Administrative Kraft (m/w/d) für Villingen-Schwenningen – 18,50 € / Stunde – Vollzeit

Jobbeschreibung

Als administrative Kraft (m/w/d) in Villingen-Schwenningen unterstützt du unseren Kunden aus dem Bildungs- oder Sozialbereich bei allen administrativen Tätigkeiten. Du arbeitest in einem sinnstiftenden Umfeld, in dem du einen wichtigen Beitrag zur gesellschaftlichen Arbeit leistest. Die Position bietet dir vielseitige Aufgaben im Spannungsfeld zwischen Verwaltung, Pädagogik und Sozialarbeit. Du wirst Teil eines engagierten Teams, das mit Herzblut arbeitet. Auch ohne spezifische Vorbildung im sozialen Bereich bist du willkommen, wenn du empathisch und organisiert bist.

Branche: Bildung & Soziales

Jobarten: Vollzeit

Personalart: Büroassistenten (m/w/d)

Aufgaben:

In Villingen-Schwenningen übernimmst du die allgemeine Verwaltung und Büroorganisation. Du pflegst Teilnehmer- oder Klientendaten im System, bearbeitest Anfragen von Teilnehmern, Eltern oder Angehörigen und koordinierst Termine für Beratungsgespräche oder Kurse. Die Unterstützung bei der Anmeldung und Aufnahme von Teilnehmern gehört zu deinen Aufgaben. Du kümmerst dich um die Korrespondenz mit Behörden, Ämtern und Kostenträgern, bearbeitest Abrechnungsunterlagen und Zuschussanträge und unterstützt bei der Erstellung von Dokumentationen und Berichten. Die Verwaltung von Verträgen, Vereinbarungen und die allgemeine Büroorganisation runden dein Aufgabengebiet ab.

Zusätzlich unterstützt du beim Empfang und bei der Betreuung von Besuchern. Du hilfst bei der Organisation von Veranstaltungen, Elternabenden oder Informationsveranstaltungen, assistierst bei der Personalplanung und Dienstplanerstellung und unterstützt bei der Materialbeschaffung und -verwaltung. Die Pflege der Website oder des Informationsmaterials kann zu deinen Aufgaben gehören. Du koordinierst mit externen Partnern wie Behörden oder Kooperationspartnern, hilfst bei statistischen Erhebungen und Berichten und unterstützt die pädagogischen oder sozialen Fachkräfte bei administrativen Aufgaben. Die allgemeine Unterstützung bei allen Bürotätigkeiten in Villingen-Schwenningen gehört ebenfalls dazu.

Anforderungen:

Eine kaufmännische Ausbildung ist wünschenswert, jedoch sind auch Quereinsteiger mit Büroerfahrung oder sozialem Engagement willkommen. Interesse am Bildungs- oder Sozialbereich ist wichtig. Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift. Empathie und ein wertschätzender Umgang mit Menschen verschiedener Hintergründe sind essentiell. Eine strukturierte, sorgfältige und vertrauliche Arbeitsweise ist selbstverständlich. Du bist teamfähig, sozial kompetent und hast Freude an der Arbeit in einem sozialen Umfeld. Flexibilität, Belastbarkeit und die Bereitschaft zur Einarbeitung in sozialrechtliche Themen sind erforderlich.

Du besitzt gute MS Office-Kenntnisse und bist bereit, dich in spezifische Verwaltungssoftware einzuarbeiten. Deine Kommunikationsfähigkeiten sind ausgeprägt, du kannst einfühlsam und professionell mit verschiedenen Zielgruppen kommunizieren. Du bist organisiert, kannst Prioritäten setzen und arbeitest strukturiert. Deine Empathie und soziale Kompetenz ermöglichen dir einen wertschätzenden Umgang mit allen Beteiligten. Du bist diskret und gehst verantwortungsvoll mit persönlichen Daten um. Deine Teamfähigkeit und Kooperationsbereitschaft sind stark ausgeprägt. Du bist belastbar und behältst auch in herausfordernden Situationen einen klaren Kopf. Service- und Kundenorientierung sind für dich selbstverständlich.

Arbeitszeiten:

Die Vollzeitstelle umfasst 39 Stunden pro Woche. Die Arbeitszeiten sind in der Regel Montag bis Freitag zwischen 08:00 und 17:00 Uhr, können aber je nach Einrichtung variieren. Gelegentlich können Termine am Abend oder am Wochenende anfallen, z.B. bei Veranstaltungen. Diese werden durch Freizeitausgleich kompensiert. Flexibilität bei den Arbeitszeiten ist teilweise erforderlich. Die Position ist als Präsenzstelle in Villingen-Schwenningen vorgesehen.

Zusammenfassung:

Unser Kunde bietet dir ein Gehalt von 18,50 € pro Stunde in einem sinnstiftenden Arbeitsumfeld. Du arbeitest in einer wertschätzenden Atmosphäre mit sozialem Mehrwert. Eine umfassende Einarbeitung in die spezifischen Anforderungen und Systeme wird gewährleistet. Regelmäßige Fortbildungen und Supervisionen werden angeboten. Du wirst Teil eines engagierten, kollegialen Teams mit gutem Zusammenhalt. Flache Hierarchien und offene Kommunikation sind selbstverständlich. Es gibt betriebliche Sozialleistungen und Zusatzleistungen. Die Arbeit ist abwechslungsreich und bietet vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten. CALUMA vermittelt dich professionell in diese Position und steht dir als Ansprechpartner zur Verfügung.