Aktenverwalter (m/w/d) für Bergisch Gladbach – 16,50 € / Stunde – Werkstudent

Jobbeschreibung

Als Werkstudent im Bereich Aktenverwaltung in Bergisch Gladbach übernimmst du die systematische Verwaltung des Aktenbestands. Du sorgst für Ordnung, Nachvollziehbarkeit und schnelle Auffindbarkeit von Unterlagen. Die Position bietet dir praktische Einblicke in professionelles Aktenmanagement. Du arbeitest eigenständig und kannst deine Arbeit strukturiert gestalten. Das Unternehmen legt großen Wert auf eine ordnungsgemäße Aktenhaltung nach gesetzlichen Vorgaben. Die Arbeitszeiten sind studienfreundlich. Du lernst den Umgang mit verschiedenen Aktenarten und Aufbewahrungsfristen kennen.

Branche: Verwaltung & Archiv

Jobarten: Werkstudent

Personalart: Aktenverwalter (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Aufgaben umfassen die Verwaltung, Pflege und Organisation des gesamten Aktenbestands. Du führst neue Akten nach vorgegebenem Aktenplan ein und pflegst bestehende Akten. Die systematische Ablage von Dokumenten in die richtigen Akten gehört zu deinem Tätigkeitsbereich. Du stellst Akten für Mitarbeiter bereit und erfasst die Ausleihe in einem System. Die Rücknahme und sachgerechte Wiedereinordnung ausgeliehener Akten ist Teil deiner Arbeit. Du überwachst Aufbewahrungsfristen und bereitest Akten zur Aussonderung vor. Die Mitwirkung an Aktenrevisionen und Bestandskontrollen gehört dazu. Du unterstützt bei der Umstellung auf digitale Aktenführung. Die Pflege von Aktenverzeichnissen und die Erstellung von Übersichten sind wichtig.

Als Nebenaufgaben hilfst du bei der Bereinigung und Reorganisation des Altaktenbestands. Du unterstützt bei der physischen Neuordnung von Archivräumen. Die Erstellung von Statistiken über den Aktenbestand kann zu deinen Aufgaben gehören. Du hilfst bei der Schulung von Mitarbeitern in korrekter Aktenführung. Die Mitwirkung an der Erstellung von Aktenordnungen und Richtlinien ist möglich. Du unterstützt bei der Vorbereitung von Akten für rechtliche oder behördliche Prüfungen. Die Digitalisierung ausgewählter Aktenbestände gehört dazu. Gelegentlich wirkst du bei der Bewertung von Akten hinsichtlich ihrer Archivwürdigkeit mit.

Anforderungen:

Du bist als Werkstudent an einer Hochschule oder Universität eingeschrieben, idealerweise in einem verwaltungs-, geschichts- oder informationswissenschaftlichen Studiengang. Sehr gute Deutschkenntnisse sind erforderlich. Du besitzt ein ausgeprägtes Ordnungsbewusstsein und arbeitest sehr systematisch. Eine sorgfältige, genaue und gewissenhafte Arbeitsweise ist essentiell. Du bist körperlich belastbar für den Umgang mit Aktenordnern. Organisationstalent und analytisches Denkvermögen zeichnen dich aus. Du verstehst und wendest logische Ordnungssysteme an. Grundkenntnisse in Aufbewahrungsfristen und Datenschutz sind von Vorteil. Du arbeitest selbstständig und zuverlässig. Verschwiegenheit im Umgang mit vertraulichen Akten ist selbstverständlich.

Du verfügst über hervorragende organisatorische Fähigkeiten und systematisches Denkvermögen. Deine Detailgenauigkeit ermöglicht präzise Aktenführung. Du arbeitest methodisch nach vorgegebenen Standards. Deine Geduld hilft dir bei umfangreichen Ordnungsarbeiten. Du bist praktisch veranlagt im Umgang mit physischen Akten. Deine Zuverlässigkeit stellt sicher, dass Akten ordnungsgemäß verwaltet werden. Du bist lernbereit und interessiert an Verwaltungsabläufen. Eigenständigkeit in der Arbeitsausführung ist eine deiner Stärken. Diskretion und Vertraulichkeit sind für dich selbstverständlich.

Arbeitszeiten:

Die Arbeitszeit beträgt bis zu 20 Stunden pro Woche während des Semesters. In den Semesterferien sind nach Absprache auch mehr Stunden möglich. Die Einsatzzeiten sind flexibel und werden an deinen Stundenplan angepasst. Möglich sind Arbeitstage von Montag bis Freitag zwischen 9:00 und 17:00 Uhr. Die Stundenverteilung kann individuell vereinbart werden. Die genaue Planung erfolgt in Abstimmung mit deinen Studienanforderungen.

Zusammenfassung:

Dir wird eine faire Vergütung von 16,50 € pro Stunde geboten. Du sammelst wertvolle Praxiserfahrung im Bereich Aktenverwaltung und Records Management. Die Position bietet dir Einblicke in professionelle Verwaltungsstrukturen. Du lernst den Umgang mit gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Das flexible Arbeitszeitmodell ermöglicht optimale Vereinbarkeit mit dem Studium. Du arbeitest in einer ruhigen Umgebung. Eine gründliche Einarbeitung ist gewährleistet. Prüfungsphasen werden berücksichtigt. CALUMA steht dir als verlässlicher Partner zur Seite.