Aktenführungshilfe (m/w/d) für Greven – 16,00 € / Stunde – Teilzeit

Jobbeschreibung

In Greven suchen wir eine Aktenführungshilfe zur Unterstützung in der Aktenverwaltung. Du hilfst dabei, dass alle Akten ordnungsgemäß geführt und verwaltet werden. Die Tätigkeit ist strukturiert und bietet einen geregelten Arbeitsalltag. Du arbeitest nach bewährten Aktenführungsrichtlinien. Eine Einarbeitung in die Aktenordnung und -struktur erfolgt zu Beginn. Deine Arbeit ist wichtig für rechtssichere Dokumentation.

Branche: Verwaltung & Büro

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Verwaltungshilfen (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Hauptaufgabe ist die Führung und Verwaltung von Akten nach vorgegebenen Richtlinien. Du legst neue Akten an und pflegst bestehende. Die chronologische Einordnung von Dokumenten in Akten gehört zu deinem Aufgabenbereich. Du prüfst Akten auf Vollständigkeit und Ordnung. Die Vergabe von Aktenzeichen und Kennzeichnungen fällt in deinen Verantwortungsbereich. Du dokumentierst Aktenbewegungen und den Verbleib von Akten. Die Vorbereitung von Akten für Besprechungen und Termine gehört ebenfalls dazu. Du stellst sicher, dass alle Akten ordnungsgemäß und nachvollziehbar geführt werden.

Als Nebenaufgaben übernimmst du die Archivierung abgeschlossener Akten. Du unterstützt bei der Digitalisierung von Aktenbeständen. Die Pflege von Aktenverzeichnissen und Listen kann zu deinen Aufgaben gehören. Du hilfst bei der Aussonderung von Akten nach Aufbewahrungsfristen. Die Bereitstellung von Akten für Prüfungen und Audits fällt in deinen Bereich. Du assistierst bei der Schulung von Kollegen in Aktenführung. Die Koordination mit Fachabteilungen zu Aktenanfragen gehört dazu. Allgemeine Registratur- und Verwaltungsaufgaben runden deine Tätigkeit ab.

Anforderungen:

Du benötigst einen Schulabschluss und eine sehr sorgfältige Arbeitsweise. Verständnis für Ordnungssysteme und Strukturen ist wichtig. Grundlegende PC-Kenntnisse für die Verzeichnispflege sind hilfreich. Du arbeitest gewissenhaft, genau und zuverlässig. Gute Deutschkenntnisse zum Verständnis von Akteninhalten sind notwendig. Du bist strukturiert und kannst systematisch arbeiten. Körperliche Belastbarkeit für den Umgang mit Aktenordnern wird erwartet. Diskretion im Umgang mit vertraulichen Akten ist selbstverständlich. Selbstständigkeit innerhalb vorgegebener Prozesse ist wichtig.

Du verfügst über ausgeprägte Organisationsfähigkeiten und Systematik. Deine Sorgfalt sorgt für ordnungsgemäße Aktenführung. Du arbeitest strukturiert und methodisch nach Vorgaben. Genauigkeit und Detailorientierung zeichnen dich aus. Du bist selbstständig und kannst eigenverantwortlich arbeiten. Geduld und Ausdauer helfen dir bei umfangreichen Akten. Zuverlässigkeit macht dich zu einer wichtigen Stütze in der Aktenverwaltung. Du hast ein gutes Verständnis für Dokumentationspflichten. Kommunikationsfähigkeit ermöglicht Abstimmung mit Fachabteilungen. Deine Diskretion und Vertrauenswürdigkeit sind vorbildlich.

Arbeitszeiten:

Montag, Mittwoch, Freitag, 09:00 – 14:00 Uhr, 15 Stunden/Woche

Zusammenfassung:

Dir wird eine gründliche Einarbeitung in Aktenführungsrichtlinien geboten. Du erhältst einen Teilzeitarbeitsvertrag beim Kundenunternehmen. Die Arbeitszeiten sind flexibel auf drei Tage verteilt. Ein strukturierter Arbeitsplatz mit guter Ausstattung steht zur Verfügung. Du arbeitest in einem professionellen, ruhigen Umfeld. Die Position ermöglicht konzentriertes Arbeiten. Sozialversicherungspflichtige Beschäftigung mit allen gesetzlichen Leistungen. Die Vergütung erfolgt pünktlich und zuverlässig. Eine langfristige Perspektive in einem etablierten Unternehmen ist gegeben. Weiterentwicklungsmöglichkeiten im Verwaltungsbereich sind vorhanden.