Aktenführung Verwaltung (m/w/d) für Merseburg – 16,50 € / Stunde – Teilzeit

Jobbeschreibung

Du bist verantwortlich für die ordnungsgemäße Führung und Verwaltung von Akten in Merseburg. Als Verwaltungshilfe im Bereich Aktenführung stellst du sicher, dass alle Vorgänge vollständig dokumentiert und nachvollziehbar abgelegt werden. CALUMA vermittelt dich an Unternehmen oder Institutionen, die sorgfältige Unterstützung bei der Aktenführung benötigen. Du arbeitest gewissenhaft und trägst zur Rechtssicherheit durch korrekte Dokumentation bei. Diese Teilzeitposition bietet dir eine wichtige Aufgabe mit geregelten Arbeitszeiten.

Branche: Verwaltung & Büro

Jobarten: Teilzeit

Personalart: Verwaltungshilfen (m/w/d)

Aufgaben:

Deine Hauptaufgabe ist die Anlage, Führung und Verwaltung von Akten nach den geltenden Vorschriften. Du prüfst eingehende Dokumente und ordnest sie den entsprechenden Akten zu. Die chronologische Ablage und die Sicherstellung der Vollständigkeit der Akten gehören zu deinem Tagesgeschäft. Du versiehst Dokumente mit den notwendigen Vermerken, Stempeln und Seitenzahlen. Die Führung von Aktenlaufzetteln und die Dokumentation des Bearbeitungsstandes fallen in deinen Verantwortungsbereich. Du stellst Akten für Bearbeitungen bereit und kontrollierst deren Rückgabe. Die Pflege des Aktenverzeichnisses und die Aktualisierung von Aktenständen sind ebenfalls deine Aufgaben. Du sorgst für die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen.

Zusätzlich unterstützt du bei der Schließung abgeschlossener Akten und deren Übergabe ans Archiv. Du hilfst bei der Digitalisierung von Akteninhalten und der Pflege elektronischer Akten. Die Bearbeitung von Akteneinsichtsanträgen und die Bereitstellung von Kopien gehören zu deinen weiteren Aufgaben. Du unterstützt bei der Qualitätssicherung der Aktenführung durch regelmäßige Kontrollen. Auch die Schulung von Mitarbeitern in Fragen der korrekten Aktenführung kann zu deinen Aufgaben gehören. Du wirkst bei der Überarbeitung von Aktenführungsrichtlinien mit. Bei Bedarf erstellst du Berichte über den Aktenbestand und Bearbeitungsstände.

Anforderungen:

Du verfügst über einen Schulabschluss und idealerweise Erfahrung in der Aktenführung, im Verwaltungsbereich oder bei Behörden. Kenntnisse in Aktenführungssystemen und Registratur sind von Vorteil. Du arbeitest äußerst gewissenhaft, genau und zuverlässig. Verständnis für rechtliche Zusammenhänge und Aufbewahrungspflichten ist wünschenswert. Gute Deutschkenntnisse für das Verständnis von Dokumenteninhalten sind erforderlich. PC-Kenntnisse für die Arbeit mit Aktenverwaltungssoftware sind notwendig. Diskretion und Verschwiegenheit sind aufgrund sensibler Akteninhalte unerlässlich. Eine strukturierte Arbeitsweise rundet dein Profil ab.

Deine Genauigkeit und Sorgfalt stellen sicher, dass alle Akten ordnungsgemäß geführt werden. Du bist sehr gewissenhaft und achtest auf die Einhaltung von Vorschriften und Standards. Deine Organisationsfähigkeit hilft dir, auch große Aktenbestände zu verwalten. Du arbeitest systematisch und strukturiert in deiner Ablage. Deine Zuverlässigkeit ist wichtig, da andere auf die korrekte Aktenführung angewiesen sind. Du bist diskret und vertrauenswürdig im Umgang mit vertraulichen Informationen. Deine Detailgenauigkeit zeigt sich in der vollständigen und korrekten Dokumentation. Du kannst selbstständig arbeiten und weißt, wann Rücksprache nötig ist.

Arbeitszeiten:

Teilzeit mit 20 Wochenstunden, Montag bis Freitag. Arbeitszeit in der Regel zwischen 08:00 und 12:00 Uhr oder nach individueller Vereinbarung. Feste Arbeitszeiten für eine gute Planbarkeit im Alltag.

Zusammenfassung:

Der Kunde bietet dir eine gründliche Einarbeitung in die Aktenführungsrichtlinien und die verwendeten Systeme. Du erhältst Zugang zu allen notwendigen Arbeitsmitteln und der Aktenverwaltungssoftware. Die Arbeitsatmosphäre ist ruhig und ermöglicht konzentriertes Arbeiten. Du arbeitest in einem strukturierten Umfeld mit klaren Vorgaben. Die Teilzeittätigkeit ermöglicht eine gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben. Die Position bietet dir Einblick in wichtige Verwaltungsprozesse. Bei guter Leistung bestehen oft Möglichkeiten zur Stundenaufstockung oder längerfristigen Zusammenarbeit. Regelmäßige Schulungen zu Aktenführung und Datenschutz können angeboten werden.