst für die ordnungsgemäße Vernichtung oder Archivierung ausgesonderter Akten. Die Durchführung von Bestandskontrollen und die Meldung von Unregelmäßigkeiten gehören ebenfalls zu deinen Aufgaben.

Zu deinen Nebenaufgaben gehört die Unterstützung bei der Digitalisierung von Aktenbeständen. Du hilfst bei der Umstrukturierung und Optimierung der Aktenverwaltung. Die Beschaffung und Verwaltung von Aktenmaterial wie Ordnern, Hängemappen und Beschriftungen liegt in deiner Verantwortung. Du unterstützt bei der Vorbereitung von Akten für Prüfungen oder rechtliche Verfahren. Auch die Schulung von Kollegen in der korrekten Aktenführung kann zu deinen Aufgaben gehören. Bei Bedarf hilfst du bei allgemeinen Registratur- und Archivarbeiten.

Anforderungen:

Du arbeitest sehr sorgfältig und gewissenhaft, um die Integrität der Aktenbestände zu gewährleisten. Kenntnisse im Bereich Aktenverwaltung oder Dokumentenmanagement sind von Vorteil. Du verfügst über grundlegende PC-Kenntnisse und kannst mit Aktenverwaltungssoftware umgehen. Eine strukturierte und systematische Arbeitsweise ist unerlässlich. Du bist zuverlässig und vertrauenswürdig im Umgang mit vertraulichen Informationen. Körperliche Belastbarkeit ist wichtig für die Bewegung von Aktenordnern. Gute Deutschkenntnisse helfen dir beim Verstehen und Bearbeiten von Akteninhalten.

Du besitzt ein ausgeprägtes Organisationstalent und verstehst komplexe Ordnungssysteme. Genauigkeit und Detailgenauigkeit sind dir sehr wichtig. Du arbeitest selbstständig und eigenverantwortlich. Diskretion und Verschwiegenheit sind für dich selbstverständlich, besonders bei sensiblen Dokumenten. Du bist geduldig und ausdauernd bei umfangreichen Verwaltungsarbeiten. Verantwortungsbewusstsein zeigst du im Umgang mit wichtigen Unterlagen. Du kannst Prioritäten setzen und verfügst über gutes Zeitmanagement.

Arbeitszeiten:

Deine Arbeitszeiten in Teilzeit umfassen 15-25 Stunden pro Woche. Die Einsätze erfolgen montags bis freitags, in der Regel zwischen 08:00 und 17:00 Uhr. Du kannst die Arbeitszeit auf 3-4 Tage pro Woche verteilen. Auch Vormittags- oder Nachmittagsschichten sind möglich. Die genaue Arbeitszeitgestaltung wird individuell mit dem Unternehmen abgestimmt. Wochenendarbeit ist nicht erforderlich.

Zusammenfassung:

Das Unternehmen bietet dir eine gründliche Einarbeitung in das Aktenverwaltungssystem und die relevanten Vorschriften. Du arbeitest in einem strukturierten und ruhigen Umfeld. Die notwendige Arbeitsausstattung wird vollständig gestellt. Die Arbeitszeiten sind regelmäßig und planbar. Du erhältst eine faire Vergütung von 16,40 Euro pro Stunde. Bei guter Leistung besteht die Möglichkeit einer langfristigen Zusammenarbeit. Das Team ist hilfsbereit und unterstützt dich bei Fragen. CALUMA steht dir während des gesamten Prozesses zur Seite.